Sekretär:in

Universität Klagenfurt; Klagenfurt am Wörthersee; Sur place; EUR 33 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Die Universität Klagenfurt sucht am Institut für Psychologie eine Sekretär:in für die neu etablierte Verhaltenspsychologie-Hochschulambulanz HoPe. In 100% Anstellung unterstützen Sie die Leitung, koordinieren Termine, verwalten Budget und Abrechnungen und arbeiten eng mit Studierenden sowie externen Partnern zusammen.

Die Stelle ist befristet bis 31. Dezember 2027, mit einem Mindestentgelt von 36.681,40 € brutto jährlich (Einstufung IIb). Bewerbungsfrist ist der 18. Oktober 2026.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägige Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
• Offenheit im Umgang mit psychisch kranken Personen
• Digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS Office, vor allem mit Excel und Word
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch

Responsabilités

• Eigenständige Büroadministration und –kommunikation, inkl. Terminkoordination von Patient:innen, in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Unterstützung der Leitung der psychotherapeutischen Ambulanz (Terminmanagement, Vorbereitung von Unterlagen, Protokollführung)
• Selbstständige Budgetverwaltung und -überwachung (Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Mittelübersicht, Erstellung einer Budgetplanung), inkl. Drittmittel-Budget
• Abrechnung mit Sozialversicherungsträgern und von Selbstbehalten
• Eigenverantwortliche Pflege, Qualitätssicherung und Verwaltung von Datenbanken und Verwaltungssystemen
• Selbstständige Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe innerhalb der Organisationseinheit
• Unterstützung bei der Koordination von Forschungsprojekten
• Organisation, Abwicklung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung von Studierenden, Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen als zentrale Schnittstelle
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie von Gastvorträgen, Workshops, Tagungen; Betreuung von Gästen

Connaissances

Kommunikationsstärke Deutsch/Englisch

Eigeninitiative

Teamgeist

Verlässlichkeit

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

Excel

Word

MS Office

Description du poste

Institut für Psychologie

An der Universität Klagenfurt gelangt am Institut für Psychologie an der Fakultät für Sozialwissenschaften ehestmöglich folgene Stelle zur Besetzung:

Sekretär:in

Beschäftigungsausmaß

100 % (40 Wo.std.)

Mindestentgelt

€ 36.681,40 brutto jährlich; Einstufung nach Uni-KV: IIb

Befristung

befristet bis 31. Dezember 2027

Bewerbungsfrist

18. Oktober 2026

Kennung

530/26

Die Position ist an der neu zu etablierenden verhaltenstherapeutischen Hochschulambulanz für Psychotherapie (HoPe) und damit an der Arbeitsgruppe für Klinische Psychologie und Psychotherapie (Verhaltenstherapie; Prof. DDr. Nater-Mewes) angesiedelt. Die Ambulanz soll die zentrale Einrichtung zur Durchführung von Interventionsstudien sein. Auch für die Lehre im Masterstudium Psychotherapie wird sie eine wichtige Rolle spielen. Darüber hinaus soll sie maßgeblich zur psychotherapeutischen Versorgung in Klagenfurt und Umgebung beitragen.

Ihre Aufgaben – das erwartet Sie

• Eigenständige Büroadministration und –kommunikation, inkl. Terminkoordination von Patient:innen, in deutscher und englischer Sprache
• Administrative Unterstützung der Leitung der psychotherapeutischen Ambulanz (Terminmanagement, Vorbereitung von Unterlagen, Protokollführung)
• Selbstständige Budgetverwaltung und -überwachung (Bestellwesen, Rechnungsprüfung, Mittelübersicht, Erstellung einer Budgetplanung), inkl. Drittmittel-Budget
• Abrechnung mit Sozialversicherungsträgern und von Selbstbehalten
• Eigenverantwortliche Pflege, Qualitätssicherung und Verwaltung von Datenbanken und Verwaltungssystemen
• Selbstständige Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe innerhalb der Organisationseinheit
• Unterstützung bei der Koordination von Forschungsprojekten
• Organisation, Abwicklung und Abrechnung von Dienstreisen
• Betreuung von Studierenden, Mitarbeiter:innen und externen Partner:innen als zentrale Schnittstelle
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie von Gastvorträgen, Workshops, Tagungen; Betreuung von Gästen

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung und/oder einschlägige Erfahrung in der Sekretariatstätigkeit
• Offenheit im Umgang mit psychisch kranken Personen
• Digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit MS Office, vor allem mit Excel und Word
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch

Was Sie zusätzlich auszeichnet

• Routine im Abrechnungswesen und Praxismanagement
• Hohe Verlässlichkeit, verbunden mit Sorgfalt und Genauigkeit in der täglichen Arbeit
• Eigeninitiative und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Teamgeist und ein offener, wertschätzender Kommunikationsstil

Die Universität Klagenfurt steht für Antidiskriminierung, Chancengleichheit und Diversität; qualifizierte Frauen sowie Menschen mit Behinderungen/chronischen Erkrankungen werden ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen. Reise-/Aufenthaltskosten im Verfahren werden nicht ersetzt.