Referent*in Veranstaltungsmanagement und Drittmittel

University of Vienna; Wien; Hybrid; EUR 30.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universität Wien sucht eine engagierte Assistenz in der Administration der Forschungsgruppe Quantenphysik. Sie unterstützen wissenschaftliche Forscher*innen durch exzellenten Veranstaltungs- und Projektmanagement-Support sowie Öffentlichkeitsarbeit.

Sie koordinieren nationale und internationale Projekte, erstellen Berichte und Kommunikationsmaterialien und arbeiten eng mit Partner*innen sowie Stakeholdern zusammen. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich und Eventmanagement.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Eigeninitiative.
• Kommunikationskompetenz in internationalem Umfeld.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Typo3 und Social Media.

Aufgaben

• Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Veranstaltungen (bis zu mehreren hundert Teilnehmenden).
• Leitung von Projektteams.
• Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung der Sichtbarkeit von Projekten und Veranstaltungen.
• Betreuung und Koordination von Sponsoring-Partnerschaften für Events.
• Entwicklung und Umsetzung von Outreach-Maßnahmen für unterschiedlichste Zielgruppen.
• Administration und Koordination von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (Drittmittel).
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern sowie Stakeholdern.
• Unterstützung und Organisation der Reisetätigkeit unserer Professor*innen und der wissenschaftlichen Gäste inklusive Abrechnung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Kommunikationskompetenz

Teamfähigkeit

Internationale Erfahrung

Verhandlungssicherheit

Ausbildung

Bachelor-Abschluss oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

TYPO3

Social Media

Jobbeschreibung

An der Universität Wien arbeiten rund 11.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Ca. 3000 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre.

Ihr persönlicher Wirkungsraum

Als Teil der Administration der Forschungsgruppe Quantenphysik gehören Sie zu einem engagierten Team, das sich dem erstklassigen Support seiner Wissenschafter*innen verschrieben hat. Gemeinsam setzen wir unsere Expertise in verschiedenen Fachbereichen ein, um unseren Forschenden einen möglichst großen Freiraum für ihre wissenschaftlichen Aufgaben zu ermöglichen.

Das machen Sie konkret

• Organisation und Durchführung von wissenschaftlichen Konferenzen und Veranstaltungen (bis hin zu mehreren hundert Teilnehmer*innen)
• Leitung von Projektteams
• Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung der Sichtbarkeit von Projekten und Veranstaltungen
• Betreuung und Koordination von Sponsoring-Partnerschaften für Events
• Entwicklung und Umsetzung von Outreach-Maßnahmen für unterschiedlichste Zielgruppen
• Administration und Koordination von nationalen und internationalen (Drittmittel-)Forschungsprojekten
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
• Zusammenarbeit mit internen und externen Partner*innen sowie Stakeholdern
• Unterstützung und Organisation der Reisetätigkeit unserer Professor*innen und der wissenschaftlichen Gäste inklusive deren Abrechnung

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit

• Abgeschlossenes Studium (Bachelor) oder entsprechend gleichwertige Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im wissenschaftlichen Bereich und Eventmanagement (idealerweise auch in Wissenschaftskommunikation und Projektmanagement)
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Ausgeprägte Kommunikationskompetenz in einem internationalen Umfeld
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Teamfähigkeit
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Management Systemen (Typo 3) und Social Media

Das bieten wir Ihnen

• Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch remote arbeiten.
• Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitärem Background.
• Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.
• Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot.
• Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 3.131,3 (auf Basis Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.
• Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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