Project Assistant (m/w/d)

Doka; Wien; Vor Ort; EUR 28.000 - 34.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Großartige Teamgemeinschaft

Modernes, digitales Arbeitsumfeld

Starkes Team, das zusammenhält

Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy

Sicherer Arbeitsplatz im Konzern imFam

Zusammenfassung

umdasch Emax in Wien sucht eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit als Project Assistant (m/w/d). Sie agieren als zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und Partnern, um Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abzuwickeln.

Zu Ihren Aufgaben gehören Angebotskalkulation, Rechnungsprüfung, Nachtragsmanagement, monatliches Reporting und die Pflege von Lieferanten- und Gewerkedaten.

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder in der operativen Projektsteuerung.
• Digitale Affinität (Microsoft 365, ERP-Systeme wie AMS/BMD, Capmo).
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise und Organisationsstärke.
• Kommunikationsstärke – intern wie extern.

Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung.
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung.
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen.
• Nachtragsmanagement (Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung).
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse.
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten.
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365.

Kenntnisse

Projektmanagement

Kommunikationsfähigkeit

Digitale Affinität

Teamgeist

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Capmo

AMS/BMD

Jobbeschreibung

Wir sind umdasch Emax – ein Tochterunternehmen der umdasch The Store Makers.
Ein Innenausbauunternehmen für Retail, Gastro und Hospitality. Unser Anspruch: Projekteverlässlich, wirtschaftlich und in hoher Qualitätliefern – mit klaren Prozessen, starken Partnern und einem Baustellenteam, das zusammenhält.

Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung der kaufmännischen-operativen Steuerung unserer Projekte suchen wir an unserem Standort inWieneine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit als Project Assistant (m/w/d).

Deine Mission

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und unseren Partnern – und trägst im Rahmen deiner Tätigkeiten dazu bei, dass unsere Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abgewickelt werden. Du hältst das Team auf Kurs und stellst sicher, dass Prozesse, Zahlen und Informationen stimmen.

Deine Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen
• Nachtragsmanagement (Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung)
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365
• Kaufmännisches Grundverständnis (Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen, Controlling)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld,Projektmanagement oder in der operativen Projektsteuerung
• Digitale Affinität (Microsoft 365, ERP-Systeme wie AMS/BMD, Capmo)
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise & Organisationsstärke
• Kommunikationsstärke – intern wie extern
• Teamgeist, Genauigkeit & Freude an sauberem Prozessmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Nice-to-have: Erfahrung im Bau-/Innenausbauumfeld, Umgang mit Zahlungsplänen, PO-Prozessen oder AVA-Software

Zusätzliche Informationen

Was wir dir bieten

Freue dich auf eine großartige Teamgemeinschaft, spannende Projekte und eine Rolle, in der du maßgeblich die Zukunft unseres Unternehmens mitgestaltest, sowie auf:

• Relevanten Impact: Du hältst unsere Projekte wirtschaftlich auf Kurs.
• Modernes, digitales Arbeitsumfeld
• Starkes Team, das zusammenhält
• Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy
• Sicherer Arbeitsplatz im Konzern im Familieneigentum

Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 2.800,00 EUR.Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich.

Bei Fragen ist Isabella Steinmayr gerne für dich da: [phone].
Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unser Karriereportal.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.