Administratief medewerker (M/V/X)

Jobat; Brussel; Sur place; EUR 24 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

De Algemene Pharmaceutische Bond (APB) zoekt een Administratief medewerker om een vlotte stroom van producten, documentatie en communicatie met apothekers en farmaceutische bedrijven te garanderen.

Je voert analyses uit, registreert data in LIMS en CRM, verzorgt facturatie en bewaakt kwaliteitsprocessen. Een nauwkeurige archivering en secretariaatsondersteuning voor recall-activiteiten zijn onderdeel van de rol.

Qualifications

• Beheer van inkomende en uitgaande producten, documentatie en communicatie met apothekers en klanten.
• Uitvoering en opvolging van analyses van geneesmiddelen en magistrale bereidingen voor officina- en ziekenhuisapothekers.
• Opstellen van productfiches in een LIMS-omgeving en correcte registratie van producten.
• Zorg voor GMP-conforme documentatie en registratie in CRM.
• Offertes aanvragen voor onderaanneming en verzenden van uit te besteden stalen.
• Maandelijkse facturatie voor klantenanalyses.
• Nauwkeurige archivering van documenten en stalen.
• Ondersteuning bij interne administratieve registratie en distributie van verdovende middelen.
• Verzending en opvolging van overeenkomsten met klanten over kwaliteitsborging (labo en recall).
• Back-up voor Apotheker Expert Admin en samenwerking met Head of Recall bij intrekkingen.

Responsabilités

• Je rapporteert aan de Laboratory Administration Manager en werkt samen met de andere administratieve assistenten en labo-collega's.
• Je ondersteunt bij de interne administratieve registratie en distributie van verdovende middelen en psychotrope stoffen.
• Je behandelt productklachten als back-up voor de Apotheker Expert Admin.

Description du poste

De Algemene Pharmaceutische Bond (APB) vertegenwoordigt de zelfstandige officina-apothekers en ontwikkelt unieke expertise in geneesmiddelen en farmaceutische diensten. Onze innovatieve oplossingen maken een positief verschil voor onze leden-apothekers en hun patiënten, en voor onze partners en klanten in de zorg.

De Dienst voor Geneesmiddelenonderzoek (DGO) fungeert als het laboratorium voor alle officina- en ziekenhuisapothekers in België. DGO is verantwoordelijk voor het analyseren van de kwaliteit van apotheekbereidingen en geneesmiddelen op de Belgische markt, het behandelen van meldingen met betrekking tot kwaliteitsproblemen en het coördineren van de recall van producten die niet aan de normen voldoen. Het laboratorium is erkend door het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG).

Administratief medewerker (M/V/X)

Jobomschrijving

• Je zorgt voor een vlotte stroom van alle inkomende en uitgaande producten, documentatie, rapportering en externe communicatie met apothekers, klanten en farmaceutische bedrijven.
• Je staat in voor de uitvoering en opvolging van klantenanalyses en analyses van geneesmiddelen en magistrale bereidingen voor officina- en ziekenhuisapothekers:
  • Ontvangst, registratie en rapportering van stalen.
  • Behandeling en opvolging van analyseaanvragen, sample submission forms, service agreements, quality assurance agreements,….
• Je stelt productfiches op in een LIMS-omgeving en zorgt voor de correcte registratie van producten binnen het systeem.
• Je staat in voor GMP-conforme documentatie en registratie in CRM.
• Je vraagt offertes op voor onder aanneming en bent verantwoordelijk voor het verzenden van uit te besteden stalen.
• Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de maandelijkse facturatie voor klantenanalyses.
• Je zorgt voor een nauwkeurige en correcte archivering van documenten en stalen.
• Je ondersteunt bij de interne administratieve registratie en distributie van verdovende middelen en psychotrope stoffen.
• Je bent verantwoordelijk voor het verzenden en de opvolging van overeenkomsten met klanten betreffende kwaliteitsborging (labo en recall).
• Je behandelt productklachten als back-up voor de Apotheker Expert Admin.
• Als back-up werk je samen met de Head of Recall om de intrekkingen op de website te publiceren, verstuur je de e-recall (mailing met aankondiging van de intrekkingen) en verzorg je de complete opvolging van de intrekkingen voor apothekers, ziekenhuizen, groothandels en farmaceutische bedrijven.
• Je rapporteert aan de Laboratory Administration Manager en werkt samen met de andere administratieve assistenten, de apotheker expert, de Head of Recall, het QA-team, de Head of Laboratory en met de collega's van het labo.