Coordinator, Global Mobility (m/w/d)

Hiebler und Partner Personal- und Projektmanagement GmbH; Graz; Hybrid; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice-Möglichkeiten

Flexible Arbeitszeiten

Gesundheitsförderung

Job summary

Hiebler und Partner Personal- und Projektmanagement GmbH sucht eine engagierte kaufmännische Assistenz im Bereich Global Mobility in Graz. Sie unterstützen internationale Mitarbeitereinsätze, bereiten Visa-Unterlagen vor und erstellen Reisehandbücher.

Zu Ihren Aufgaben gehören Dokumentenmanagement, Compliance-unterstützung und die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie sichere MS-Office-Kenntnisse werden vorausgesetzt.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Interesse an internationalen Mitarbeitereinsätzen.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.
• Gute Englischkenntnisse, schriftlich und lesend.

Responsibilities

• Unterstützung internationaler Mitarbeitereinsätze und Entsendungen im Global Mobility Bereich.
• Vorbereitung von Unterlagen für Arbeitsvisa und Einladungen.
• Erstellung von Reisehandbüchern und Dokumentenmanagement bei Reisen/Entsendungen.
• Allgemeine administrative Unterstützung bei behördlichen Genehmigungen und Compliance.

Skills

MS Office-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, HBLA, Lehre Bürokauffrau/-mann oder ähnliches)

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Ein umfassendes Leistungsspektrum machen unseren Kunden zum weltweit führenden, markenunabhängigen Entwicklungs- und Fertigungspartner für Automobilhersteller.Als international tätiges Unternehmen mit Standorten weltweit, bietet unser Kunde einabwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten in aller Welt.

• Unterstützung internationaler Mitarbeitereinsätze und Entsendungen im Bereich Global Mobility
• Vorbereitung von Unterlagen für die Beantragung von Arbeitsvisa
• Erstellung von Reisehandbüchern für internationale Dienstreisen und Entsendungen
• Dokumenten- und Datenmanagement im Zusammenhang mit (internationalen) Dienstreisen, Entsendungen und Immigrationsthemen
• Erstellung von Einladungs- und Bestätigungsschreiben für Business-Visa Verfahren und Arbeitsgenehmigungen sowie administrative Unterstützung bei der Beantragung der behördlichen Bewilligungen gemäß vorgegebener Prozesse
• Unterstützung bei der Verwaltung behördlicher Unterlagen und Genehmigungen zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen
• Mitwirkung bei Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Archivierungsthemen im internationalen Umfeld
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiter- und Projektlisten
• Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen wie Fachbereichen und Projektteams

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, HBLA, Lehre Bürokauffrau/-mann oder ähnliches)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint
• Gute (zumindest schriftliche) Englischkenntnisse
• Erfahrung in der Datenaufbereitung und Datenpflege
• Interesse an internationalen Mitarbeitereinsätzen und globalen HR-Prozessen
• Erste Erfahrung in einer administrativen, organisatorischen oder koordinierenden Rolle wünschenswert
• Strukturierte, genaue und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Offenheit für digitale Tools und neue Technologien, insbesondere KI-Anwendungen

• Unternehmenskultur geprägt von Kollegialität und Teamspirit
• Langfristige Perspektiven in einem internationalen Unternehmen
• Ein interessantes, abwechslungsreiches Aufgabengebiet
• Attraktive Rahmenbedingungen für Weiterbildungen
• Gestaltungsmöglichkeiten und Raum für eigene Ideen
• Homeoffice-Möglichkeiten
• Flexible Arbeitszeiten
• Gesundheitsförderung, Freizeit- und Sportangebote Vergünstigungen im Alltag