Projektassistenz (m/w/d) - Project Management Office - Befristung

Octapharma; Wien; Hybrid; EUR 35.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebsrestaurant

Essenszulage

Weiterbildung

Gesundheitsmaßnahmen

Parkplatz

Öffi-Ticket

Team-Events

Zusammenfassung

Octapharma Pharmazeutika Produktionsges.m.b.H. in Wien sucht eine Projektassistenz (m/w/d) im Project Management Office. Die befristete Stelle unterstützt Projektleitungen, sorgt für effiziente Nutzung von Tools und Ressourcen und arbeitet eng mit internen Bereichen sowie externen Partnern zusammen.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder technische Ausbildung, idealerweise Erfahrung im GMP-Umfeld, sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse. 38 Wochenstunden, befristet bis 30.09.2030.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung.
• Erste Berufserfahrung im Projektumfeld, idealerweise GMP-reguliert.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, Power BI von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Unterstützung der Projektleitung bei Planung und Koordination von CAPEX-Projekten.
• Organisation und Dokumentation von Projektmeetings sowie Pflege von Aufgabenlisten.
• Erstellung und Aktualisierung von Projektberichten, Forecasts und Kostenübersichten.
• Koordination von Change Requests und Freigabe-Workflows.
• Pflege von PlanisWare- und SharePoint-Dokumenten.
• Weitergabe relevanter Unterlagen an interne Schnittstellen, externe Planer und Behörden.
• Aufbereitung von Kennzahlen und projektbezogenen Auswertungen.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

Technische Ausbildung

Projektmanagement

GMP-Umfeld

MS Office

Power BI

Deutsch

Englisch

Analytische Fähigkeiten

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Ausbildung

Kaufmännische oder technische Ausbildung

Tools

PlanisWare

SharePoint

Power BI

Jobbeschreibung

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Projektassistenz (m/w/d) - Project Management Office - Befristung

Stellen-ID: 63302

Wien, AT

Karrierestufe: Einsteiger

Fachbereich: Technik

Beschäftigungstyp: Befristete Anstellung

Werden Sie Teil einer lebenswichtigen Kette und tragen Sie zu unserem gemeinsamen Ziel bei, das Leben von Menschen zu verbessern. Octapharma ist ein führendes biopharmazeutisches Unternehmen, das die Stärke einer globalen Organisation mit den Werten eines Familienunternehmens vereint. Wir sind auf die Entwicklung und Herstellung hochwertiger Arzneimittel aus menschlichem Blutplasma und Zelllinien spezialisiert. Mit rund 1.600 Mitarbeiter:innen ist der Octapharma-Standort in Wien der größte Produktionsstandort und ein erfolgreicher Forschungs- und Entwicklungsstandort.

Als Teil unseres Project Management Office sind Sie ein entscheidendes Bindeglied zwischen lokalen PMOs, Fachbereichen und externen Partnern. In dieser Rolle tragen Sie maßgeblich zum Erfolg unserer Projekte bei, indem Sie unsere Projektleitungen gezielt unterstützen und für einen effizienten Einsatz der Projektmanagement-Tools sowie Ressourcen sorgen.

Diese Position wirdbefristet bis 30.09.2030 im Ausmaß von 38 Wochenstunden gesucht.

Ihre neuen Tätigkeiten, die Sie begeistern

• Unterstützung der Projektleitung bei Planung, Koordination und Umsetzung eines CAPEX-Projekts (Neubau eines Gebäudes inkl. Installation einer Produktionsanlage)
• Organisation und Dokumentation von Projektmeetings sowie Pflege von Aufgaben- und Maßnahmenlisten
• Erstellung und Aktualisierung von Projektdokumenten, Statusberichten, Forecasts, Kostenübersichten und Präsentationen
• Koordination und Nachverfolgung von Change Requests, Change Orders sowie Freigabe- und Rechnungsworkflows
• Pflege und Aktualisierung von Projektinformationen und -dokumenten in PlanisWare und SharePoint
• Zusammenstellung und Weitergabe relevanter Projektunterlagen und Informationen an interne Schnittstellen, externe Planer und offizielle Behörden, wie die Örtliche Bauaufsicht
• Unterstützung bei der Aufbereitung von Kennzahlen und projektbezogenen Auswertungen

Ihr Profil, das uns überzeugt

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung im Projektumfeld, idealerweise in einem GMP-regulierten Umfeld
• Grundlegendes Verständnis von Projektmanagementprozessen und regulatorischen Anforderungen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und PowerPoint; Erfahrung mit Power BI von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, Organisationstalent sowie hohe Eigenmotivation und Kommunikationsstärke

Ihre Abteilung, in der Sie etwas bewirken

• Wir, die Project Management Office Vienna Abteilung, koordinieren Projekte abteilungsübergreifend von der Idee bis zum Abschluss mit einheitlicher Methodik, klarer Planung von Qualität, Zeit und Kosten sowie strukturiertem Reporting. Auch Lieferantenmanagement und Standortentwicklung gehören zu unserem Aufgabenbereich.
• Wir verantworten das lokale Projektportfolio, führen Lifecycle A/B-Projekte und entwickeln das Projektmanagement am Standort kontinuierlich weiter.

Mit uns auf Erfolgskurs – was wir Ihnen bieten

• Betriebsrestaurant & Essenszulage
• Fachliche & persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gesundheitsmaßnahmen
• Kostenloser Parkplatz und Öffi-Ticket
• Firmenveranstaltungen und Team-Events

Alle unsere attraktiven Benefits auf einen Blick: Benefits

Ihr KV-Mindestbruttogehalt (chemische Industrie) beträgt EUR 3.463,06 für 38 Wochenstunden (Vollzeit). Da wir bestrebt sind, Ihr Gehalt individuell an Ihr Profil und Ihre Qualifikationen anzupassen, besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

Es liegt uns im Blut

Wir leben Vielfalt und stehen als Arbeitgeber für Chancengleichheit! Unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexuelle Orientierung und Religion.

Haben Sie noch Fragen? Dann kontaktieren Sie Ihre Ansprechperson.

Stephanie Pistauer, BA MSc
Octapharma Pharmazeutika Produktionsges.m.b.H.
Oberlaaer Straße 235, 1100 Wien
T: [phone] - 1308

Octapharma ist eines der weltweit größten Unternehmen, das humane Proteine aus menschlichem Plasma und humanen Zelllinien entwickelt und herstellt. Mit mehr als 11.000 Mitarbeitenden unterstützen wir die Behandlung von Patientinnen und Patienten in 120 Ländern mit Produkten in drei therapeutischen Bereichen: Immuntherapie, Hämatologie und Intensivmedizin.
Mit sieben Forschungs- und Entwicklungsstandorten sowie fünf hochmodernen Produktionsstätten in Österreich, Frankreich, Deutschland und Schweden betreibt Octapharma zudem über 200 Plasmaspendezentren in Europa und den USA.
Seit vier Jahrzehnten engagieren wir uns für die kontinuierliche Verbesserung der Versorgung von Patientinnen und Patienten weltweit.