Executive Assistant CEO (m/w)

MACHBAU GmbH; Lienz; Vor Ort; EUR 58.000 - 69.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Firmenwagen BMW iX2 oder gleichwertig

Zusatzversicherungen

Betriebliche Altersvorsorge

Aus- und Weiterbildung

Zusammenfassung

MACHBAU GmbH in Lienz sucht eine Executive Assistant der Geschäftsführung, die als rechte Hand des CEO agiert und Termine, Reisen und administrative Abläufe eigenständig steuert.

Sie planen Kalender, tracken Ziele, erstellen Spesenabrechnungen, kommunizieren mit Steuerberatern und Partnern, und arbeiten verantwortungsvoll mit Verschwiegenheit.

Es erwartet Sie ein All-in-Gehaltspaket, Firmenwagen, Weiterbildungen und ein on-site Arbeitsmodell in Osttirol.

Qualifikationen

• MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich und der sichere Umgang mit KI wird erwartet.
• Führerschein Klasse B ist notwendig.
• Reisebereitschaft innerhalb Österreichs ist gegeben.

Aufgaben

• Kalender- & Terminmanagement für den CEO inkl. Reisekostenabrechnung.
• Ziel- und Deadlinetracking, Dokumentation von Entscheidungen und offenen Punkten.
• Spesenverwaltung, Post- und E-Mail-Bearbeitung; Schnittstelle zu Steuerberatern und externen Partnern.
• Private Angelegenheiten organisieren, Vertraulichkeit wahren und die Geschäftsführung proaktiv entlasten.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

KI

Führerschein Klasse B

Reisebereitschaft

Deutsch B2

Englisch B1

Jobbeschreibung

ÜBER UNS
Wir sind ein junges, stark wachsendes Bauunternehmen mit einer klaren Vision. Wir suchen keine Menschen für einen klassischen 9-to-5-Job. Wir suchen Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen, Vollgas geben, täglich wachsen und gemeinsam mit einem starken Team die Zukunft der Bauwirtschaft gestalten möchten.

EXECUTIVE ASSISTANT CEO (M/W)

Standort: Lienz (Raum Osttirol) | Vollzeit All-in | Start: Ab Sofort

DEINE AUFGABEN

Du bist die rechte Hand des CEO. Du organisierst, antizipierst, filterst - und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann. Dabei bist Du keine reine Schreibkraft, sondern eine eigenverantwortliche Organisationszentrale.

Kalender- & Terminmanagement

• Du planst, koordinierst und verfolgst alle Termine des CEO
• Du priorisierst Meetings und bereitest Unterlagen vor
• Du buchst Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Ziel- und Deadline-Tracking

• Du überwachst Ziele, Fristen und Meilensteine
• Du greifst bei drohenden Verzögerungen aktiv ein
• Du dokumentierst Entscheidungen und offene Punkte

Spesenverwaltung & administrative Aufgaben

• Du erstellst die monatliche Spesenabrechnung
• Du bearbeitest Post, E-Mails und Anfragen des CEO
• Du bist die Schnittstelle zu Steuerberater, Rechtsanwalt und externen Partnern

Private Angelegenheiten & Sonstiges

• Du organisierst private Termine, Reservierungen und Besorgungen
• Du gehst vertraulich mit persönlichen und geschäftlichen Informationen um
• Du entlastest die Geschäftsführung proaktiv in allen anfallenden Aufgaben

WAS DU MITBRINGST

• Du verfügst über mehrjährige Erfahrung als Assistenz, im Office-Management oder in vergleichbarer Rolle
• Du hast hervorragende MS-Office-Kenntnisse und arbeitest sicher mit KI
• Du verfügst über digitale Affinität sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick, setzt selbständig Prioritäten und denkst unternehmerisch
• Du besitzt souveränes Auftreten, klare Kommunikation sowie hohe Diskretion und Loyalität
• Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie Führerschein Klasse B und Reisebereitschaft innerhalb Österreichs

WIR SUCHEN KEINE PERFEKTION, SONDERN ECHTE MOTIVATION UND TATENDRANG!

WAS WIR BIETEN

• Eigenes Firmenfahrzeug
  BMW iX2 oder gleichwertiges Fahrzeug zur privaten Nutzung
• Umzugsunterstützung
  Umzugsprämie einmalig EUR 1.500 + Miete der ersten 3 Monate übernimmt MACHBAU
• Gruppenunfallversicherung
  Ab dem ersten Arbeitstag vollständig versichert
• Betriebliche Vorsorge
  Ab 1 Jahr Betriebszugehörigkeit - wir investieren in Deine Zukunft
• Weiterbildung
  Aktive Unterstützung von Kursen, Seminaren und Fachliteratur - wir wachsen gemeinsam
• Direkter Draht zur Geschäftsführung
  Keine langen Hierarchien, kurze Wege, schnelle Entscheidungen

Gehalt

Überdurchschnittliches Gehalt
EUR 5.576,98 brutto (EUR 3.500 netto)

Überstunden

Es handelt sich um ein All-In-Gehalt, in dem anfallende Überstunden bereits enthalten sind.

WEN WIR SUCHEN - OFFEN GESAGT
Wir suchen keine Ja-Sager. Wir suchen jemanden, der proaktiv denkt, Probleme erkennt, bevor sie entstehen, und den Mut hat, auch unbequeme Dinge anzusprechen. Jemanden, der mit einem wachsenden Unternehmen wächst - und das als Chance begreift, nicht als Belastung. Bewirb dich nicht bei uns, wenn du nicht erfolgreich sein möchtest!

Die bisherige Mitarbeiterin, die diese Rolle seit Oktober 2025 mit außergewöhnlichem Einsatz ausgefüllt hat, verlässt uns aus gesundheitlichen Gründen. Wir sind ihr außerordentlich dankbar - und setzen dieselbe Messlatte für ihre Nachfolge an.

#MACHma

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 5.576,98 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Lienz

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung, Sachbearbeitung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: MACHBAU GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen

Standorte: Lienz

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden
• Reisebereitschaft

Dienstort

• Lienz

Erforderliche Kenntnisse

• MS-Office-Kenntnisse
• KI
• Führerschein Klasse B

Erforderliche Sprachen

• Deutsch B2
• Englisch B1

Benefits

• Firmenwagen
  BMW iX2 oder gleichwertiges Fahrzeug zur privaten Nutzung
• Zusatzversicherungen
  Gruppenunfallversicherung Ab dem ersten Arbeitstag vollständig versichert
• Betriebliche Altersvorsorge
  Ab 1 Jahr Betriebszugehörigkeit - wir investieren in Deine Zukunft
• Aus- und Weiterbildung

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Foto
• Zeugnisse