Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT

UNIQA Insurance Group; Wien; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding-Plan

Buddy-System

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office möglich

Job summary

UNIQA Insurance Group in Wien sucht eine/n Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT. Sie unterstützen den Head of Group Data & IT im Alltag, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und arbeiten eng mit der Chief of Staff zusammen.

Sie erhalten Einblick in die IT-Organisation über 14 Länder hinweg. Sie sind zentrale Ansprechperson für Vorstandsbüros, IT-Verantwortliche der Länder und Partner:innen, arbeiten deutsch/englisch, und setzen Prioritäten mit Blick auf effektive Abläufe und

Qualifications

• Mehrere Jahre Unterstützung von Top-Führungskräften in komplexen Organisationen
• Organisation vorausschauend, klare Prioritäten setzen
• Kommunikation sicher in Deutsch und Englisch
• Erfahrung mit digitalen Tools und KI erwünscht
• Diskretion und Integrität im Umgang mit sensiblen Themen

Responsibilities

• Kalender vorausschauend steuern und Stakeholder koordinieren
• Termine professionell vorbereiten und logistisch sicherstellen
• Informationsfluss koordinieren und Anfragen weiterleiten
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch verfassen
• Zusammenarbeit mit der Chief of Staff und Leadership-Team unterstützen
• Community-Formate organisieren und Reisen planen

Skills

Kalendersteuerung

Stakeholder-Kommunikation

Organisationstalent

Deutsch/Englisch sicher

KI-Tools anwenden

Tools

Microsoft 365

Copilot

Automatisierungstools

Job description

Competencies: Arbeitet mit anderen zusammen; Effektive Lösungen finden; Handlungsorientiert; Verantwortungsbewusst handeln

Als eine der führenden Versicherungen wissen wir, dass wir gemeinsam mehr bewegen können. Bei UNIQA sind wir deshalb die Gemeinschaft für ein besseres Leben. Wir nutzen unsere individuellen Fähigkeiten, um zusammen eine bessere Zukunft zu gestalten. Erzähle uns von deinen Stärken und bewirb dich als Assistent:in der Bereichsleitung Group Data & IT.

Als Assistent:in der Bereichsleitung sorgst du dafür, dass der Head of Group Data & IT im Arbeitsalltag bestmöglich unterstützt wird und sich auf die richtigen Prioritäten konzentrieren kann. Du koordinierst Termine, Informationen und Aufgaben vorausschauend und arbeitest dabei eng mit der Chief of Staff zusammen. So erhältst du Einblick aus erster Hand, wie eine IT-Organisation über 14 Länder hinweg gesteuert wird. Du berichtest direkt an den Head of Group Data & IT.

Das Erwartet Dich

• Du steuerst den Kalender vorausschauend, koordinierst unterschiedliche Stakeholder und setzt eigenständig Prioritäten
• Du bereitest Termine professionell vor – von Briefings und Unterlagen bis zur Logistik – und entwickelst KI-gestützte Workflows laufend weiter
• Du koordinierst den Informationsfluss, leitest Anfragen gezielt weiter und verfasst Korrespondenz auf Deutsch und Englisch. Dabei bist du zentrale Ansprechperson für Vorstandsbüros, IT-Verantwortliche der Länder und Partner:innen
• Du behältst offene Aufgaben, Zusagen und Entscheidungen im Blick und sorgst für eine verlässliche Nachverfolgung
• Du arbeitest im Tandem mit der Chief of Staff – sie gestaltet Inhalte und Entscheidungen, du sorgst dafür, dass Zeit, Logistik und Unterlagen funktionieren, von Leadership-Team-Meetings bis zu Vorstandsunterlagen
• Du bist Teil des Assistenz-Teams des Leadership-Teams – ihr vertretet euch gegenseitig und teilst Standards und Tools
• Du organisierst Community-Formate und Reisen in der Region und hältst administrative Abläufe durch smarte Automatisierung effizient

Wir Erwarten Uns

• Du hast mehrere Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Top-Führungskräften in komplexen Organisationen, z. B. als Executive Assistant, in einem Vorstandsbüro oder einer vergleichbaren Koordinationsrolle. Unterschiedliche Karrierewege sind willkommen
• Du organisierst vorausschauend, setzt klare Prioritäten und behältst auch bei Veränderungen den Überblick
• Du kommunizierst souverän und adressatengerecht auf Deutsch und Englisch
• Du bist versiert im Umgang mit digitalen Tools und KI (Microsoft 365, Copilot, Automatisierung) und hast Freude daran, Arbeit smarter zu machen
• Governance- und Vorstandsprozesse sind dir vertraut. Erfahrung in regulierten Branchen, Finanzdienstleistung oder Versicherung ist ein Plus
• Diskretion und Integrität sind für dich selbstverständlich, und du gehst vertrauensvoll mit sensiblen Themen um
• Du setzt freundlich und klar Grenzen, denkst voraus und bleibst auch bei kurzfristigen Änderungen ruhig und lösungsorientiert
• Du bist ein:e herzliche:r Teamplayer:in, über Kulturen hinweg zu Hause und bleibst ruhig und resilient, wenn sich Prioritäten schnell ändern
• Wir bevorzugen Vollzeit, eine Anstellung ab 32 Wochenstunden ist ebenfalls möglich

Wir bei UNIQA leben Vielfalt und setzen bewusst auf unterschiedliche Perspektiven in unseren Teams und Führungspositionen. Daher sind Bewerbungen, die unsere Vielfalt bereichern, ausdrücklich willkommen. Bei Fragen zur Barrierefreiheit wende dich bitte an die im Inserat genannte Ansprechperson auf der rechten Seite.

Benefits: Ein Onboarding-Plan, Willkommensveranstaltungen sowie ein Buddy-System ermöglichen dir einen optimalen Start; Flexible Arbeitszeiten: Unsere Arbeitszeit passt zu deinen Bedürfnissen; Im Büro steht dir eine vergünstigte DO&CO Kantine zur Verfügung und auch im Home-Office erhältst du eine finanzielle Essensstütze; Impfaktionen, Vorsorgeuntersuchungen und Blutspendeaktionen werden laufend vor Ort angeboten. Gratis & anonyme Coachingeinheiten bei privaten und beruflichen Herausforderungen; Modernes & helles Büro mit Pausenzonen im Herzen der Stadt sowie moderne IT-Ausstattung ermöglichen eine gute Zusammenarbeit; Möglichkeit, aus dem Home-Office zu arbeiten und ein finanzielles Starterpaket zur individuellen Nutzung; Ob Sommerfest, After Work auf der Dachterrasse oder Punsch im Winter - es gibt viele Möglichkeiten sich zu vernetzen und gemeinsam zu feiern; Remote Work innerhalb der EU: Arbeite jährlich bis zu 20 Tage aus einem EU-Land deiner Wahl; Stressfrei zur Arbeit: Optimale Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln; Unterstützung durch den Betriebsrat – profitiere von vielfältigen Zuschüssen und Angeboten; Vergünstigte Versicherungen und ein Firmenzuschuss bieten dir eine gute Absicherung, zusätzlich können Gutscheine von Supermärkten, Parfümerien, Möbel- und Bauhäusern und vieles mehr erworben werden; Wir bieten dir verschiedene Weiterbildungsmöglichkeiten, um beruflich und persönlich zu wachsen; Wir übernehmen 50% deines Öffi-Jahrestickets