Sekretär*in der Abteilungsleitung

Med Uni Graz; Graz; On-site; EUR 33,000 - 40,000; Part time

Job summary

Die Medizinische Universität Graz sucht eine motivierte Fachkraft für allgemeine Universitätspersonale Aufgaben. Sie arbeiten in einem abwechslungsreichen Umfeld mit Fokus auf Büro-, Finanz- und Verwaltungsaufgaben.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Bestellwesen, Budgetverwaltung und die Unterstützung von Lehr- und Forschungsaufgaben. Wir bieten ein offenes Teamumfeld und Weiterbildungsangebote.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss) und mind. 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung oder Matura und mind. 2 Jahre Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse (mindestens B1)

Responsibilities

• Allgemeine Büro-/Officeverwaltung (Korrespondenz, Teamorganisation, Berichterstellung, Betreuung Homepage)
• Bestellwesen/Fakturierung in SAP
• Budgetverwaltung (Innenauftrag, Kostenstellen etc.) für Sachmittel, Bücher, Büromaterial
• Reisekostenanträge und –abrechnung
• Organisation von Veranstaltungen
• Wartung von Datenbanken (MEDonline, Forschungsportal)
• Allgemeine Unterstützung bei Lehr- und Forschungsaufgaben
• Projektbezogene Assistenz

Skills

Sorgfältige Arbeitsweise

Dienstleistungsorientierung

Organisationsgeschick

Teamorientierung

Englischkenntnisse (mind. B1)

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HaSch/Lehrabschluss) oder Matura

Tools

MS Office

Job description

Allgemeines Universitätspersonal: Fundament für Weiterentwicklung

Sie schaffen das beflügelnde Fundament für Fortschritt und gehören damit zur Basis des Pioniergeists, aus dem sich der Erfolg unserer Universität speist. Denn dieser wird maßgeblich durch die Fachexpertise unseres allgemeinen Universitätspersonals gestützt. Wir bieten Ihnen ein attraktives Umfeld, in dem Sie sich weiterentwickeln und Ihre Potenziale ausschöpfen können. Die verschiedenen Bereiche bieten herausfordernde Tätigkeitsfelder in einem spannenden und gesellschaftlich höchst relevanten Umfeld – von der Personalarbeit über Finanzmanagement hin zu administrativen Tätigkeiten und vieles mehr. Lassen Sie sich inspirieren und inspirieren Sie uns!

Einblicke in unsere Arbeit

Barbara Ostermann ist Vorstandssekretärin an der Universitätsklinik für Zahnmedizin und Mundgesundheit.

DieKlinische Abteilung für Infektiologiesucht eine/n

Sekretär*in der Abteilungsleitung

Kennzahl: KA-INFEK-2026-003946

Bewerbungsfrist:05.11.2026

Ihre Aufgaben in dieser Position beinhalten:

• Allgemeine Büro-/Officeverwaltung (Korrespondenz, Teamorganisation, Berichterstellung, Betreuung Homepage)
• Bestellwesen/Fakturierung in SAP
• Budgetverwaltung (Innenauftrag, Kostenstellen etc.) für Sachmittel, Bücher, Büromaterial
• Reisekostenanträge und –abrechnung
• Organisation von Veranstaltungen
• Wartung von Datenbanken (MEDonline, Forschungsportal)
• Allgemeine Unterstützung bei Lehr- und Forschungsaufgaben
• Projektbezogene Assistenz

Für diese Position bringen Sie folgende Qualifikationen und Kenntnisse mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HaSch, Lehrabschluss) und mind. 2jährige einschlägige Berufserfahrung oder Matura und mind. 2jährige Berufserfahrung
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office)
• Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse (mindestens B1)

Idealerweise zählen zu Ihrem Profil:

• Sorgfältige, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kund*innenorientierung
• Organisationsgeschick
• Teamorientierung

Eintrittsdatum:02.01.2026

befristet auf die Dauer der Reduzierung

Beschäftigungsausmaß: 70%

Einstufung in die VerwendungsgruppeIIbnach Kollektivvertrag für ArbeitnehmerInnen der Universitäten.

Wir bieten ein kollektivvertragliches Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit in Höhe vonEUR 36.681,40 . Anrechenbare Vordienstzeiten führen zu einem höheren Grundgehalt.
Wir bieten Ihnen ein offenes und freundliches Arbeitsumfeld, eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team und ein herausforderndes Aufgabengebiet. Ein umfassendes Weiterbildungsangebot eröffnet Ihnen langfristige persönliche Entwicklungsmöglichkeiten.

Die Med Uni Graz ist bemüht, Menschen mit Behinderung in allen Bereichen einzustellen, daher werden Personen mit ausschreibungsadäquater Qualifikation besonders ermutigt, sich zu bewerben.