Teamassistenz - Office Management & Empfang (m/w/d)

ÖSTU-STETTIN Hoch- und Tiefbau GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 35.000 - 43.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Aus- & Weiterbildung

Sport & Events

Prämien

Obst & Kaffee

Zusammenfassung

ÖSTU-STETTIN Hoch- und Tiefbau GmbH sucht im Wiener Niederlassungs-Sekretariat eine freundliche, serviceorientierte Teamassistenz mit Organisationstalent. Sie arbeiten als erste Anlaufstelle für Besucher, unterstützen das Sekretariatsteam und übernehmen je nach Interesse weitere Verantwortung.

Die Position ist flexibel von 30 Wochenstunden bis Vollzeit. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Telefon- und E-Mail-Bearbeitung, Postverwaltung, Besprechungen und Videokonferenzen, sowie allgemeine

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK/HBLA/HAS)
• Erfahrung im Sekretariat, Empfang oder Backoffice von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse; Englisch von Vorteil

Aufgaben

• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucher:innen und Geschäftspartnern
• Telefon- und E-Mail-Zentralbearbeitung
• Posteingang/ -ausgang sowie Verteilung
• Organisation von Meetings, Videokonferenzen und Besuchen
• Allgemeine Büroorganisation und Bestellwesen
• Korrespondenz, Terminkoordination und digitale Ablage
• Unterstützung des Teams bei kaufmännischen Prozessen
• Mitwirkung bei standortbezogenen Projekten und Veranstaltungen

Kenntnisse

Reception

Office Admin

MS Office

German

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Jobbeschreibung

ÖSTU-STETTIN Hoch- und Tiefbau GmbH ist ein international tätiges Unternehmen mit über 100 Jahren Erfahrung. Dank unserer Kernkompetenzen im Tunnel-, Schacht- und Hochbau helfen wir täglich, mit neuen Technologien die Zukunft zu gestalten. Als Teil der HABAU GROUP bieten wir gemeinsam über 6.500 Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, das eigene Entwicklungspotential im In- und Ausland zu entfalten. Gestalten Sie die Zukunft mit und verstärken Sie unser Team.

Das erwartet Sie bei uns

Für unser Sekretariatsteam in der Niederlassung Wien suchen wir eine freundliche, serviceorientierte Persönlichkeit mit Organisationstalent und Freude am Umgang mit Menschen. Die Position ist ab 30 Wochenstunden bis hin zu Vollzeit möglich. Berufseinsteiger:innen sind ebenso willkommen wie Bewerber:innen mit Erfahrung.

Als Teamassistenz Office Management & Empfang sind Sie die erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen. Sie unterstützen unser Sekretariatsteam und sorgen gemeinsam für einen gut organisierten Büroalltag. Je nach Interesse, Erfahrung und persönlichen Stärken können Sie Ihren Aufgabenbereich erweitern und zusätzliche Verantwortung übernehmen.

• Professioneller Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucher:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen
• Telefonbetreuung und Bearbeitung des zentralen E-Mail-Eingangs
• Bearbeitung, Verteilung und Verwaltung der Post
• Organisation, Vorbereitung und Betreuung von Besprechungen, Videokonferenzen und Besuchen
• Allgemeine Büroorganisation und Bestellwesen
• Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenz, Terminkoordination, Datenpflege und digitale Dokumentenablage
• Administrative Unterstützung des Teams und Mitarbeit bei kaufmännischen Prozessen und internen Abläufen
• Mitwirkung bei Veranstaltungen, organisatorischen Projekten und standortbezogenen Themen

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. HAK, HBLA, HAS, wirtschaftliche Fachschule oder kaufmännische Lehre
• Erfahrung im Sekretariat, am Empfang, im Backoffice oder im Assistenzbereich von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Erfahrung in der Baubranche von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte MS-Office-Kenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil
• Freundliches, professionelles Auftreten und sehr gute Umgangsformen
• Freude am Kontakt mit Menschen und an professioneller Kommunikation, persönlich und am Telefon
• Strukturierte, genaue und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Teamgeist, Eigeninitiative und eine zupackende Arbeitsweise

Ihre Vorteile in der ÖSTU-STETTIN

• Aus- & Weiterbildung Wir bieten ein umfangreiches Schulungs- oder Trainingsangebot und unterstützen Ausbildungen, die dich weiterbringen.
• Sport & Events Beweise dich beim Wintersporttag oder bei Laufevents oder lerne dein Team bei firmeneigenen Veranstaltungen besser kennen.
• Prämien Für uns selbstverständlich: Prämien bei ausgezeichneten Leistungen.
• Obst & Kaffee Gesunde Ernährung ist die Basis für einen gesunden Körper und Geist! Bei uns gibt's gratis Kaffee, Mineralwasser und frisches, saisonales Obst an allen Standorten.

Für diese Position bieten wir eine Anstellung ab 30 Wochenstunden bis hin zu Vollzeit. Das Bruttojahresgehalt beträgt auf Vollzeitbasis mindestens EUR 39.396,-. Je nach Qualifikation und Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung. Es erwarten Sie ein sicherer, langfristiger Arbeitsplatz und eine vielseitige Tätigkeit in einem dynamischen Team mit sehr gutem Betriebsklima.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Sie arbeiten gerne mit Menschen, behalten organisatorisch den Überblick und möchten sich langfristig im Assistenzbereich weiterentwickeln? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Ihr Kontakt bei uns