International Support Officer (m/w/d)

OeAD-GmbH – Agentur für Bildung und Internationalisierung; Wien; Vor Ort; EUR 35.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

Flexible Arbeitszeiten

Weiterbildungsmöglichkeiten

Jobticket

Gesundheitsförderung

Zusammenfassung

Die OeAD-GmbH – Agentur für Bildung und Internationalisierung sucht in Wien eine engagierte Kraft für die Abteilung Internationale Hochschulkooperation (IHK). Sie unterstützen die Abteilung in DE/EN, erstellen Unterlagen und pflegen Webseiten.

Aufgaben umfassen Korrespondenz in DE/EN, Veranstaltungsorganisation, Reisemanagement, Protokollführung und Datenbankpflege. Anforderungen: Hochschulabschluss, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1), MS-Office-Kompetenz.

Qualifikationen

• Abschluss oder Matura mit Berufserfahrung oder Studienerfahrung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1).
• Sorgfalt, Genauigkeit und strukturiertes Arbeiten sind wichtig.

Aufgaben

• Unterlagen, Präsentationen und Informationen in DE/EN erstellen.
• Mündliche und schriftliche Korrespondenz DE/EN führen.
• Veranstaltungen organisieren (Location, Catering) und Ansprechpartner für Veranstaltungstechnik.
• Webseiten der Abteilung pflegen und Datenbankeinträge verwalten.
• Protokolle führen (DE/EN) und Reisemanagement unterstützen.
• Termine vorbereiten und Koordination mit Fachabteilungen.
• Datenanalysen, Berichte und Statistiken erstellen.

Kenntnisse

Deutsch C1

Englisch C1

MS Office

Projektkoordination

Ausbildung

Hochschulabschluss

Tools

MS Teams

Zoom

Jobbeschreibung

Sie möchten in einem zukunftsorientierten Unternehmen arbeiten? Sie begeistern sich für Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur? Erasmus+, Digitalisierung, Stipendienprogramme, Kultur- und Wissenschaftsvermittlung und Bildungskooperation klingen für Sie spannend? Dann sind Sie bei uns richtig!

Wir sind der OeAD, Österreichs Agentur für Bildung und Internationalisierung. Mit über 404 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beraten, fördern und vernetzen wir Menschen und Institutionen in Österreich, Europa und internationalen Schwerpunktländern.

Die Abteilung Internationale Hochschulkooperation (IHK) ist im OeAD für die Abwicklung von EU- und national finanzierten Stipendien- und Förderprogrammen im Hochschulbereich zuständig. Neben Einzelmobilitäten – Incoming und Outgoing – werden auch europäische und weltweit ausgerichtete Kooperationsprojekte gefördert. Informations- und Beratungsaktivitäten, die Positionierung des österreichischen Hochschulstandorts weltweit, die Bewertung ausländischer Hochschulabschlüsse für den Arbeitsmarkt, sowie weitere Initiativen ergänzen das Portfolio der Abteilung.

Das erwartet Sie

• Sie unterstützen die Agenden der Abteilung mit Engagement und Eigeninitiative, sind mit dem Aufgabenportfolio der Abteilung vertraut und erstellen Unterlagen, Präsentationen und Informationen in deutscher und englischer Sprache.
• Sie führen eigenständig mündliche und schriftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Sie unterstützen die Organisation von Veranstaltungen (Location, Catering), sind Ansprechperson für die Veranstaltungstechnik und übernehmen das Erstellen von Material.
• Sie pflegen eigenständig Webseiten der Abteilung.
• Sie administrieren Accounts und Lizenzen der Abteilung.
• Die Organisation von Sitzungen sowie die Protokollführung (DE, EN) zählen ebenfalls zu Ihren Aufgaben.
• Sie übernehmen in Teilbereichen das Reisemanagement.
• Sie bereiten Unterlagen für Termine in Kooperation mit Fachabteilungen auf.
• Darüber hinaus sind Sie für die Abwicklung kleinerer Projekte sowie die Eingabe, Aktualisierung und Kontrolle von Datenbankeinträgen verantwortlich.
• Außerdem erstellen Sie Statistiken und Tabellen und kümmern sich um zusätzliche Aufgaben im Front und Back Office.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über einen Hochschulabschluss oder Matura mit beruflicher Erfahrung bzw. Studienerfahrung.
• Einschlägige Berufserfahrung ist von Vorteil.
• Sie haben Kenntnisse des österreichischen Hochschulsystems und arbeiten gerne in einem internationalen Umfeld.
• Sie arbeiten gerne mit innovativen Anwendungen, auch unter Nutzung von KI. Ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse sowie Erfahrung mit digitaler Kommunikation (MS Teams, Zoom etc.) ergänzen Ihr Portfolio.
• Sorgfalt, Genauigkeit und strukturiertes Arbeiten, vor allem bei Tabellen und Zahlen, ist Ihnen besonders wichtig.
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- (Level C1, GER) und Englischkenntnisse (Level C1, GER).
• Sie arbeiten selbstständig und organisiert und sind dabei mitdenkend, flexibel, einsatzfreudig und engagiert.
• Sie können Zusammenhänge sowohl schriftlich als auch mündlich klar verständlich zusammenfassen.
• Sie sind verlässlich, teamfähig und serviceorientiert, und Sie arbeiten proaktiv und mitdenkend.
• Sie haben ausgezeichnete Umgangsformen und auf freundliches, gepflegtes Auftreten legen Sie besonderen Wert.

Das bieten wir Ihnen

• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit im Ausmaß einer Vollzeitbeschäftigung und mit einem Gehalt ab 3.463,80 Euro brutto/Monat (Überzahlung je nach einschlägiger Berufserfahrung).
• Ein Arbeitsbeginn ist ab sofort möglich.
• Nach einer Einarbeitungszeit wird ein unbefristetes Dienstverhältnis angestrebt.
• Durch unser Gleitzeitsystem sowie die Möglichkeit zum Homeoffice wird Ihnen ein flexibles Arbeiten ermöglicht.
• Laufende interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Ihre Entwicklung im OeAD.
• Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung können Sie diverse Angebote nutzen (z.B. Yoga, Rückentraining, Gesundheitsvorträge, frisches Obst).
• Nach der Einarbeitungszeit können Sie das Jobticket beantragen.
• Das Büro befindet sich in zentraler Lage in Wien und ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Vielfalt, Inklusion und Chancengerechtigkeit sind uns besonders wichtig. Wenn Sie diese Werte mit uns teilen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!