Kaufmann/-frau - Büromanagement

UNIVERSITÄT für BODENKULTUR WIEN; Wien; On-site; EUR 21,000 - 25,000; Part time

Benefits offered by this job

Parkplatz/Arbeitsplatz im Grünen

Flexible Arbeitszeitregelung

Fortbildungsangebot

Job summary

Universität für Bodenkultur Wien sucht eine engagierte Assistenz im Forschungsservice mit 30 Wochenstunden in Wien. Sie unterstützen das Leitungsteam, erledigen allgemeine Bürotätigkeiten, Protokolle und Berichte, pflegen das Wissensmanagementsystem und koordinieren Termine sowie Veranstaltungen.

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie IT-Kenntnisse sind erforderlich. Es erwartet Sie ein moderner Arbeitsplatz, flexible Gleitzeit, Entwicklungsmöglichkeiten und Sozialleistungen der Uni.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung, idealerweise HAK/HTL-Matura oder vergleichbarer Abschluss.
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Office Management von Vorteil.
• Organisationstalent, gutes Zeitmanagement und Teamfähigkeit.
• Strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Allgemeine Assistenz des Forschungsservice-Leitungsteams.
• Allgemeine Bürotätigkeiten: Telefonate, Post, Ablage, Stundenlisten, Rechnungen.
• Erstellung/Aktualisierung von Protokollen, Berichten und Präsentationen.
• Wartung der Webseite und des internen Wissensmanagementsystems.
• Planung/Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

Zeitmanagement

Teamfähigkeit

IT-Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

HAK-/HTL-Matura oder vergleichbarer Abschluss

Tools

MS Office

SAP

CMS

Mindmanager

Job description

Referenznummer 192

Beschäftigungsausmaß: 30 Wochenstunden

Dauer des Dienstverhältnisses: ab 01.12.2026 - unbefristet

Einstufung gem. Univ.-KV, Verwendungsgruppe: IIIa

Bruttomonatsgehalt: mind.: € 2.069,40 (14 × jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende Sozialleistungen)

Die BOKU University steht seit fast 150 Jahren für Forschung, Lehre und Nachhaltigkeit und zählt zu den führenden Universitäten Europas in diesem Bereich. Unsere Mission ist die Bewahrung, Entwicklung und der Schutz von Lebensraum und Lebensqualität, das Management natürlicher Ressourcen sowie die Sicherung von Ernährung und Gesundheit. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft!

Aufgaben

Administrative Tätigkeiten

• Allgemeine Assistenz des Forschungsservice-Leitungsteams
• Allgemeine Bürotätigkeiten: Entgegennahme von Telefonaten, Bearbeitung der eingehenden Post, Ablage, Stundenlisten, Bearbeitung von Rechnungen, etc.
• Erstellung und Aktualisierung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
• Wartung der Webseite und des internen Wissensmanagementsystems

Organisations- und Koordinationsaufgaben

• Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Meetings
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung und Dokumentation
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Klausuren und internen Events
• Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Partner*innen

Serviceorientierung

• Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroablaufs, u. a. Verwaltung von IT-Hardware, Büromaterialien und Büroinfrastruktur
• Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Anliegen
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Erkennen von Verbesserungspotenzial und eigenständige Umsetzung im Büroalltag

Erwünschte Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise HAK- oder HTL-Matura bzw. vergleichbarer Schulabschluss oder vergleichbarer Lehrabschluss
• Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder vergleichbaren Tätigkeiten von Vorteil
• Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe
• Strukturierte Arbeitsweise mit guten Zeitmanagement
• Engagement, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit, offene Kommunikation und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
• Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, SAP, CMS); Kenntnisse in Mindmanager sind von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
• Einen Arbeitsplatz an einem der schönsten Parks Wiens
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit einer attraktiven Gleitzeitregelung
• Ein vielseitiges Fortbildungsangebot, betriebliche Gesundheitsförderung
• Die Chance, Teil einer der besten Nachhaltigkeitsuniversitäten Europas zu sein

Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.

Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.

Erscheinungstermin: 12.10.2026

Bewerbungsfrist: 26.10.2026

www.boku.ac.at