Executive Assistant (w/m/d)

EY; Wien; Hybrid; EUR 28,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice möglich

Flexible Arbeitszeiten

Mobilität: ÖV-Kosten übernommen

KI-gestützte Arbeitsprozesse (Copilot)

Job summary

EY Österreich sucht eine engagierte Assistenz im Backoffice am Standort Wien. In dieser Rolle unterstützen Sie Partner:innen und Teams bei administrativen Aufgaben, koordinieren Termine, Reisen und Spesenabrechnungen und bearbeiten interne Kundenprojekte mithilfe SAP-basierten Tools.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Office-Management mit und arbeiten gerne mit KI-gestützten Arbeitsweisen.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung, idealerweise HAK/HLW.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Office-Umfeld.
• Interesse an KI-gestützten Tools und Digitalisierung.

Responsibilities

• Unterstützung von Partnern und Teams bei administrativen Aufgaben.
• Planung/Koordination von Terminen, Meetings, Reisen; Spesenabrechnungen.
• Bearbeitung interner Kundenprojekte mit SAP-basierten Tools.
• Erstellung/Aufbereitung von Berichten und Unterlagen.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen durch neue Tools.

Skills

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse C1

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW)

Tools

SAP

Job description

Wien | Vollzeit | ab sofort | Core Business Services

Dein Team & Umfeld

Unser Assistenzteam übernimmt eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von Partner:innen und Fachbereichen. Gemeinsam gestalten sie effiziente Abläufe, fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und tragen zu einer zukunftsorientierten Ausrichtung des Backoffice-Bereichs bei.

Unser modernes Office im IZD-Tower mit Blick auf die Donau bietet Raum für Produktivität, kreative Pausen in der EY-Lounge und echten Teamspirit.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Unterstützung von Partner:innen und Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Reisen sowie Abwicklung von Spesenabrechnungen
• Abwicklung interner Kund:innenprojekte von der Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung unter Nutzung SAP-basierter Tools
• Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und Unterlagen für interne Projekte und Reportings
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen durch die Einführung moderner Tools, Automatisierungen und KI-gestützter Arbeitsweisen

Fähigkeiten für deinen Erfolg

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW)
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, Office Management oder administrativen Projektumfeld
• Sicherer Umgang mit KI-gestützten Tools beziehungsweise Interesse daran, neue Technologien im Arbeitsalltag aktiv einzusetzen
• Strukturierte Arbeitsweise, Kommunikationsgeschick und Freude an der Übernahme von Verantwortung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)
• Erfahrung in einem internationalen oder beratungsnahen Unternehmensumfeld

Das bieten wir dir

• Flexibilität im Alltag: Homeoffice, Workation, Sabbatical sowie flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen eine individuelle Gestaltung deines Arbeitsalltags.
• Mobilität: Übernahme der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel sowie zusätzliche Angebote wie Bike-Leasing erleichtern deinen Weg ins Office.
• Gelebte Feedbackkultur: Regelmäßige Feedbackgespräche, klare Entwicklungsziele und transparente Leistungsbeurteilung begleiten deinen Karriereweg bei EY.
• Weiterentwicklung: Vielfältige Trainings, Coachings und Lernangebote unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Jede Stunde zählt: Bei uns startest du ohne All-In-Vertrag. Das heißt: Überstunden werden erfasst und fair ausgeglichen.
• Empowered by AI: Mit einer persönlichen Microsoft Copilot-Lizenz für alle Mitarbeitenden, KI-gestützten Arbeitsprozessen in den Microsoft-365-Anwendungen und einem breiten Trainingsangebot fördern wir zukunftsorientiertes Arbeiten von Beginn an.
• Wellbeing: Angebote wie kostenfreie psychologische Beratung, Coaching-Möglichkeiten sowie Initiativen zur mentalen Unterstützung stärken dein persönliches Wohlbefinden.
• Sport & Ausgleich: Vergünstigtes myClubs Abo mit Zugang zu vielfältigen Sport- und Freizeitangeboten fördern den Ausgleich im Alltag.
• „Bring a Friend“: Das eigene Netzwerk lohnt sich – Empfehlungen werden mit einer Prämie honoriert.

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt liegt bei € 2.712,15 (ohne All-In-Vertrag). Das tatsächliche Gehalt hängt von deiner Berufserfahrung und Qualifikation ab.

Dein Bewerbungsprozess

• Erstes telefonisches Gespräch mit dem Recruiting-Team (ca. 5-10 Minuten)
• Fachliches Gespräch mit dem jeweiligen Team
• Je nach Position kann ein weiteres Gespräch oder eine Case Study folgen

Nach jedem Schritt erfolgt zeitnah Feedback. Abhängig von der Position kann der Prozess variieren.

Deine Ansprechperson: Julian Hartl [e-mail] (Recruiting)

EY zählt zu den weltweit führenden Unternehmen in der Prüfung und Beratung. In Österreich sind wir an fünf Standorten vertreten und bieten ein breites Spektrum an Leistungen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung sowie Steuer-, Rechts- und Unternehmensberatung. Vielfalt ist ein zentraler Bestandteil unserer Kultur. Mit Initiativen wie Inclusiveness@EY fördern wir Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung oder Religion. Weltweit sind wir Teil eines Netzwerks von über 400.000 Expert:innen in mehr als 150 Ländern – vereint durch unseren gemeinsamen Anspruch: Shape the future with confidence. Weitere Informationen zu deiner Karriere bei EY erhältst du auf unserer Karriere-Website .