Project Assistant (m/w/d)

umdasch Store Makers Management GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Fitness und Vital Programme

Mitarbeiterevents

Kinderbetreuung

Mittagsangebote

Gesundheitsförderung

Mitarbeitervergünstigung

Aus- und Weiterbildungen

Poolautos

Firmenrad

Zusammenfassung

umdasch Store Makers Management GmbH in Wien sucht eine/n Project Assistant (m/w/d) zur zentralen Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und Partnern. Sie steuern wirtschaftliche Abläufe, halten Prozesse und Zahlen sauber, termingerecht und transparent.

Sie arbeiten eng mit dem Team zusammen, koordinieren Meetings, Dokumentationen und Reportings, und sichern eine reibungslose Abwicklung über AMS, Capmo sowie Microsoft 365.

Qualifikationen

• Kaufmännisches Grundverständnis in Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen und Controlling.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld oder operativer Projektsteuerung.
• Digitale Affinität mit gängigen Tools (ERP, Capmo, SharePoint).

Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung.
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung.
• Purchase-Order-Management und Lieferantenkoordination.
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring und Unterstützung bei Kundenrechnungen.
• Nachtragsmanagement, Projekkoordination, Meetings, Protokolle und Dokumentation.
• Monatliches Reporting und Abweichungsanalyse.
• Sourcing & Pflege von Lieferanten- und Gewerkedaten.
• Digitale Prozesse in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365 sicherstellen.

Kenntnisse

Kaufmännisches Grundverständnis

Projektmanagement-Erfahrung

Digitale Affinität

Strukturierte Arbeitsweise

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Sehr gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

PO-/AVASA-Erfahrung

Tools

Microsoft 365

AMS/BMD

Capmo

Jobbeschreibung

Project Assistant (m/w/d)

Seidlgasse 32, 1030 Wien, Austria | Vollzeit

Unternehmensbeschreibung

Wir sind umdasch Emax - ein Tochterunternehmen der umdasch The Store Makers.
Ein Innenausbauunternehmen für Retail, Gastro und Hospitality. Unser Anspruch: Projekte verlässlich, wirtschaftlich und in hoher Qualität liefern - mit klaren Prozessen, starken Partnern und einem Baustellenteam, das zusammenhält.

Stellenbeschreibung

Für die Unterstützung der kaufmännischen-operativen Steuerung unserer Projekte suchen wir an unserem Standort in Wien eine strukturierte, kommunikative und digital affine Persönlichkeit als Project Assistant (m/w/d).

Deine Mission

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Projektleitung, Bauleitung, Finance und unseren Partnern - und trägst im Rahmen deiner Tätigkeiten dazu bei, dass unsere Projekte wirtschaftlich sauber, termingerecht und transparent abgewickelt werden. Du hältst das Team auf Kurs und stellst sicher, dass Prozesse, Zahlen und Informationen stimmen.

Deine Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Projektleitung
• Angebotseinholung und Kalkulationsvorbereitung
• Purchase-Order-Management & Lieferantenkoordination
• Rechnungsprüfung, Zahlungsplan-Monitoring & Unterstützung bei Kundenrechnungen
• Nachtragsmanagement (Dokumentation, Abstimmung, Nachverfolgung)
• Projektkoordination: Meetings, Protokolle, Dokumentation, Tool-Pflege
• Monatliches Reporting & Abweichungsanalyse
• Sourcing & Pflege von Lieferanten-/Gewerkedaten
• Sicherstellung digitaler Prozesstreue in AMS, Capmo, SharePoint & Microsoft 365

Qualifikationen

Was du mitbringen sollst

• Kaufmännisches Grundverständnis (Kalkulation, Einkauf, Rechnungswesen, Controlling)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Umfeld, Projektmanagement oder in der operativen Projektsteuerung
• Digitale Affinität (Microsoft 365, ERP-Systeme wie AMS/BMD, Capmo)
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise & Organisationsstärke
• Kommunikationsstärke - intern wie extern
• Teamgeist, Genauigkeit & Freude an sauberem Prozessmanagement
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Nice-to-have: Erfahrung im Bau-/Innenausbauumfeld, Umgang mit Zahlungsplänen, PO-Prozessen oder AVA-Software

Zusätzliche Informationen

Was wir dir bieten

Freue dich auf eine großartige Teamgemeinschaft, spannende Projekte und eine Rolle, in der du maßgeblich die Zukunft unseres Unternehmens mitgestaltest, sowie auf:

• Relevanten Impact: Du hältst unsere Projekte wirtschaftlich auf Kurs.
• Modernes, digitales Arbeitsumfeld
• Starkes Team, das zusammenhält
• Strukturierte Einarbeitung inkl. Buddy
• Sicherer Arbeitsplatz im Konzern im Familieneigentum

Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 3.000,00 EUR. Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich.

Neugierig geworden?

Bei Fragen ist Isabella Steinmayr gerne für dich da: [phone].

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Fitness und Vital Programme
• Mitarbeiterevents
• Kinderbetreuung
• Mittagsangebote
• Gesundheitsförderung
• Mitarbeitervergünstigung
• Aus- und Weiterbildungen
• Poolautos
• Firmenrad

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