Mitarbeiter*in Lehrveranstaltungsorganisation

think:impact - Dabei sein, wenn Denken zur Zukunft wird. An der WU Wirtschaftuniversität Wien finden Sie Jobs, um Ihr Potenzial zu entfalten.; Wien; On-site; EUR 27,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebsärztliche Betreuung

Sportangebote

Essenszuschuss

Mitarbeitenden-Rabatte

Job summary

Die Wirtschaftsuniversität Wien – WU Executive Academy – sucht Verstärkung für die flexible, mehrsprachige Studienadministration auf 32–40 Std./Woche. Ab 15.01.2027 befristet für 2 Jahre bieten sich Aufgaben in Büroorganisation, Veranstaltungsunterstützung und Schnittstellenmanagement in einem internationalen Umfeld.

Zu den Aufgaben gehören die proaktive Unterstützung der Programme, der Umgang mit MS 365, Moodle, Confluence, CRM und Studienverwaltungssystemen, sowie Priorisierung von Anfragen

Qualifications

• Erfahrung im administrativen Umfeld, idealerweise in Studienmanagement.
• Professioneller Auftritt in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.
• Eigeninitiative, Engagement und Teamfähigkeit sind gefragt.
• Organisatorisches Talent und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung und Freude an vielseitigen Aufgaben.
• Bereitschaft zu flexibel-organisierter Arbeitszeit und Abendevents.
• Technische Affinität mit MS Office und IT-Plattformen.

Responsibilities

• Programme im Studienmanagement administrieren und reibungslauflen Ablauf unterstützen.
• Mit IT-Tools wie MS 365, Moodle, Confluence, CRM arbeiten und Wissen erweitern.
• Schnittstelle zwischen internen/external Ansprechpartnern auf Deutsch/Englisch.
• Materialien recherchieren, bestellen und Bürobedarf koordinieren.
• Backoffice-Tätigkeiten: Meetingräume vorbereiten, Versand-/Druckaufträge
• Post- und Telefonstelle betreuen und Team unterstützen.

Skills

Organisationstalent

Sprachkompetenz Deutsch

Sprachkompetenz Englisch

Eigeninitiative

Teamgeist

Serviceorientierung

Technische Affinität

IT-Kenntnisse

Education

Abgeschlossene Ausbildung

Tools

MS Office

MS 365

Moodle

Confluence

CRM

Studienverwaltungssysteme

Job description

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so dieRahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist.

Die Wirtschaftsuniversität Wien (WU) zählt zu den führenden Hochschulen weltweit und bündelt in der WU Executive Academy (WU EA) ihr Programmportfolio im Bereich berufsbegleitende Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung. Wir suchen Verstärkung in derWU Executive Academy
32-40 Stunden/Woche
Ab 15.01.2027 befristet für die Dauer von 2 Jahren.

Sie bringen Organisationstalent und arbeiten gerne strukturiert? Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum reizt Sie – von Büroorganisation und Studienadministration bis hin zur Unterstützung bei Veranstaltungen?
In dieser vielseitigen Schnittstellenfunktion können Sie Ihre Begeisterung für Service und Organisation in einem internationalen Umfeld einbringen.

Was Sie erwartet

• Studienprogramme administrieren: Sie unterstützen proaktiv den reibungslosen Ablauf unserer Programme im Bereich Studienmanagement und Administration.
• Moodle & Co: Sie arbeiten mit State-of-the-Art IT-Tools wie MS 365, Moodle, Confluence, Studienverwaltungssystemen und CRM und erweitern kontinuierlich Ihre Kenntnisse.
• Kommunizieren: Sie agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen auf Deutsch und Englisch.
• Materialien recherchieren und bestellen: Sie übernehmen die Recherche und Bestellung von Lehrmaterialien, Büromaterial und Fachliteratur.
• Im Backoffice anpacken: Sie unterstützen als Teil des Teams dabei, sich um das Wohl der gesamten Organisation zu kümmern. Zum Tagesgeschäft gehören u.a. das Vorbereiten von Meetingräumen, die Abwicklung verschiedener Versand- und Druckaufträge und das Betreuen der zentralen Post- und Telefonstelle.

Was Sie mitbringen

• Erste Berufserfahrung: Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld gesammelt und möchten diese nun weiter ausbauen.
• Sprachkompetenz: Sie kommunizieren professionell und selbstbewusst auf Deutsch und Englisch – sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Eigeninitiative und Teamgeist: Sie packen gerne an, erkennen eigenständig, was zu tun ist und schätzen die Zusammenarbeit mit vielfältigen Persönlichkeiten.
• Organisationstalent: Sie strukturieren Ihre Aufgaben präzise und behalten den Überblick.
• Dienstleistungsorientierung: Ihre hohe Servicebereitschaft und Ihren Blick für die Bedürfnisse anderer bringen Sie gerne in einem starken Team ein.
• Flexibles Arbeiten: Sie mögen Routineaufgaben ebenso wie die Herausforderung spontaner Anfragen und können diese geschickt priorisieren. Gelegentliche Einsätze bei Abendevents sehen Sie als willkommene Abwechslung.
• Technische Affinität: Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und arbeiten gerne mit unterschiedlichen IT-Plattformen.
• Abgeschlossene Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung.

Was wir Ihnen bieten

• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campuslebenmit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.641,20 Euro brutto (bei Vollzeit). Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.