Büroleitung & Assistenz – Schloss Trautenfels

Universalmuseum Joanneum GmbH; Österreich; Vor Ort; EUR 27.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

Zahlreiche Mitarbeitervergünstigungen

Fort- und Weiterbildungsangebote

Gute Erreichbarkeit per ÖPNV/Rad

Zusätzliche freie Tage (Bildungs- bzw.

Zusammenfassung

Das Universalmuseum Joanneum sucht am Schloss Trautenfels eine Office Manager*in in Vollzeit (40 Std./Woche). Sie fungieren als zentrale Schnittstelle der Abteilung, übernehmen Büroorganisation, Assistenztätigkeit für die Abteilungsleitung und betreuen interne sowie externe Stakeholder.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Bestellwesen, Reisekosten, CRM-Pflege, Stammdatenpflege, Abwicklung von Leihverkehr und Unterstützung bei Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder als Bürokraft
• Mehrjährige Berufserfahrung in Organisation, Projek­tmanagement oder Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse CRM-Programme wünschenswert

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Trautenfels
• Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art
• Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement (BMD)
• Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Betreuung der Personalagenden, Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
• Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken
• Koordinierungsaufgaben und Mitarbeit bei Veranstaltungen und Sonderausstellungen
• Mitarbeit bei der Abwicklung des Leihverkehrs (Registratur) und der Sammlungsverwaltung
• Eingaben in die Datenbank IMDAS

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung/Auf Bürokraft

Tools

CRM-Programme

Office-Programme

Jobbeschreibung

Das Universalmuseum Joanneum sucht am Schloss Trautenfels eine Office Manager*in in Vollzeit (40 Std./Woche). Sie fungieren als zentrale Schnittstelle der Abteilung, übernehmen Büroorganisation, Assistenztätigkeit für die Abteilungsleitung und betreuen interne sowie externe Stakeholder.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Bestellwesen, Reisekosten, CRM-Pflege, Stammdatenpflege, Abwicklung von Leihverkehr und Unterstützung bei Veranstaltungen.