Managementassistent/in

tirol kliniken; Innsbruck; Vor Ort; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Klimaticket Tirol

Gemeinschaftstage

Pensionskasse

Mobilitätsangebote

Bildungsangebote

Gesundheitsangebote

Essens- und Sparhilfen

Zusammenfassung

Tirol Kliniken sucht eine Assistenz der Bereichsleitung im Technischen Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM). Die Position umfasst organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Partner_innen.

Sie arbeiten ganzjährig in Vollzeit am Standort TSZ/GM, Montag bis Freitag, und übernehmen Korrespondenz, Sitzungs- vor- und nachbereitung, sowie Protokollführung, Reiseplanung, Dokumentenmanagement und mehr.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS) und mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• MS-Office-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil.
• Technisches Verständnis.
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Korrespondenzführung und -vorbereitung.
• Sitzungsvor- und -nachbereitungen sowie Protokollführung.
• Vorbereitungen von Präsentationen und Vorlagen.
• Schnittstellenfunktion für die bereichsinternen Werkstätten sowie unternehmensinterne und externe Partner_innen.
• Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs.
• Management der Dokumentenablage, Datenpflege und Ablageprozesse in elektronischer sowie in Papierform.
• Organisation von Besprechungen einschließlich notwendiger Terminabstimmungen.
• Führung der Zeitwirtschaft und des Zeiterfassungssystems (SAP) für alle Beschäftigten des technischen Bereichs.
• Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Kommunikation mit internen und externen Stellen.
• Administration der Zutrittsausweise für externe Unternehmen.
• Ausbildung von kaufmännischen Auszubildenden.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Flexibilität

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS)

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Tirol Kliniken

Für das Technische Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM) wird eine Assistenz der Bereichsleitung gesucht. Die Position umfasst organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben im technischen Bereich sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen.

Assistent_in der Bereichsleitung Technisches Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM)

Ganzjährige Beschäftigung | Dienstort: Technisches Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM)

Beginn & Beschäftigungsausmaß

nach Vereinbarung | 100 % | Montag bis Freitagmittag

Tätigkeiten

• Korrespondenzführung und -vorbereitung
• Sitzungsvor- und -nachbereitungen sowie Protokollführung
• Vorbereitungen von Präsentationen und Vorlagen
• Schnittstellenfunktion für die bereichsinternen Werkstätten sowie unternehmensinterne und externe Partner_innen
• Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs
• Management der Dokumentenablage, Datenpflege und Ablageprozesse in elektronischer sowie in Papierform
• Organisation von Besprechungen einschließlich notwendiger Terminabstimmungen
• Führung der Zeitwirtschaft und des Zeiterfassungssystems (SAP) für alle Beschäftigten des technischen Bereichs (An-/Abwesenheiten, Korrekturen, Urlaube, Krankenstände, Überstunden)
• Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen
• Kommunikation mit internen und externen Stellen
• Administration der Zutrittsausweise für externe Unternehmen
• Ausbildung von kaufmännischen Auszubildenden

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS) und mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• MS-Office-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Technisches Verständnis
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Strukturierte und exakte Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen

Wir bieten

• Klimaticket Tirol
• Gemeinschaftstage
• Pensionskasse
• Angebote in den Bereichen Mobilität, Familie/Kinder, (Weiter-)Bildung, Arbeitszeit, Gesundheit, Wohnen, Essen und Sparhilfen

Hinweis zur Entlohnung

Das Mindestentgelt gilt für die gesetzliche Normalarbeitszeit (Brutto-Grundgehalt). Überstunden- sowie allfällige Zuschläge werden zusätzlich abgegolten.

Arbeitsort

Technisches Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM)