Administratief medewerker internationalisering

Vlaamse Hogescholenraad; West-Vlaanderen; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

Laptop ter beschikking

Uitgebreide vormingsmogelijkheden

Mogelijkheid tot telewerken

Internationale ervaringen

Loopbaanbegeleiding

Openbaar vervoer 100% terugbetaling

Job summary

Howest is op zoek naar een deeltijdse Administratief medewerker internationalisering die samen met de International Admissions Officers internationale studenten en opleidingen bij de toelatingsprocedure en aankomst ondersteunt.

Je beheert diplomavereisten, visa en verzekeringen, werkt nauw samen met studentenvoorzieningen, administratie en financiën en draagt bij aan een vlotte campusinschrijving en communicatie naar opleidingen en studenten.

Qualifications

• Bachelor diploma met affiniteit voor administratie en procesoptimalisatie.
• Goede kennis van MS Office en vlot in nieuwe pakketten en online tools.
• Uitstekende kennis van Nederlands en Engels, schriftelijk én mondeling.

Responsibilities

• Jullie fungeren als eerste aanspreekpunt voor internationale studenten en opleidingen bij toelating en aankomst.
• Beheren administratieve controle van diplomavereisten, taalvoorwaarden en visumprocédés.
• Ondersteunen bij verzekeringen, huisvesting en faciliteiten in samenwerking met andere diensten.
• Zorgdragen voor interne communicatie omtrent admissions procedures naar studenten en opleidingen.
• Implementeren en opvolgen van admissions software in samenwerking met International Recruitment.
• Overleggen met interne stakeholders om admissions processen continu te verbeteren.
• Verzorgen van de continuïteit van dienstverlening en aanwezigheid tijdens infomomenten.

Skills

MS Office

Online tools

Nederlandse taal

Engelse taal

Education

Bachelor diploma in administratie

Job description

Administratief medewerker internationalisering

Hogeschool West-Vlaanderen|Brugge|Deeltijds

Samen met onze International Admissions Officers begeleid en ondersteun je de internationale studenten en opleidingen bij de toelatingsprocedure en aankomstverrichtingen van de internationale diplomastudenten.

De Admissions Officers hebben een gevarieerd takenpakket:

• Jullie fungeren als eerste aanspreekpunt voor internationale studenten die een diplomastudie aan Howest overwegen, verstrekken algemene inlichtingen en beantwoordt specifieke bezorgdheden en vragen m.b.t. studeren aan Howest, in Kortrijk/Brugge/België. Jullie maken hierbij gebruik van diverse communicatiekanalen inclusief social media.
• Jullie staan in voor administratieve controle van diplomavereisten, legalisatie, taalvoorwaarden en voor ondersteuning bij bekomen van visum, regelen van blocked account procedure, verzekeringen, enz. Voor aspecten zoals faciliteiten, betalingen, accommodatie enz. werken jullie nauw samen met de diensten Studentenvoorzieningen, Studentenadministratie, Financiën enz.
• Na het toekennen van de officiële toelating van de student tot Howest faciliteren jullie verder de vlotte doorstroom tot en met de inschrijving op de campus zelf.
• Jullie verzorgen interne communicatie omtrent admissions procedures naar studenten, lectoren, studentenadministratie, opleidingen.
• Samen met de stafmedewerker International Recruitment borgen jullie de implementatie en opvolging van specifieke admissions software.
• Jullie voeren periodiek overleg met interne stakeholders om het proces rond de admissions van internationals continu te optimaliseren.
• Het International Admissions team verzorgt gezamenlijk de continuïteit in de dienstverlening, en is ook aanwezig tijdens de infomomenten van de hogeschool.

In de luwe momenten inzake admissions ondersteun je mee de andere aspecten van de internationaliseringswerking van de hogeschool, zoals bijv. de Global Community werking en events, de website communicatie voor internationale stakeholders of de administratie voor internationalisering van studenten en medewerkers.

Samen met onze International Admissions Officers begeleid en ondersteun je de internationale studenten en opleidingen bij de toelatingsprocedure en aankomstverrichtingen van de internationale diplomastudenten.

De Admissions Officers hebben een gevarieerd takenpakket:

• Jullie fungeren als eerste aanspreekpunt voor internationale studenten die een diplomastudie aan Howest overwegen, verstrekken algemene inlichtingen en beantwoordt specifieke bezorgdheden en vragen m.b.t. studeren aan Howest, in Kortrijk/Brugge/België. Jullie maken hierbij gebruik van diverse communicatiekanalen inclusief social media.
• Jullie staan in voor administratieve controle van diplomavereisten, legalisatie, taalvoorwaarden en voor ondersteuning bij bekomen van visum, regelen van blocked account procedure, verzekeringen, enz. Voor aspecten zoals faciliteiten, betalingen, accommodatie enz. werken jullie nauw samen met de diensten Studentenvoorzieningen, Studentenadministratie, Financiën enz.
• Na het toekennen van de officiële toelating van de student tot Howest faciliteren jullie verder de vlotte doorstroom tot en met de inschrijving op de campus zelf.
• Jullie verzorgen interne communicatie omtrent admissions procedures naar studenten, lectoren, studentenadministratie, opleidingen.
• Samen met de stafmedewerker International Recruitment borgen jullie de implementatie en opvolging van specifieke admissions software.
• Jullie voeren periodiek overleg met interne stakeholders om het proces rond de admissions van internationals continu te optimaliseren.
• Het International Admissions team verzorgt gezamenlijk de continuïteit in de dienstverlening, en is ook aanwezig tijdens de infomomenten van de hogeschool.

In de luwe momenten inzake admissions ondersteun je mee de andere aspecten van de internationaliseringswerking van de hogeschool, zoals bijv. de Global Community werking en events, de website communicatie voor internationale stakeholders of de administratie voor internationalisering van studenten en medewerkers.

Vereist diploma en kennis

- Je hebt een bachelor diploma met affiniteit voor administratie en procesoptimalisatie.

- Je hebt een goede kennis van MS Office en bent vlot in nieuwe pakketten en allerhande online tools.

- Je hebt een uitstekende kennis Nederlands en Engels, zowel op vlak van mondelinge als schriftelijke vaardigheden

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC ( www.naric.be ) toegevoegd te worden.

• Je neemt je professionele rol op een engageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.
• Je bent goed in interculturele communicatie
• Je bent stressbestendig, werkt nauwgezet en kan discreet en professioneel omgaan met informatie.
• Je bent klantgericht en dienstverlenend ingesteld.
• Je neemt jouw tijd om te luisteren naar interne en externe belanghebbenden, om ook te horen wat niet uitgesproken wordt.
• Je kan je werk zelfstandig plannen en vertoont groot eigenaarschap.

Ervaring in een gelijkaardige functie is een meerwaarde.

Aanstellingskenmerken

Je wordt aangeworven in contractueel dienstverband bepaalde duur van zodra als mogelijk tot en met 30-06-2027.
Verlenging is mogelijk.

De maximum toegekende anciëniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledige dossier. In zoverre van toepassing kan de anciëniteit vermeerderd worden met de anciëniteit uit de openbare sector.

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Isabelle Pertry – diensthoofd Internationalisering

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR

Howest is een wendbare organisatie die flexibel, daadkrachtig en adequaat inspeelt op veranderende maatschappelijke contexten. Als kennisorganisatie integreert Howest toonaangevend, maatschappelijk relevant en competentiegericht onderwijs, valorisatiegericht onderzoek en dienstverlening in haar opleidingen. Zij kan hiervoor rekenen op de opleidingsteams, onderzoeksteams en een structuur van ondersteunende diensten. Howest beschouwt haar medewerkers als haar kritieke succesfactor. Howest-medewerkers zijn experten die hun professionele taken op een geëngageerde wijze opnemen.