Referent*in

Johannes Kepler Universität Linz; Linz; Vor Ort; EUR 31.000 - 37.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Stabile Arbeitgeberin

Campus Verkehrsanbindung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Bezahlte Mittagspause

Bio Mensa

USI-Sportangebote

Mitarbeiter-Events

Zusammenfassung

Johannes Kepler Universität Linz sucht eine Referent*in für die Stellenplanung im Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden (unbefristete Einstellung). Die Rolle umfasst die Erstellung und Verwaltung von Aktenvermerken sowie die Abstimmung mit internen Organisationseinheiten.

Erfahrung in qualifizierter Sachbearbeitung oder Office Management, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie sehr gute Deutschkenntnisse (C1) sind Voraussetzung; SAP-Kenntnisse sind vorteilhaft.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW, HBLA oder vergleichbare Qualifikation).
• Mehrjährige Berufserfahrung in qualifizierter Sachbearbeitung oder Office Management, idealerweise im öffentlichen Bereich oder an einer Universität.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, SAP-Kenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Vorbereitung von Aktenvermerken auf Basis des Stellenplans/ Personalkostenplanung sowie Zusammenstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen.
• Abstimmung und Informationsaustausch mit internen Organisationseinheiten.
• Erstellung und Ausarbeitung von Aktenvermerken unter Berücksichtigung geltender Richtlinien und Prozesse.
• Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, Einholung von Freigaben sowie Dokumentation des Prozesses.
• Strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung sowie vollständige Dokumentation aller Unterlagen.
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und Unterstützung der Abteilungsleitung im Tagesgeschäft.

Kenntnisse

MS Office

Deutsch C1

Englisch B2

SAP Kenntnisse

Teamfähigkeit

Organisation

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung (Maturaniveau)

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Die Welt ändert sich immer rascher. An der Johannes Kepler Universität Linz arbeiten wir täglich an den Technologien und Ideen von morgen. Und zugleich bereiten wir rund 27.000 junge Menschen auf die Anforderungen des modernen Arbeitsmarkts vor. Kurz: Wir sind Oberösterreichs größte Bildungs- und Forschungseinrichtung. Interesse, an Österreichs wohl schönster Campusuniversität die Zukunft mitzugestalten? Wir suchen eine*n:

Referent*in Stellenplanung im Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden (unbefristete Einstellung)

Organisationseinheit:

Personalcontrolling und Personalabrechnung

Eintrittsdatum:

ehestmöglich

Anzeigennummer:

Wir suchen Verstärkung im Bereich Personal in der Stellenplanung. In Ihrer zukünftigen Position erstellen und verwalten Sie Aktenvermerke, recherchieren die relevanten Unterlagen und monitoren den gesamten Bearbeitungs-, Freigabe- und Ablageprozess.

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung von Aktenvermerken auf Basis des Stellenplans/ der Personalkostenplanung sowie Zusammenstellung und Prüfung der erforderlichen Unterlagen und Informationen
• Abstimmung und Informationsausstausch mit internen Organisationseinheiten
• Erstellung und Ausarbeitung von Aktenvermerken unter Berücksichtigung der geltenden Richtlinien, Vorgaben und internen Prozesse
• Nachverfolgung des Bearbeitungsstatus, Einholung erforderlicher Freigaben sowie Dokumentation des Bearbeitungsprozesses
• Strukturierte Verwaltung, Ablage und Archivierung sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation aller Unterlagen
• Mitwirkung bei der laufenden Optimierung der administrativen Abläufe und Unterstützung der Abteilungsleitung und Kolleg*innen im Tagesgeschäft
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW, HBLA oder vergleichbare Qualifikation)
• Mehrjährige Berufserfahrung in der qualifizierten Sachbearbeitung oder im Office Management, idealerweise im öffentlichen Bereich oder an einer Universität
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie hohe Serviceorientierung
• Selbstständige, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse (mindestens B2)

Unser Angebot:

• Auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung (40 Wochenstunden) und bei mindestens 3 Jahren anrechenbaren Vordienstzeiten beträgt das monatliche Mindestgehalt € 3.053,80 brutto (14 x pro Jahr, KV-Einstufung IIIa, Regelstufe 1)
• Stabile Arbeitgeberin
• Attraktiver Campus mit guter Verkehrsanbindung
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Bezahlte Mittagspause
• Breites kulinarisches Angebot/Gesundes Essen (Bio Mensa)
• Sport und Bewegung (USI)
• Mitarbeiter*innenevents

Ende Bewerbungsfrist:

Menschen mit Beeinträchtigung, welche zum "Kreis der begünstigt Behinderten" gehören, werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt.