Administratief-financieel medewerker

KU Leuven; Leuven; Sur place; EUR 23 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven zoekt een administratief/financieel/HR-medewerker binnen het departement om samen met collega's het eerste aanspreekpunt te zijn voor administratieve, financiële, HR- en logistieke vragen van onderzoekers.

Je voert dagelijkse financiële verrichtingen uit en ondersteunt bij de documentenstroom, verzending van post en communicatie over procedures binnen het departement. Je fungeert als back-up voor collega’s bij afwezigheid en draagt bij aan Open Access en seminars.

Responsabilités

• Je verzorgt de dagelijkse financiële verrichtingen (bestellingen en leveringen, beroepskosten, aankoopdossiers, interne en verkoopsfacturen) en de administratieve documentenstroom.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onderzoekers, centrale diensten en leveranciers bij financiële en administratieve vragen.
• Je verzorgt verzending en verdeling van de post en helpt bij het klaarmaken en versturen van koerierzendingen.
• Je houdt departementale communicatie en informatiestroom bij over procedures en regelgeving en onderhoud mailinglijsten.
• Drie keer per jaar organiseer je examentoezichten voor professoren van ons departement.

Description du poste

Je werkt binnen het administratief/financieel/HR team van het departement. Samen met je collega’s ben je het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve, financiële, HR maar ook logistieke en organisatorische vragen van onderzoekers.

• Je zorgt voor de dagdagelijkse financiële verrichtingen (bestellingen en leveringen, beroepskosten, aankoopdossiers, interne facturen, verkoopsfacturen,...) en de daarbij horende administratieve documentenstroom. Je bent voor zowel onderzoekers als centrale diensten en externe leveranciers het eerste aanspreekpunt bij financiële en administratieve vragen. Je geeft advies over de financiële gebruiksrichtlijnen van de kredieten en volgt op dat deze tijdig en correct gebruikt worden.
• Je zorgt voor de verzending en verdeling van de post en helpt bij het correct klaarmaken en versturen van koerierzendingen.
• Je zorgt voor communicatie- en informatiedoorstroming naar het departement over administratieve, organisatorische, financiële procedures en houdt de relevante mailinglijsten actueel.
• Je zorgt drie keer per jaar voor de organisatie van examentoezichten voor de professoren van ons departement.
• Je geeft advies over de procedures en regelgeving van KU Leuven, je lost vragen/problemen van onderzoekers op binnen deze kaders, je vraagt informatie op bij of verwijst door naar de juiste personen of diensten, je koppelt terug. Je wordt en blijft expert in je taken door ervaringsuitwisseling met je collega's, interne opleidingen en kritische interactie met de betrokken centrale diensten (financiële dienst, aankoop,…).

Deze taken liggen ook bij het team, mogelijks word je hiervoor ingeschakeld:

• Advies geven aan onderzoekers over LIRIAS en Open Access
• Helpen bij de organisatie van seminaries, lezingen, congressen,…
• Jullie zijn een team dus je bent back-up voor je collega’s bij hun afwezigheid (en omgekeerd).