Referent*in des Intendanten

KUPF; Wien; Remote; EUR 34,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit-Modell

Sommerregelung

Mitarbeiterkarten für Konzerte

Job summary

Gesellschaft der Musikfreunde in Wien sucht eine karenzvertretende Fachperson zur Unterstützung der Intendanz. Sie führen das Büro, koordinieren Projekte und Termine, betreuen Gäste und stehen als zentrale Schnittstelle zu Abteilungen und externen Partnerinnen und Partnern.

Sie arbeiten eng mit dem Intendanten zusammen, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch und organisieren interne sowie externe Veranstaltungen.

Qualifications

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Berufsausbildung.
• Berufserfahrung im Kulturbereich ideal.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; MS Office-Kenntnisse.

Responsibilities

• Strategische und terminliche Planung der Erledigung von Projekten des Intendanten und Koordination beteiligter Personen.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern, inkl. Botschafterinnen/Botschafter in Wien.
• Eigenständiges Führen der Korrespondenz, Termin- und Reise-Management, Betreuung von Gästen des Intendanten.
• Vorbereitung von Sitzungen der Gremien und Koordination gemeinsamer Termine.
• Organisation, Planung und Betreuung von Veranstaltungen.

Skills

Kommunikationsfähigkeiten

Englische Sprachkenntnisse

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Berufsausbildung

Tools

MS Office

Korrespondenz-Management

Job description

Gesellschaft der Musikfreunde in Wien , Wien

Die Gesellschaft der Musikfreunde in Wien (GdM) gehört mit ihrer über 200jährigen Geschichte zu den führenden Konzertinstitutionen der Welt. In ihrem Gebäude, dem Musikverein in Wien, treten in den Konzertsälen in über 900 Konzerten pro Saison international führende Orchester, Dirigent:innen und Solist:innen auf. Der Goldene Saal gilt mit seiner berühmten Akustik als einer der besten Konzertsäle der Welt. Aufgrund einer Karenz besetzt die GdM ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die folgende Stelle als Karenz-Vertretung:

Vollzeit / 40 Std. pro Woche / befristet auf zwei Jahre

In dieser zentralen Position arbeiten Sie eng mit dem Intendanten des Musikvereins zusammen, Sie sind in seine Aufgaben und Projekte laufend eingebunden, und unterstützen ihn in allen organisatorischen und administrativen Bereichen. Sie führen sein Büro und sind als kommunikative Persönlichkeit die zentrale Schnittstelle zu den Abteilungen des Hauses und zu externen Partner:innen.

Zu Ihren Kernaufgaben gehören:

• Strategische und terminliche Planung der Erledigung von Projekten, Aufgaben und Themen des Intendanten incl. Recherchen / Vorarbeiten sowie der Koordination aller daran beteiligten Personen
• Kommunikation mit allen internen und externen Ansprechpartner:innen des Intendanten, sowie mit den in Wien akkreditierten Botschafter:innen aus aller Welt
• Eigenständiges Führen der Korrespondenz (in deutscher und englischer Sprache), Termin- und Reise-Management, Betreuung von Gästen des Intendanten
• Termin-Organisation und Versand von Dokumenten für Sitzungen der Gremien des Musikvereins sowie Koordination aller gemeinsamen Termine des Intendanten und der Kaufmännischen Direktorin
• Organisation, Planung und Betreuung von internen und externen Veranstaltungen (z.B. Protokollveranstaltungen, Empfänge, Präsentationen, Einladungen, Mitarbeiter-Events, etc.)
• Allgemeine Sekretariats-Aufgaben (z.B. Kreditkartenabrechnung; Post; Telefon; administrative und organisatorische Tätigkeiten)

Anforderungen:

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Berufsausbildung
• Einschlägige Berufserfahrung im Kulturbereich; idealerweise im klassischen Konzertbetrieb; und/oder ausgeprägtes Interesse an den Inhalten und Programmen des Musikvereins.
• Idealerweise Berufserfahrung als Referent:in / Assistent:in im Bereich der Geschäftsleitung
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise. Sie behalten auch bei vielen gleichzeitigen Agenden jederzeit den Überblick und verstehen es, Prioritäten zu setzen
• Einfühlungsvermögen, freundliches und souveränes persönliches Auftreten. Sie haben Freude an der Kommunikation mit Menschen und sind ein Organisationstalent
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten auf deutsch und englisch; sprachliche und textliche Gewandtheit; sehr gute MS Office-Kenntnisse

Wir bieten Ihnen:

• Zentrale, verantwortungsvolle Aufgabe im Herzen einer der führenden Konzertinstitutionen der Welt
• Fixanstellung in einer seit über 200 Jahren bestehenden Institution; zentrale Lage, gute öffentliche Erreichbarkeit
• Freundliche Arbeitsatmosphäre in einem ambitionierten und hochkompetenten, kleinen Team; mit direkten Kommunikationswegen im Haus
• Arbeiten im Gleitzeit-Modell, sowie großzügige Sommer-Regelung mit reduzierter Arbeitszeit im Juli und August
• Benefits wie beispielsweise kostenfreie Mitarbeiter:innen-Karten für Sie und Ihre Begleitung für die Konzerte im Musikverein

Für diese Stelle beträgt das Mindestgehalt € 3.300,- Euro brutto pro Monat (14x/Jahr); bei entsprechender Qualifikation ist Überzahlung möglich.