2026-046 AGENT D'ACCUEIL ET D'ADMINISTRATION H/F/X

Actiris; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de fin d'année

Chèque-cadeau fin d'année

Remboursement frais transports

Job summary

Actiris recherche un Agent d'accueil et d'administration pour le Département Population dans la commune de Saint-Gilles. Le poste inclut l'accueil du public, le traitement des démarches administratives et la gestion des documents liés à l'identité et au séjour.

Profil recherché: diplôme secondaire (CESS), maîtrise du français et du néerlandais, et connaissance du Registre national; poste en remplacement à temps plein.

Qualifications

• Expérience souhaitée dans l'accueil du public ou service administratif.
• Bonne maîtrise du français et du néerlandais, oral et écrit.
• Capacité à assimiler les procédures liées à l'identité et au séjour.

Responsibilities

• Accueil du citoyen au guichet et au téléphone en FR/NL.
• Identification et vérification des demandes et des documents.
• Gestion et classement des dossiers administratifs.
• Délivrance des documents administratifs et suivi des demandes.
• Utilisation du Registre national et des outils bureautiques.
• Participation à des permanences et respect des procédures légales.

Skills

Accueil public

Bureautique

Langues FR/NL

Législation identité

Education

CESS

Tools

Registre national

Word

Excel

Job description

2026-046 AGENT D'ACCUEIL ET D'ADMINISTRATION H/F/X

Référence 5980034 |Créé le 21 octobre 2026

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Accueil, téléphonie, sondage
• Nombre d'années d'expérience : Expérience limitée

Description de l'entreprise

L'Administration communale de Saint-Gilles recrute pour la fonction d'Agent d'accueil et d'administration pour le Département Population.

Notre administration publique locale bruxelloise emploie de nombreux profils répartis en divers services. L'organisation poursuit l'objectif d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service rendu à la population.

Mission du département Population

Le département Population délivre aux citoyens l'ensemble des documents administratifs liés à l'identité, au séjour et aux obligations légales.
Ses missions couvrent notamment :

• la délivrance des cartes d'identité, permis de conduire, passeports, certificats, extraits et procédures de changement d'adresse
• l'enregistrement et le suivi des dossiers liés aux personnes étrangères (européennes et non-européennes), en coordination avec l'Office des étrangers
• la tenue des registres de population
• le suivi administratif des enquêtes de résidence, mariages, cohabitations et diverses demandes judiciaires en collaboration avec les services de police et le Procureur du Roi
• l'organisation des scrutins électoraux (listes électorales, jurés d'Assises, élections communales, régionales, législatives et européennes)

Toutes les actions sont réalisées dans le respect strict des lois, procédures et directives applicables, avec la volonté de garantir un service de qualité à la population.

La fonction consiste à assurer l'accueil du public, clarifier les demandes, informer, orienter et traiter les démarches administratives relevant du département Population.
La mission implique un contact constant avec le public, le suivi des dossiers, la gestion administrative, l'application des règles légales et la représentation correcte de l'administration communale.

Les tâches comprennent notamment :

• Accueil du citoyen au guichet et au téléphone, en français et en néerlandais
• Identification, analyse et vérification des demandes
• Contrôle des données, des documents, et consultation du Registre national
• Explication claire des procédures, orientation vers les services adéquats
• Traitement et délivrance des documents administratifs
• Suivi, mise à jour et classement des dossiers
• Gestion administrative, démarches liées aux enquêtes de police
• Traitement du courrier national et international spécifique au service
• Gestion quotidienne de la caisse électronique individuelle et rotation du matériel lié à la caisse
• Participation à une permanence hebdomadaire en soirée (jeudi de 15h à 18h)

Être titulaire d'un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur (CESS).

Si le diplôme a été obtenu en dehors du Benelux, une équivalence délivrée par la Communauté française ou flamande doit être jointe à la candidature.

Atouts pour la fonction

• Une expérience en accueil du public
• Une expérience dans le secteur public ou dans un service administratif
• Une connaissance préalable des procédures de population ou de la législation liée à l'identité ou au séjour constitue un avantage

Connaissances techniques

• Très bonne maîtrise du français et du néerlandais, à l'oral comme à l'écrit ((vous êtesen possession du brevet linguistique SELOR ou êtesdisposé à l'obtenir)
• Capacité à assimiler la législation, les procédures et les instructions liées au département Population
• Utilisation autonome de Word, Excel et outils bureautiques courants
• Aisance avec les logiciels métier (dont le Registre national)
• Capacité à rédiger des courriers administratifs simples avec exactitude et rigueur

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation, capacité à structurer son travail et à gérer les priorités
• Polyvalence, adaptation rapide aux procédures et à l'évolution des situations
• Gestion constructive des émotions et maintien du calme en contexte tendu
• Recherche active de solutions et attitude orientée service
• Communication claire, structurée et adaptée aux interlocuteurs
• Écoute active et attitude courtoise
• Coopération, partage de l'information et esprit d'équipe
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

Français (requis)

• Comprendre : Indépendant + (B2)
• Écrire : Indépendant + (B2)
• Lire : Indépendant + (B2)
• Parler : Indépendant + (B2)

Néérlandais (requis)

• Comprendre : Indépendant - (B1)
• Écrire : Indépendant - (B1)
• Lire : Indépendant - (B1)
• Parler : Indépendant - (B1)

Avantages du poste

Nous veillons à offrir un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant et sommes attentifs à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle. En travaillant chez nous, vous bénéficierez :

• D'un contrat de remplacement à temps plein (37h/semaine)
• D'un salaire à l'échelle barémique C1 29.027,73€ bruts annuel indexés sans ancienneté
• D'une valorisation des années d'expérience sous certaines conditions : jusqu'à 6 ans pour le secteur privé et sans limite de temps pour le secteur public
• D'une prime de fin d'année
• D'un chèque-cadeau en fin d'année
• D'un pécule de vacances
• D'une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor)
• D'un remboursement des frais de transport (abonnement STIB gratuit, indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo et à pied...)
• De chèques-repas (valeur de 8€)
• D'un tarif préférentiel dans les hôpitaux Iris Sud
• De primes de mariage/cohabitation, naissance/adoption, pension, enfant en situation de handicap...
• D'une assurance hospitalisation (formule étendue)
• D'un régime complémentaire de pension
• De nombreuses possibilités de formation
• Nous sommes également affiliés au programme Benefits at Work. Il permet à nos collaborateurs de profiter de nombreuses réductions de prix sur les entrées dans les parcs de loisirs, les spectacles, dans les magasins (vêtements, décoration, éléctro...), sur les réservations de voyage, les assurances...

La commune de Saint-Gilles sélectionne les candidats sur base de leurs compétences et ne fait pas de distinction d'âge, de sexe, d'origine ethnique, de croyance ou de nationalité.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.

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