Kaufmann/-frau - Büromanagement

Schloss Trautenfels Universalmuseum Joanneum GmbH; Trautenfels; Vor Ort; EUR 27.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeit

Bezahlte Mittagspause

Mitarbeitervergünstigungen

Betriebliche Gesundheitsförderung

Zusammenfassung

Universalmuseum Joanneum in der Steiermark sucht eine assistenzorientierte Kraft zur Unterstützung der Abteilungsleitung im Schloss Trautenfels. Sie steuern Büroorganisation, Termine und Korrespondenz und dienen als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Kontakte.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Bestellwesen, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung, CRM-Pflege und Unterstützung bei Veranstaltungen. Diese Stelle bietet Raum für eigenständiges Arbeiten und Teamfähigkeit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokraft (m/w/d) oder kaufmännisch
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation, Projektmanagement und/oder Assistenz
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
• Bereitschaft zu bereichsübergreifendem und flexiblem Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturiertes Arbeiten und Prioritäten setzen
• Freundliches Auftreten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Trautenfels
• Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art
• Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement (BMD)
• Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Betreuung der Personalagenden, Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
• Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken
• Koordinierungsaufgaben und Mitarbeit bei Veranstaltungen und Sonderausstellungen
• Mitarbeit bei der Abwicklung des Leihverkehrs und Sammlungsverwaltung
• Eingaben in die Datenbank IMDAS

Tools

Office-Software

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Zu Ihren Aufgaben zählen:

• Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Trautenfels
• Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art (z. B. Gästeauskünfte, Anfragen für Führungen, Terminvereinbarungen)
• Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement (BMD)
• Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen
• Betreuung der Personalagenden, Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
• Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken
• Koordinierungsaufgaben und Mitarbeit bei Veranstaltungen und Sonderausstellungen
• Mitarbeit bei der Abwicklung des Leihverkehrs (Registratur) und bei der Sammlungsverwaltung
• Eingaben in die Datenbank IMDAS

Das bringen Sie mit:

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokraft (m/w/d) oder im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation, Projektmanagement und/oder Assistenz
• Entsprechend gute Deutschkenntnisse und rhetorische Fähigkeiten in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
• Bereitschaft zum proaktiven, bereichsübergreifenden und flexiblen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturiertes Arbeiten und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Freundliches Auftreten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen:

• Einen Arbeitsplatz im Schloss am Fuße des Grimmings
• Einen großen Spielraum beim Einbringen und Umsetzen von Ideen sowie Raum für Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Ein breit gefächertes Schulungs- und Fortbildungsangebot
• Kostenfreie Teilnahme an vielfältigen Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Einen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad sehr gut erreichbaren Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeit
• Eine bezahlte Mittagspause von 30 Minuten täglich (bei mindestens 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag)
• Zahlreiche Mitarbeiter*innen-Vergünstigungen und -Rabatte
• Zusätzlich zum Jahresurlaub bezahlte arbeitsfreie Tage (24. Dezember, 31. Dezember, Karfreitag, Teilnahme am Stiftungstag zur Gründung des Universalmuseums Joanneum, Bildungs- bzw. Sozialtag für Weiter- und Teambildung)

Als Gesellschaft des Landes Steiermark bieten wir Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität. Abhängig von Ihren anrechenbaren Vordienstzeiten ist diese Stelle entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens € 2.400,00 brutto/Monat bis 2.766,00 brutto/Monat (14 x p. a.) auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung dotiert.

Wir freuen uns auf Sie!

Universalmuseum Joanneum | Personalentwicklung Katharina Fochler, MA [e-mail] https://www.museum-joammenum.at/jos