Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

St. Anna Kinderspital GmbH; Wien; On-site; EUR 35,070 - 42,008; Full time

Benefits offered by this job

Offene Kommunikation

Regelmäßige Feedbackgespräche

Unterstützende Atmosphäre

Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung

Job summary

Eine eigenständige Krankenanstalt in Wien sucht eine kompetente Assistenzkraft, die das Tagesgeschäft unterstützt und dabei Organisationstalent beweist. In dieser Rolle koordinierst du Termine, Meetings und sorgst für eine professionelle Bearbeitung interner und externer Anliegen. Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit. Das Monatsgehalt beträgt mindestens € 3.453,36 brutto für 40 Stunden pro Woche und wächst je nach Vordienstzeiten.

Qualifications

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz- oder Koordinationsfunktion.
• Strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Interesse an Qualitätsstandards und Prozessverbesserungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsöffnung und Organisation von Terminen.
• Koordination von Meetings und Sitzungen.
• Zentrale Anlaufstelle für Anliegen.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Protokollen.
• Mitwirkung an organisatorischen Themen und Projekten.
• Organisation interner Termine und Veranstaltungen.

Skills

Organisationstalent

MS Office, insbesondere Excel

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Education

Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung

Job description

Die St. Anna Kinderspital GmbH ist eine eigenständige Krankenanstalt und klinische Abteilung für allgemeine Pädiatrie und pädiatrische Hämato-Onkologie der Medizinischen Universität Wien.

Bei uns stehen unsere Patient*innen und ihre Familien im Mittelpunkt. Die empathische Betreuung von erkrankten Kindern und Jugendlichen gehört zum Leitbild des St. Anna Kinderspitals. Ihre Behandlung ist anspruchsvoll und erfordert die Zusammenarbeit und Kompetenz vieler Berufsgruppen. In der Zusammenarbeit legen wir besonderen Wert auf eine kooperative Atmosphäre, flache Hierarchien und unterstützen kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Du unterstützt die Geschäftsöffnung im Tagesgeschäft und stellst sicher, dass Termine, Informationen und Unterlagen gut organisiert und verfügbar sind.
• Du koordiniert Termine, Meetings und Sitzungen, übernimmst die Vor- und Nachbereitung und behältst offene Punkte im Blick.
• Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anliegen und sorgst für eine professionelle Bearbeitung und Weiterleitung.
• Du bereitest Entscheidungsgrundlagen, übersichten und Protokolle auf und strukturierst Informationen für den weiteren Ablauf.
• Du wirkst an organisatorischen Themen sowie an ausgewählten Projekten und Sonderaufgaben der Verwaltungsdirektion mit — insbesondere im Zusammenhang mit Prozess- und Qualitätsstandards.
• Du unterstützt bei der Organisation interner Termine und Veranstaltungen.

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (mindestens Maturaniveau)
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion, idealerweise in einem dynamischen oder komplexen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung im eigenen Aufgabenbereich zu übernehmen und Aufgaben selbstständig zu koordinieren
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Interesse an Qualitätsstandards, Prozessverbesserungen und organisatorischer Weiterentwicklung
• Teamgeist, Verlasslichkeit und ein professioneller Umgang in einem lebendigen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was dich erwartet:

• Durch erfahrende Kolleg*innen wirst du professionell und persönlich eingearbeitet, um optimal in unserem Team zu starten.
• Wir fördern eine offene Kommunikation und bieten regelmäßtige Feedbackgespräche zur individuellen Entwicklung.
• Wir sind nicht nur Kolleg*innen, sondern ein Team, das sich gegenseitig unterstützt.
• Eine nette und unterstützende Atmosphäre, in der Teamarbeit und das Füreinander großgeschrieben werden
• Vielfältige Aufgabenbereiche sorgen für Abwechslung und persönlich-fachliche Weiterentwicklung.
• Wir schätzen Erfolge und Meilensteine — gemeinsame Feiern stärken den Teamgeist.

Wir sind stolz darauf, ein Arbeitgeber zu sein, der sich der Chancengleichheit verschrieben hat. Wir schätzen Vielfalt und bieten ein Arbeitsumfeld des gegenseitigen Respekts für alle, unabhängig von ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, körperlicher Beeinträchtigung oder andere Merkmale, die durch geltende Gesetze, Vorschriften oder Verordnungen geschützt sind.

Du hast Freude an Organisation, arbeitest gerne eigenverantwortlich und behältst auch in komplexen Situationen den Überblick?

Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams!

Das Monatsgehalt für 40 h/Wo beträgt mindestens € 3.453,36 brutto und ist je nach individuell anrechenbaren Vordienstzeiten entsprechend höher.

Wir freuen uns über deine aussagekräftige Bewerbung (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugnisse), z.H. Vincenzo Lembo MSc, HR-Manager, Tel.: [phone].