Assistent:in der Geschäftsführung

PENNY; Wien; On-site; EUR 41,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Mitarbeiterrabatte bei Einkauf und Re?

Essenszuschuss in Kantinen

Fitnessstudio kostenfrei

Job summary

PENNY Zentralverwaltung in Wien-Neudorf sucht eine engagierte Assistenz der Geschäftsführung. Sie unterstützen die Geschäftsführung organisatorisch, koordinieren Prioritäten und übernehmen die komplette Meetingorganisation sowie die Erstellung von Unterlagen.

Ihre Englischkenntnisse ermöglichen die Kommunikation mit internationalen Ansprechpartnern. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse; Offenheit für digitale Tools und KI-Anwendungen.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung in organisatorischen Belangen und Strukturierung der Abläufe.
• Eigenständige Steuerung von Aufgaben, Prioritätenkoordination und konsequentes Follow-up.
• Vollständige Meetingorganisation inkl. Einladungen, Räume, Verpflegung, Agenden, Protokollen und Präsentationsunterlagen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

KI-Anwendungen

Job description

• Joblevel Karriereseite: Position mit Berufserfahrung

Unternehmensbeschreibung

Mit rund 300 Filialen und 3.000 Mitarbeiter:innen zählt PENNY zu den erfolgreichsten Lebensmittel-Discountern Österreichs. In unserer Zentrale in Wiener Neudorf werden die Weichen für die strategische Weiterentwicklung unseres Unternehmens gestellt. Als Assistenz der Geschäftsführung leisten Sie durch Ihre Tätigkeit einen wesentlichen Beitrag zur Steuerung zentraler Unternehmensprozesse. Freuen Sie sich auf ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer Unternehmenskultur, die auf Wertschätzung, Offenheit und Zusammenarbeit setzt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Stellenbeschreibung

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für eine strukturierte Organisation sämtlicher Abläufe.
• Sie übernehmen die eigenständige Steuerung von Aufgaben, koordinieren Prioritäten und stellen durch konsequentes Follow-up die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Als organisatorische Drehscheibe für Besprechungen übernehmen Sie die vollständige Meetingorganisation inklusive Einladungen, Raum- und Verpflegungsmanagement sowie die Erstellung von Agenden, Protokollen und Präsentationsunterlagen.
• Die Betreuung (inter-) nationaler Gäste umfasst die Organisation von Unterkünften, Transfers und Verpflegung sowie die Verwaltung notwendiger Zugangsberechtigungen.
• Als zentrale Schnittstelle steuern Sie die Kommunikation nach innen und außen. Sie gewährleisten transparente sowie effiziente Abläufe.
• Darüber hinaus übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten wie Post- und Dokumentenmanagement, E-Mail-Bearbeitung, Rechnungskontrolle, Recherchen sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Abfragen zur Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit.
• Sie überzeugen mit sehr guten MS-Office-Kenntnissen, Ihrer Offenheit für digitale Tools und KI-Anwendungen. Ihre Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen eine sichere, adressatengerechte Kommunikation mit internationalen Ansprechpartner:innen.
• Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung agieren Sie in allen Agenden mit Diskretion sowie integrer Vorgehensweise. Auch in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen handeln Sie ruhig und professionell.
• Sie zeichnen sich durch Ihr Verantwortungsbewusstsein, Ihre ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit aus.
• Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und Taktgefühl gepaart mit Ihrer selbstständigen, proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Zusätzliche Informationen

• Zahlreiche Ausbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Konzern
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Angebote für das Wohlbefinden – von Bewegung bis Gesundheit
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Gute (öffentliche) Erreichbarkeit und ein Parkplatz vor Ort
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 45.000 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.

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