Empfangsmitarbeiter:in Vollzeit Teilzeit

Greenpeace in Zentral- und Osteuropa; Wien; Vor Ort; EUR 29.000 - 35.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

MaVie-Programm (psychosoziale Beratung

Öffi-Zuschuss

Essensbons

Breather Days

Team Events

Zusammenfassung

Greenpeace in Zentral- und Osteuropa sucht am Standort Wien eine kommunikative und gut organisierte Empfangsperson. Du bist zentrale Anlaufstelle für Unterstützer:innen, Öffentlichkeit und interne Teams und sorgst dafür, dass Anfragen schnell und professionell bearbeitet werden.

Zu deinen Aufgaben gehören Empfangsorganisation, Weiterleitung von Anfragen, Bearbeitung von E-Mails und Post, Rechnungsprüfung, Spender:innenbindung und Unterstützung des Büroablaufs.

Qualifikationen

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch, schriftlich und mündlich.
• Gewissenhafter Umgang mit Rechnungen und Grundkenntnisse Buchhaltung.
• Bereitschaft, sich in Umwelt-Themen rasch einzuarbeiten.
• Berufserfahrung im Empfang oder in der Administration.
• Fähigkeit, komplexe Themen einfach und überzeugend zu vermitteln, sicherer Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen.

Aufgaben

• Empfangsorganisation und Koordination aller damit verbundenen Aufgaben.
• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonaten, E-Mails und Post.
• Weiterleitung von Anfragen an interne oder externe Stellen.
• Verfassen und Bearbeiten von Antwortschreiben für Unterstützer:innen.
• Unterstützung des täglichen Büroablaufs und Sicherstellung reibungsloser Prozesse.
• Fristgerechter Versand des Postverkehrs und Verwaltung von Rechnungen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Verlässlichkeit

Flexibilität

Diskretion

Tools

CRM-Systeme

Google Workspace

MS Office

Jobbeschreibung

Für eine Umweltschutzorganisation in Wien wird eine kommunikative und gut organisierte Person für den Empfang gesucht. In dieser Rolle bist du zentrale Anlaufstelle für Unterstützer:innen, die Öffentlichkeit und interne Teams und trägst dazu bei, dass Anliegen schnell und professionell bearbeitet werden.

Deine Aufgaben

• Organisation und Betreuung des Empfangs sowie Koordination aller damit verbundenen Aufgaben
• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Telefonate, E-Mails und Post
• Weiterleitung von Anfragen an zuständige interne oder externe Stellen
• Verfassen und Bearbeiten von Antwortschreiben für Unterstützer:innen und externe Kontakte
• Unterstützung des täglichen Büroablaufs und Sicherstellung reibungsloser Prozesse
• Fristgerechter und korrekter Versand des Postverkehrs
• Koordination und Durchführung von Maßnahmen zur Spender:innenbindung (z. B. Versand von Geburtstagskarten oder Informationsmaterial)
• Führung der Hand- und Portokassa inkl. Barauslagen, Erstkontrolle und Screening von Einreichungen
• Prüfung, Bearbeitung und Vorbereitung von Eingangsrechnungen zur ordnungsgemäßen Weiterverarbeitung

Dein Profil

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, mündlich und schriftlich, auch bei kritischen Anliegen
• Gewissenhafter Umgang mit Rechnungen und grundlegendes Buchhaltungsverständnis
• Grundkenntnisse zu Umweltthemen oder Bereitschaft zur raschen Einarbeitung
• Berufserfahrung im Bereich Empfang oder Administration
• Fähigkeit, komplexe Themen einfach und überzeugend zu vermitteln, sicherer Umgang mit verschiedenen Kommunikationskanälen
• Kenntnisse in CRM-Systemen und Google-Programmen
• Eigenverantwortliche und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sorgfalt und Verantwortung im Umgang mit sensiblen Daten
• Flexibilität und Selbstständigkeit bei wechselnden Anforderungen
• Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Idealerweise Verfügbarkeit ab 01.09.2026

Das bietet die Position

• Zugang zum MaVie-Programm (psychosoziale Beratung & Coaching, beruflich und privat)
• Öffi-Zuschuss
• Essensbons
• Flexibel nutzbare freie Tage ('Breather Days')
• Team Events

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 30-35 Stunden pro Woche
• Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
• Arbeitsort: Wien, hybrides Arbeiten möglich
• Idealer Beginn: 01. September 2026

Gehalt

Das Mindestbruttogehalt bei 40 Wochenstunden liegt bei EUR 2.849,72 pro Monat, bei Teilzeit entsprechend aliquot.