Administratief medewerker

Rode Kruis Vlaanderen; Antwerpen; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Rode Kruis-Vlaanderen zoekt een administratief medewerker met focus op onthaal en administratieve ondersteuning voor de provinciale Antwerpse regio. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en externen, behandelt post, en houdt de gegevens in diverse systemen up-to-date.

Daarnaast beheer je Excel-documenten en ondersteun je logistieke taken zoals zaalverhuur en opleidingen, met aandacht voor nauwkeurigheid en klantvriendelijkheid.

Qualifications

• Je staat in voor onthaal en telefoon/emailcontact met vrijwilligers en externen.
• Je verwerkt inkomende/uitgaande post en registreert gegevens in systemen.
• Je ondersteunt logistieke taken zoals zaal- en materiaalverhuur en opleidingen.

Responsabilités

• Je helpt bij het opstellen en bijwerken van Excel-documenten en dossiers.
• Je registreert en beheert gegevens in verschillende applicaties.
• Je coördineert zaal- en materiaalverhuur en ondersteunt opleidingsactiviteiten.
• Je bewaakt onderhoud van kantoorbenodigdheden en meldt gebreken af.

Connaissances

Onthaal en communicatie

Excel en data-invoer

Gegevensbeheer en administratieveTaken

Logistiek ondersteuning

Outils

Office 365

Description du poste

Rode Kruis-Vlaanderen is dé werkgever voor gemotiveerde kandidaten die alles uit hun job willen halen met het oog op een bloeiende carrière. Van jobs in verpleegkunde en labo's, sociale hulpverlening, IT- HR- en managementfuncties, help ons helpen en maak er je job van!

Rode Kruis-Vlaanderen kan dankzij de inzet van duizenden vrijwilligers opkomen voor kwetsbare mensen in binnen-en buitenland. De medewerkers - van verpleegkundigen en laboranten tot stafmedewerkers, IT- en managementfuncties - zorgen ervoor dat deze vrijwilligers hun missie kunnen waarmaken. Krijg jij energie van allround ondersteuning te bieden en wil jij graag je steentje bijdragen aan dit groter geheel? Help ons helpen en maak er je job van!

De provinciale zetel bestaat uit een klein, hecht team en zorgt in de eerste plaats voor de coördinatie en ondersteuning van lokale Rode Kruis-afdelingen en hun vrijwilligers. Samen met het team vorm je het cement tussen het lokaal, provinciaal en Vlaams niveau en ben je verantwoordelijk voor de informatiedoorstroom in beide richtingen.

Als administratief medewerker heb je een uitgebreide waaier aan taken, die overwegend gerelateerd zijn aan de ondersteuning van de 59 afdelingen en ongeveer 3.400 vrijwilligers die in de provincie Antwerpen actief zijn voor Rode Kruis-Vlaanderen.

Functiebeschrijving

Je staat in voor het onthaal:

• jij fungeert als eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers en externen bij vragen (telefonisch en/of mail), geeft advies en je verwijst door waar nodig
• je staat in voor de inkomende en uitgaande post
• je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal voor mensen die bij ons aankloppen

Je voert administratieve taken uit:

• je helpt Excel-documenten opstellen, aanvullen en optimaliseren
• je verwerkt en registreert gegevens in verschillende applicaties

Je bent verantwoordelijk voor logistieke taken:

• je verzorgt het verhuur van zalen en rode kruis-materialen
• je ondersteunt provinciale teams bij het organiseren van opleidingen
• je volgt de jaarlijkse pleisteractie praktisch mee op

Je verzorgt mee het onderhoud van het gebouw en benodigdheden:

• je beheert de stock van kantoormaterialen en bestelt bij wanneer nodig
• defecten van het gebouw meld jij aan de juiste instantie en volg je mee op
• je controleert periodiek de AED-toestellen, waterkwaliteit.

Afhankelijk van de periode van het jaar en de lopende initiatieven, ondersteun je bij de uitvoering.

Je maakt deel uit van een (klein) professioneel team: je zorgt mee voor permanentie en springt in waar nodig; omgekeerd kan je rekenen op ondersteuning van je collega's.

Tags: onthaalmedewerker, onthaalbediende, logistiek medewerker, administratie, bediende