Project Assistant (w/m/d)

Hitachi Automotive Systems Americas, Inc.; Guntramsdorf; On-site; EUR 39,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Ladestationen für Elektrofi

Kostenfreie Parkmöglichkeiten

Mittagessen in Betriebskantine mit Ess

Jahreskarten-Zuschuss ÖV

Bike-Leasing-Angebot

Job summary

HITACHI ENERGY AUSTRIA AG in Guntramsdorf sucht eine administrative Unterstützung in Vollzeit. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, bereiten Unterlagen vor und unterstützen Führungskräfte sowie Fachbereiche im Tagesgeschäft.

Zu Ihren Aufgaben gehören KPI-Tracking, Reporting, Dokumentenmanagement und die Erstellung von Vorlagen zur effizienten Arbeitsabwicklung. Eine langfristige Perspektive und Weiterentwicklungsmöglichkeiten werden geboten.

Qualifications

• Erfahrung in Assistenz, Koordination oder Backoffice vorteilhaft.
• Hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Sehr gute Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen.
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Projekt- und Management-Support: Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting, Maßnahmen-Nachverfolgung.
• Abteilungsassistenz: Administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche.
• Backoffice-Management: Dokumentenmanagement, Termin- und Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben.
• Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen pflegen.
• Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Konzepte, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen.
• Unterstützung beim Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeitender.

Skills

Assistenz

Organisationstalent

Präsentationen

Dokumentationserstellung

Koordination

MS Office

Tools

MS Office

Job description

Location: Guntramsdorf, Lower Austria, Austria

Company Name: HITACHI ENERGY AUSTRIA AG

Profession (Job Category): Administration & Facilities

Job Schedule: Full time

Remote: No

Job Description

• Projekt- und Management-Support: Unterstützung bei projektübergreifenden Auswertungen, KPI-Tracking, Reporting sowie Nachverfolgung von Maßnahmen und Aktionsplänen
• Abteilungsassistenz: Organisatorische und administrative Unterstützung der Führungskräfte und Fachbereiche im Tagesgeschäft
• Backoffice-Management: Unterstützung bei administrativen Abläufen, Termin- und Dokumentenmanagement sowie Koordination abteilungsübergreifender Aufgaben
• Erstellung von Vorlagen und Dokumentationen: Entwicklung, Standardisierung und Pflege von Präsentations-, Reporting- und Dokumentationsvorlagen zur Unterstützung effizienter Arbeitsabläufe
• Erarbeitung von Unterlagen in Zusammenarbeit mit Fachabteilungen: Erstellung, Aufbereitung und Abstimmung von Konzepten, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen für interne und externe Stakeholder
• Unterstützung bei der Planung, Koordination und kontinuierlichen Optimierung des Einarbeitungsprozesses neuer Mitarbeitender zur Förderung einer erfolgreichen Integration ins Unternehmen
• Erstellung und Pflege von Onboarding- und Schulungsunterlagen: Entwicklung, Aktualisierung und Bereitstellung relevanter Dokumentationen, Leitfäden und Informationsmaterialien
• Kompetenz- und Weiterbildungsmanagement: Organisation, Nachverfolgung und Dokumentation von internen und externen Schulungsmaßnahmen sowie Unterstützung bei Qualifikations- und Zertifizierungsprogrammen
• Mitarbeiter- und Teamentwicklung: Unterstützung bei Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeiterbindung und Teamkultur sowie Organisation von Workshops und Teamevents
• Prozess- und Datenmanagement: Erstellung, Pflege und Analyse relevanter Kennzahlen sowie Unterstützung bei der Digitalisierung, Standardisierung und kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse
• Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Abläufen, insbesondere Datenmanagement sowie bei der laufenden Pflege von Unterlagen und Prozessen
• Unterstützung bei HR- und Recruiting-Aktivitäten: Koordination von Bewerbungsgesprächen, Vorbereitung von Unterlagen sowie Begleitung administrativer Personalprozesse

Das bringen Sie mit

• Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder Backoffice-Funktion von Vorteil
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung professioneller Präsentationen, Auswertungen und Dokumentationen
• Strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent
• Fähigkeit, Informationen aus verschiedenen Fachbereichen aufzubereiten und adressatengerecht darzustellen

Mehr über uns

Herausfordernde und abwechslungsreiche Rolle in einem international erfolgreichen Umfeld

Langfristige Perspektive mit attraktiven internen Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Benefits

• Kostenlose Ladestationen für Elektrofahrzeuge sowie kostenfreie Parkmöglichkeiten für Mitarbeitende
• Frisches Obst und ausgezeichnetes Mittagessen in der Betriebskantine mit einem täglichen Essenszuschuss von derzeit EUR 8 pro Arbeitstag
• Zuschuss zur Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel sowie attraktives Bike-Leasing-Angebot
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen, Teamevents und Betriebsausflüge
• Umfassende Sozialleistungen, beispielsweise Geburts- und Heiratszuwendungen

Das Mindestgrundgehalt gemäß Kollektivvertrag der Elektro- und Elektronikindustrie beträgt EUR 3.888,53 brutto pro Monat. Eine marktkonforme Überzahlung entsprechend Qualifikation und Berufserfahrung ist für uns selbstverständlich.

Accessibility and reasonable accommodation

Qualified individuals with a disability may request a reasonable accommodation if you are unable or limited in your ability to use or access the Hitachi Energy career site as a result of your disability. You may request reasonable accommodations by completing a general inquiry form on our website. Please include your contact information and specific details about your required accommodation to support you during the job application process. This is solely for job seekers with disabilities requiring accessibility assistance or an accommodation in the job application process. Messages left for other purposes will not receive a response.

Use of Al and automated tools in recruitment

As part of our recruitment process, Hitachi Energy uses digital and automated tools, including Al-supported solutions, to assist with activities such as application screening, job matching, and interview scheduling. These tools are designed to support our recruiters and do not replace human decision-making. Candidate data is processed in accordance with applicable data protection and employment laws as well as Hitachi's Global Data Privacy Notice.

Background Screening and Security Checks

As part of the hiring process, Hitachi Energy conducts pre-employment background checks that may include verification of employment history, education, criminal records, and other relevant information, in accordance with applicable laws. For certain roles—particularly those involving access to sensitive information, financial responsibilities, client data, regulated environments, or security-sensitive functions—additional or more comprehensive background or security screenings may be required. These may include, but are not limited to, enhanced criminal history checks, credit history reviews (where legally permissible), sanctions screening, or other due diligence measures aligned with the responsibilities of the position. The scope and depth of any background or security review will be determined based on the nature of the role and business necessity, and will always be conducted in compliance with applicable federal, state, and local laws. Candidates will be notified and, where required, asked to provide consent prior to the initiation of any such checks.

Hitachi brings together the world’s greatest minds to help breathe life into new possibilities – and drive innovation for a better future. That’s why we look for individuals who share our pioneering spirit, have imaginative ideas and are fearless when it comes to tackling the world’s biggest challenges. Our people love technology – and they love making a difference. They have a passion for finding new solutions and working with brilliant colleagues. Every day they dedicate themselves to a huge range of exciting projects, contributing to the Hitachi vision around the globe. From engineering new sustainability solutions that conserve water and energy to creating the infrastructure for the smart cities of tomorrow, there’s no challenge too great for our pioneers. And there’s no shortage of opportunities for you to make a difference. Come and experience the dynamic, collaborative and creative environments where your ideas are welcome and new discoveries are waiting. To help you grow to your full potential, we strive to support our employees in their career aspirations and promote the freedom to explore new horizons.

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