Backoffice Assistant (m/w/*)

PIDSO--Propagation Ideas and Solutions; Wien; Vor Ort; EUR 30.000 - 35.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

JobRad

Kaffee & Snacks

Team-Events

Moderne Arbeitsplätze

Gute öffentliche Anbindung

Eigenverantwortung

Internationales Team

Zusammenfassung

PIDSO – Propagation Ideas and Solutions sucht eine:n motivierte:n Office/Backoffice-Assistant. Sie unterstützen die Heads organisatorisch, koordinieren Termine, übernehmen Reiseorganisationen und managen das Office.

Dabei arbeiten Sie eigenständig, zuverlässig und mit Blick fürs Wesentliche. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld, genießen Start-up-Spirit, kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management/Backoffice/Assistenzfunktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässigkeit, Diskretion und strukturierte Arbeitsweise.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, bei mehreren Themen den Überblick zu behalten.
• Freundliches und gepflegtes Auftreten.

Aufgaben

• Unterstützung der Heads bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Termine koordinieren, Korrespondenz und To Do’s.
• Recherche und Buchung von Geschäftsreisen.
• Unterstützung der Executive Assistance im Tagesgeschäft und ggf. Vertretung.
• Office-Management, Post, Telefonzentrale, Ablage von Dokumenten etc.
• Recherche und organisatorische Vorbereitungen für verschiedene Themen.
• Koordination mit Facility Management.
• Proaktive Mitgestaltung im wachsenden Umfeld.

Kenntnisse

Deutsch (Fließend)

Englisch (Fließend)

Organisationstalent

Diskretion

Selbstständige Arbeitsweise

Freundliches Auftreten

Ausbildung

kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Ausmaß: Teil-/Vollzeit – 30/38,5 Wochenstunden

PIDSO steht seit über 15 Jahren für High-End-Kommunikationslösungen „Made in Austria“. Unsere Antennen- und Radarsysteme ermöglichen präzise Datenübertragung und Signalverarbeitung in anspruchsvollsten Umgebungen – vom zivilen bis zum militärischen Bereich.

Sie kommen in Luftfahrt, Verteidigung, Motorsport, Automotive und Industrie 4.0 zum Einsatz. Wir vereinen Forschung, Entwicklung, Fertigung und Testing unter einem Dach – mit Innovationsgeist, Präzision und Leidenschaft.

Standort: 1230 Wien

Bereich: Operations

Berichtslinie: Head of Operations

Ausmaß: Teil-/Vollzeit – 30/38,5 Wochenstunden

Über PIDSO

PIDSO steht seit über 15 Jahren für High-End-Kommunikationslösungen „Made in Austria“. Unsere Antennen- und Radarsysteme ermöglichen präzise Datenübertragung und Signalverarbeitung in anspruchsvollsten Umgebungen – vom zivilen bis zum militärischen Bereich.

Sie kommen in Luftfahrt, Verteidigung, Motorsport, Automotive und Industrie 4.0 zum Einsatz. Wir vereinen Forschung, Entwicklung, Fertigung und Testing unter einem Dach – mit Innovationsgeist, Präzision und Leidenschaft.

Aufgaben

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass im PIDSO Office-Alltag die Dinge laufen: strukturiert, zuverlässig und mit Blick fürs Wesentliche.

Als Backoffice Assistant unterstützt du unsere Heads bei organisatorischen und administrativen Themen, koordinierst unterschiedliche Aufgaben und behältst offene Punkte im Blick. Dabei arbeitest du selbstständig, denkst mit und packst dort an, wo gerade Unterstützung gebraucht wird.

Du schaffst Struktur im Hintergrund und trägst damit dazu bei, dass sich unsere Teams auf das konzentrieren können, was PIDSO voranbringt.

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Heads bei allen organisatorischen und administrativen Themen
• Du koordinierst Termine, Korrespondenz und To Do’s
• Du unterstützt bei der Recherche und Buchung von Geschäftsreisen
• Du unterstützt unsere Executive Assistance im Tagesgeschäft, hältst ihr organisatorisch den Rücken frei und übernimmst bei Bedarf die Vertretung
• Du kümmerst dich um unser Office-Management, zB Post, Telefonzentrale, Ablage von Dokumenten, etc.
• Du übernimmst Recherchen und organisatorische Vorbereitungen für unterschiedliche Themen
• Du hilfst unserem Facility Management bei der Planung und Koordination
• Und weil in einem wachsenden Unternehmen nicht jeder Tag gleich aussieht: Du packst dort mir an, wo Organisation gerade gebraucht wird

Qualifikation

Dein Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HAS, Lehre) oder eine vergleichbare Qualifikation
• mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Backoffice oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Strukturierte, präzise und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, auch bei mehreren Themen den Überblick zu behalten
• Freundliches und gepflegtes Auftreten
• Zuverlässigkeit und Freude daran, Dinge zu organisieren und voranzutreiben

Benefits

Warum PIDSO?

Bei uns erwartet dich kein schwerfälliger Konzernapparat, sondern ein dynamisches österreichisches High-Tech-Unternehmen mit Start-Up Spirit, kurzen Entscheidungswegen und viel Gestaltungsspielraum.

Du arbeitest mitten in einem internationalen Team aus Technik, Produktion und Business – in einem Umfeld, in dem aus Ideen echte Produkte werden.

Was dich darüber hinaus erwartet:

Flexible Arbeitszeiten – JobRad - Kaffee, frisches Obst & Snacks - regelmäßige Team-Events - moderne Arbeitsplätze - ausgezeichnete öffentliche Anbindung - kurze Entscheidungswege - viel Eigenverantwortung - ein internationales Team - High-Tech made in Vienna

Und vor allem: eine Position, in der du nicht einfach „Backoffice machst“, sondern dafür sorgst, dass im Hintergrund alles läuft und wahre Verantwortung trägst!

Das Mindestgrundgehalt gemäß Kollektivvertrag für Angestellte des Metallgewerbes beträgt EUR 2.918,34 brutto (Vollzeit, Verwendungsgruppe II, nach 2 VWGJ). Je nach Qualifikation und Erfahrung ist eine Überzahlung möglich.