Adjoint administratif

Circuit de Chimay; Henegouwen; Sur place; EUR 28 000 - 33 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Circuit de Chimay, organisme sportif et événementiel, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour assurer le remplacement d’une collaboratrice durant son congé de maternité. Poste à temps plein et 40h/semaine, basé à Chimay, mission polyvalente dans l’administration, la communication et l’événementiel.

Vous serez impliqué(e) dans le suivi des contrats des sponsors, la gestion des demandes d’autorisations et la mise à jour des plannings, avec une interaction active avec les bénévoles

Qualifications

• Expérience en administration, communication ou événementiel est souhaitée.
• Capacité à gérer plusieurs projets et à travailler de manière autonome.
• Maîtrise du français et connaissance opérationnelle d’anglais et néerlandais appréciées.

Responsabilités

• Répondre aux mails et appels téléphoniques; classement et suivi du courrier.
• Suivi des contrats avec les sponsors et des demandes d’autorisations pour les événements 2027.
• Gestion et mise à jour des tableaux de suivi des bénévoles et des locations.
• Rédaction et mise à jour des supports de communication et du site internet.

Connaissances

Organisée

Polyvalente

Autonome

Bilingue FR/NL/ANG

Formation

Expérience en administration/communication

Outils

Word

Excel

Adobe Creative Suite

Peppol

ClearFacts

Description du poste

Circuit de Chimay | CDD du 1er octobre au 31 décembre | Temps plein – 40h/semaine

LeCircuit de Chimayrecherche un(e)Assistant(e) administratif(ve)pour assurer le remplacement d’une collaboratrice durant son congé de maternité.

Vous êtes une personneorganisée, polyvalente et autonome, avec un intérêt pour l’administration, la communication et l’événementiel ? Vous aimez jongler entre plusieurs projets et êtes à l’aise dans un environnement dynamique ? Ce poste pourrait vous correspondre !

• Réponse aux mails et appels téléphoniques
• Classement et suivi du courrier
• Suivi des contrats avec nos sponsors
• Suivi des demandes de licences des pilotes
• Gestion des demandes d’autorisations pour les événements 2027 auprès de l’Administration communale et des Fédérations
• Gestion et mise à jour des tableaux de suivi, notamment celui des bénévoles
• Organisation et suivi de différentes réunions et échéances

Comptabilité & facturation

• Paiement et imputation des factures
• Suivi des documents comptables viaPeppol et ClearFacts
• Création et envoi des factures clients
• Participation à l’inventaire de fin d’année
• Suivi administratif des opérations comptables courantes
• Gestion et animation des réseaux sociaux (Facebook et Instagram)
• Participation au lancement du nouveau site internet
• Préparation de la communication de la saison 2027
• Préparation des supports et articles de merchandising
• Coordination avec l’infographiste pour la création et le suivi des visuels
• Organisation des réunions de débriefing de la saison 2026
• Préparation de la saison 2027 et coordination des différentes réunions :
• réunions internes
• comité de gestion
• assemblée générale
• avec les bénévoles
• avec l’équipe Bug-In
• Organisation du drink de fin d’année pour les bénévoles : invitations, suivi des inscriptions et réservations, coordination avec les fournisseurs
• Gestion et mise à jour du planning des locations
• Rédaction du règlement d’ordre intérieur
• Mise à jour et amélioration du fichier relatif aux conditions de location
• Suivi administratif des locations

Logistique

• Participation au déménagement et au rangement du stock
• Organisation et optimisation des espaces de stockage

Nous recherchons une personne issue, par exemple, d’un profil :

• Assistant(e) comptable
• Événementiel
• Vous êtesbilingue ou trilingue français / néerlandais / anglais
• Vous maîtrisezWord et Excel
• Vous avez une excellenteorthographe
• Vous disposez de notions en comptabilité
• Vous êtes à l’aise avec les réseaux sociaux et la gestion d’un site internet
• La maîtrise de lasuite Adobe (Photoshop, InDesign, Illustrator) constitue un réel plus
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e)
• Vous êtes autonome tout en appréciant le travail en équipe
• Vous avez le sens du contact et êtes à l’aise avec différents interlocuteurs
• Une première expérience dans l’administration, la communication ou l’événementiel est un plus
• UnCDD de remplacementdu1er octobre au 31 décembre
• Un poste varié au cœur de l'activité duCircuit de Chimay
• Un environnement dynamique, où l'administration, l'événementiel, la communication et le sport lié à la mobilité se côtoient au quotidien

Lieu de travail : Circuit de Chimay – Cosporting: 1, Rue du Grand Prix des Frontières - 6460 Chimay