Assistenz der Bereichsleitung – Technik & Gebäudemanagement

tirol kliniken; Innsbruck; Vor Ort; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Klimaticket Tirol

Gemeinschaftstage

Pensionskasse

Mobilitätsangebote

Bildungsangebote

Gesundheitsangebote

Essens- und Sparhilfen

Zusammenfassung

Tirol Kliniken sucht eine Assistenz der Bereichsleitung im Technischen Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM). Die Position umfasst organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Partner_innen.

Sie arbeiten ganzjährig in Vollzeit am Standort TSZ/GM, Montag bis Freitag, und übernehmen Korrespondenz, Sitzungs- vor- und nachbereitung, sowie Protokollführung, Reiseplanung, Dokumentenmanagement und mehr.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS) und mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position.
• MS-Office-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse von Vorteil.
• Technisches Verständnis.
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität.
• Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten.
• Strukturierte und exakte Arbeitsweise.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Korrespondenzführung und -vorbereitung.
• Sitzungsvor- und -nachbereitungen sowie Protokollführung.
• Vorbereitungen von Präsentationen und Vorlagen.
• Schnittstellenfunktion für die bereichsinternen Werkstätten sowie unternehmensinterne und externe Partner_innen.
• Bearbeitung des gesamten Postein- und -ausgangs.
• Management der Dokumentenablage, Datenpflege und Ablageprozesse in elektronischer sowie in Papierform.
• Organisation von Besprechungen einschließlich notwendiger Terminabstimmungen.
• Führung der Zeitwirtschaft und des Zeiterfassungssystems (SAP) für alle Beschäftigten des technischen Bereichs.
• Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen.
• Kommunikation mit internen und externen Stellen.
• Administration der Zutrittsausweise für externe Unternehmen.
• Ausbildung von kaufmännischen Auszubildenden.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Flexibilität

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten

Diskretion

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAS)

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Tirol Kliniken sucht eine Assistenz der Bereichsleitung im Technischen Servicezentrum und Gebäudemanagement (TSZ/GM). Die Position umfasst organisatorische, administrative und koordinierende Aufgaben sowie die Zusammenarbeit mit internen und externen Partner_innen.

Sie arbeiten ganzjährig in Vollzeit am Standort TSZ/GM, Montag bis Freitag, und übernehmen Korrespondenz, Sitzungs- vor- und nachbereitung, sowie Protokollführung, Reiseplanung, Dokumentenmanagement und mehr.