Administratief medewerker secretariaat

Stad Hasselt; Limburg; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Onbepaalde duur (Contractueel)

Jobtime: 100% (38/38)

Schaal: C1-C2-C3

Résumé du poste

Stad Hasselt zoekt een administratief medewerker secretariaat die het besluitvormingsproces ondersteunt voor het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad, en die de wettelijke voorschriften bewaakt in samenwerking met ICT en communicatie.

Je beheert de besluitvormingssoftware, stelt duidelijke interne berichten op en voert wijzigingen door op vraag van interne klanten, met aandacht voor tijdige communicatie en naleving van regelgeving.

Qualifications

• Klantgericht handelen en proactieve communicatie met interne klanten.
• Planning en initiatief nemen om deadlines te halen.
• Samenwerken met Secretariaat, ICT en communicatie.

Responsabilités

• Beheer van de besluitvormingssoftware en naleving van wettelijke voorschriften.
• Opstellen van duidelijke interne communicatieberichten.
• Leren kennen en doorvoeren van wijzigingen aan de software op verzoek van interne klanten.
• Opvolgen van ontwikkelingen volgens het decreet lokaal bestuur en implementeren waar mogelijk.

Connaissances

Klantgericht optreden

Doelgerichte planning

Samenwerken

Description du poste

Bedrijfsvoorstelling

De dienst secretariaat ondersteunt de politieke organen en administratieve diensten op een kwalitatieve en efficiënte wijze zodat het bestuur en de administratie optimaal kunnen functioneren. Voor deze dienst zijn we momenteel op zoek naar een nieuwe collega!

Functie

Als administratief medewerker secretariaat kom je terecht in het team dat verantwoordelijk is voor het besluitvormingsproces (college van burgemeester en schepenen, gemeenteraad, …). Je werkt intensief mee aan dit proces voor alle entiteiten van stad Hasselt en de daarbij horende ICT-toepassingen. Je houdt vinger aan de pols wat betreft de wettelijke verplichtingen die hieraan verbonden zijn.

Naast het besluitvormingsproces, ben je ook verantwoordelijk voor een aantal andere administratieve processen zoals het initiatiefrecht van raadsleden, het behandelen van vragen in het kader van eerherstel, de viering van laureaten van de arbeid, bijhouden van handleidingen van de dienst, ….

Jouw uitdagingen

• Je beheert de besluitvormingssoftware zodat die up-to-date blijft, zorgt ervoor dat we hierbij blijven voldoen aan de meest recente wettelijke voorschriften.
• Je kan zelfstandig duidelijke interne communicatieberichten opstellen.
• Je leert op korte termijn de beheerderskant van de software door en door kennen en kan hierdoor op een vlotte manier wijzigingen doorvoeren op vraag van je (interne) klanten.
• Om deze uitdagingen aan te gaan, heb je voeling met het decreet lokaal bestuur, volg je mogelijke nieuwe ontwikkelingen op de voet en zorg je ervoor dat ze op de meest efficiënte manier geïmplementeerd worden.

Profiel

• Klantgericht optreden: Je luistert naar de wensen van de (interne) klant en probeert daar zo goed mogelijk op in te spelen, zonder dat de oplossing de (interne) regelgeving in de weg komt te staan. Je denkt pro-actief na over de impact van wijzigingen voor je klanten en informeert hen hier tijdig over. Je durft nieuwe oplossingen voor te stellen aan je klanten en aan het bestuur. Goed kunnen uitleggen waarom iets ‘niet’ kan, is een must voor deze functie.
• Objectieven behalen: Je bent een planner en zorgt dat alles tijdig klaar is. Je bent een echte initiatiefnemer. Je denkt oplossingsgericht.
• Samenwerken: Je werkt nauw samen met jouw collega’s van de dienst secretariaat, ICT, communicatie en bouwt een extern netwerk met je collega’s bij andere (centrum) steden.

Aanbod

• Departement transversaal - Dienst Secretariaat
• Onbepaalde duur (Contractueel)
• Jobtime: 100% (38/38)
• Schaal: C1-C2-C3
• Je bruto maandloon bedraagt minimum 2714 euro (3 anc in C1) en maximum 4038 euro (27j anc in C1)

Selectievoorwaarden

• Je hebt bij voorkeur al enkele jaren ervaring in een administratieve functie.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met taken met juridische achtergrond en hebt interesse in nieuwe ontwikkelingen op ICT-vlak.
• Je hebt oog voor interne communicatie en kan hiervoor zelfstandig vlotte teksten voorbereiden.
• Je bent flexibel: je bent bereid om af en toe ’s avonds of in het weekend te werken.

Bijkomende informatie

• CV-screening
• Verkennend gesprek op 15 oktober 2026
• Verdiepend gesprek met inhoudelijke case op 23 oktober 2026