Administratief Assistent HR (m/v/x)

Werkenvoor.be; Evere; Hybrid; EUR 28,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Telewerk na inwerkperiode

26 dagen verlof

Maaltijdcheques

Bedrijfsrestaurant

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een administratief assistent met focus op personeelsbeheer en interne HR-ondersteuning. Je beheert mailbox en telefooncentrale, verwerkt dossiers en bewaakt de continuïteit van de dienstverlening binnen een militaire omgeving.

Je werkt met digitale HR-systemen, informeert over reglementeringen en verzorgt agenda’s, vergaderingen en notulen. Telewerk is mogelijk na inwerkperiode.

Qualifications

• Affiniteit met administratie en human resources.
• Goede kennis van het Frans is een pluspunt.

Responsibilities

• Beheert mailbox en telefooncentrale; beantwoordt vragen en filtreert berichten.
• Verzamelt en archiveert inkomende en uitgaande post en documenten.
• Is verantwoordelijk voor de volledige opvolging van personeelsdossiers; zorgt voor correcte verwerking van aanwezigheden, mutaties en verlof.
• Is aanspreekpunt voor collega's op personeelsadministratie; geeft informatie over reglementeringen en sociale dossiers.
• Werkt met digitale personeelsbeheersystemen en databases.
• Stelt dagelijkse orders op om informatie aan medewerkers door te geven.
• Organiseert planning in overleg met collega's; bewaart continuïteit van dienstverlening.
• Organiseert en ondersteunt vergaderingen; maakt notulen en verspreidt deze.
• Zorgt voor de medische opvolging van personeel en plant afspraken.

Skills

Administratieve ervaring

Affiniteit met HR

Frans (pluspunt)

Education

Diploma hoger secundair onderwijs

Tools

Digitale HR-systemen

Databases

Job description

Wil je een sleutelrol spelen in het administratieve en personeelsbeheer binnen Defensie? Wil je graag het aanspreekpunt zijn voor alle vragen op het gebied van human resources? Kom dan bij Defensie werken en draag actief bij aan de dagelijkse werking van jouw eenheid!

Afhankelijk van de behoeften van de verschillende diensten kunnen je taken het volgende omvatten:

• Je beheert de mailbox en de telefooncentrale van de dienst, beantwoordt vragen van medewerkers, filtert en stuurt berichten door.
• Je verzamelt en archiveert inkomende en uitgaande post en alle dagelijkse administratieve documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de volledige opvolging van de dossiers van de medewerkers, waarbij je ervoor zorgt dat alle administratieve informatie (aanwezigheden, afwezigheden, mutaties, overplaatsingen, promoties, pensioenen, enz.) correct wordt verwerkt en opgevolgd.
• Je bent het aanspreekpunt voor collega's op het vlak van personeelsadministratie en verstrekt informatie over reglementeringen, wetteksten, geldelijke aangelegenheden en sociale dossiers.
• Je werkt met digitale personeelsbeheersystemen en databases voor de verwerking, raadpleging en opvolging van personeelsgegevens.
• Je stelt de dagelijkse orders op om informatie aan alle medewerkers door te geven.
• Je organiseert je planning in overleg met je collega's om een vlotte taakverdeling en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen (bijvoorbeeld bij afwezigheid van collega's wegens operationele opdrachten).
• Je organiseert en ondersteunt vergaderingen door de nodige documenten voor te bereiden en vervolgens de notulen op te stellen en te verspreiden.
• Je zorgt voor de medische opvolging van het personeel en plant de nodige afspraken in.

Afhankelijk van de behoeften van de verschillende diensten kunnen je taken het volgende omvatten:

• Je beheert de mailbox en de telefooncentrale van de dienst, beantwoordt vragen van medewerkers, filtert en stuurt berichten door.
• Je verzamelt en archiveert inkomende en uitgaande post en alle dagelijkse administratieve documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de volledige opvolging van de dossiers van de medewerkers, waarbij je ervoor zorgt dat alle administratieve informatie (aanwezigheden, afwezigheden, mutaties, overplaatsingen, promoties, pensioenen, enz.) correct wordt verwerkt en opgevolgd.
• Je bent het aanspreekpunt voor collega's op het vlak van personeelsadministratie en verstrekt informatie over reglementeringen, wetteksten, geldelijke aangelegenheden en sociale dossiers.
• Je werkt met digitale personeelsbeheersystemen en databases voor de verwerking, raadpleging en opvolging van personeelsgegevens.
• Je stelt de dagelijkse orders op om informatie aan alle medewerkers door te geven.
• Je organiseert je planning in overleg met je collega's om een vlotte taakverdeling en de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen (bijvoorbeeld bij afwezigheid van collega's wegens operationele opdrachten).
• Je organiseert en ondersteunt vergaderingen door de nodige documenten voor te bereiden en vervolgens de notulen op te stellen en te verspreiden.
• Je zorgt voor de medische opvolging van het personeel en plant de nodige afspraken in.

Belangrijk: Afhankelijk van de eenheid waar je terechtkomt, is het mogelijk dat je tijdens de inwerkperiode een functiegerichte opleiding zal volgen op een andere locatie. Voor de functie bij 1W volg je een opleiding van 5 maanden in Peutie.

Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, de veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst.)

Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erkent en aanvaardt u dat op elk moment tijdens uw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. U verbindt zich ertoe u te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie, de veiligheidsmachtigingen, de veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst., zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei 2005.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.

Heb je vragen over de jobinhoud?

Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "Contact opnemen".

Er zijn 7 vacante plaatsen binnen het Ministerie van Defensie.
Afhankelijk van je affiniteiten zijn er verschillende functies beschikbaar in verschillende eenheden op verschillende locaties: Zeebrugge (Gp NMW), Berlaar (29 Bn Log), Evere (NPS), Zwijndrecht (3 Para), Brasschaat (Bn Aie), Leopoldsburg (2/4L) en Beauvechain (1W).

De Groep Naval Mine Warfare (Gp NMW) is de mijnenbestrijdingsgroep van de marine. Hun voornaamste taak is het opsporen en opruimen van oorlogsexplosieven in de Noordzee. Daarnaast worden ze ook ingezet buiten de eigen wateren, zoals in de Middellandse Zee en de Baltische Zee.

Het 29 Bataljon Logistiek (29 Bn Log) heeft als primaire taak het leveren van logistieke ondersteuning aan andere eenheden. Naast steun aan binnenlandse operaties (Hulp aan de Natie) is het 29 Bataljon Logistiek ook actief in buitenlandse operaties. Het bataljon is het competentiecentrum voor munitie, voor brandstoffen voor landtoepassingen en beschikt tevens over een belangrijke transportcapaciteit.

De Naval Policy Staff (NPS) behoort tot Material Resources en Infrastructure (MR&Infra). De hoofdtaak van NPS/MR&Infra is het bepalen van het beleid en het uitdrukken van de behoeftestellingen van de Marine op vlak van persoonlijke uitrusting, materieel en infrastructuur.

Het 3de Bataljon Parachutisten (3 Para) is een elite-infanterie-eenheid binnen de Belgische Defensie. Deze eenheid maakt deel uit van de Lichte Brigade en is gespecialiseerd in luchtlandingsoperaties en luchtmobiele interventies.

Het Bataljon Artillerie (Bn aie) levert als Artillerie-eenheid van de Gemotoriseerde Brigade vuursteun met sensoren voor doelverwerving en lucht-grondcontrole, integreert vuursteunmiddelen in operationele plannen en beheert het artilleriematerieel. Als onderdeel van de Landcomponent voeren zij bewakings- en steunopdrachten uit, met focus op civiel-militaire samenwerking en psychologische operaties. Daarnaast ondersteunen zij Defensie-eenheden, coördineren het gebruik van de schietvelden in Brasschaat en Lombardsijde en blijven paraat voor bijkomende opdrachten.

Het 2/4 Regiment Lansiers (2/4 L) is een cavalerie-eenheid van de gemotoriseerde brigade die als kerntaak heeft om haar personeel te vormen en te trainen in het plannen en voeren van ingestegen gevechtsoperaties op tactisch en interwapen-niveau. Ze geven eveneens steun aan de Natie in zowel een nationaal als internationaal kader.

De 1 Wing (1W) is de hoofdeenheid van de basis van Beauvechain. Ze vervult verschillende taken binnen de Belgische Defensie, variërend van transport- en ondersteuningsmissies tot verkenningsoperaties.

Het Ministerie van Defensie is verantwoordelijk voor de verdediging van het nationale grondgebied, de organisatie van missies in het buitenland in een internationale context en in het kader van hulp aan de bevolking bij rampen, zowel op het nationale grondgebied als in het buitenland. Defensie heeft een specifieke structuur en cultuur en is met ongeveer 30.000 medewerkers een van de grootste werkgevers van ons land.

Hier kan je bijkomende informatie terugvinden over het Ministerie van Defensie.

Deelnemingsvoorwaarden

• Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs
• Je hebt affiniteit met administratie en human resources
• Een goede kennis van Frans is een pluspunt.

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

In het kort:

• Je legt meerdere testen op computer af bij FOD BOSA in Brussel (Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel).
  Opgelet! Als er weinig kandidaten zijn, zal deze stap niet georganiseerd worden.
• Je legt een interview af met gevalstudie (optioneel) bij FOD BOSA in Brussel (Simon Bolivarlaan 30, bus 1, 1000 Brussel).

Een volledige beschrijving van de procedure kan je terugvinden in de volledige functiebeschrijving.

Statuut en Graad

Je wordt aangeworven als administratief assistent (niveau C) met de bijhorende weddeschaal C1.

Minimum aanvangswedde: €31.516,99 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Erkenning van de professionele ervaring

• Wat anciënniteit en financiële anciënniteit betreft, houdt de administratie automatisch rekening met jouw dienstjaren in de openbare sector.
• Voor financiële anciënniteit is het mogelijk om diensten in de privésector of als zelfstandige in aanmerking te nemen als de opgedane ervaring relevant is voor de functie die je bij de overheid gaat bekleden.
• Het verzoek om rekening te houden met in de privésector (of als zelfstandige) opgedane beroepservaring moet binnen de eerste 3 maanden na indiensttreding worden ingediend. Het verzoek wordt pas geanalyseerd door de bevoegde dienst nadat je in dienst bent getreden.

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week
• telewerk is mogelijk (na een inwerkperiode en steeds in samenspraak met de dienst)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar + 3 dagen dienstontheffing van het departement
• 2 extra verlofdagen op 15 november (Koningsdag) en 15 april (verjaardag van de Koning)
• gebruik van sportfaciliteiten tijdens de werkuren
• maaltijdcheques ter waarde van €6 per gewerkte dag
• voordelige hospitalisatieverzekering en terugbetaling van eigen bijdragen voor consultaties bij artsen, tandartsen en fysiotherapeuten erkend door Defensie
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• 50% korting op privéverplaatsingen met de NMBS en tussen 20% en 30% op de TEC
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• Mogelijkheid tot fietsleasing
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• recht op de voordelen van Def+ , deze dienst verleent verschillende diensten en organiseert voordelen die het leven van het personeel van Defensie makkelijker of goedkoper maken zoals bijvoorbeeld voordelige vakanties, kortingen via hun webshop, huisvesting in de buurt van de werkplaats en sociale dienstverlening
• terbeschikkingstelling van een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA .

• Vervolledig je online cv en laad je diploma’s op

De federale overheid wil de diversiteit van de maatschappij weerspiegelenen streeft naar inclusie door iedereen de kans geven hun potentieel te verwezenlijken.

FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

Je echt ten gronde kunnen verdiepen in bepaalde onderwerpen, dat is het geluk voor een onderzoeker.

Ik wil hier graag nog lang blijven werken en voor toekomstige buitenlandse opdrachten stel ik me zeker en vast kandidaat!

Bij Defensie krijg je de kans om je te blijven bijscholen.

Je bent een soort brugfiguur tussen de studenten en de professor.

Als je graag werkt in een afwisselende omgeving met de allerbeste technologie en met geweldige collega's, aarzel dan niet om te solliciteren!

Het voelt alsof ik meewerk aan de toekomst, een ‘work in progress’.

Frederik Dekens

De wisselwerking tussen militairen en burgers vind ik het fijnste aan werken bij Defensie.

Je echt ten gronde kunnen verdiepen in bepaalde onderwerpen, dat is het geluk voor een onderzoeker.

Ik wil hier graag nog lang blijven werken en voor toekomstige buitenlandse opdrachten stel ik me zeker en vast kandidaat!

Bij Defensie krijg je de kans om je te blijven bijscholen.

Je bent een soort brugfiguur tussen de studenten en de professor.