Abteilungssekretär:in (m/w/d)

Medizinische Universität Wien; Wien; Vor Ort; EUR 32.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Betriebliche Altersvorsorge

Mitarbeiter:innenrabatte

Kantine

Work-Life-Balance

Kinderbetreuung

Gleitzeit & Telearbeit

Barrierefreiheit und Diversität & Inkl

Zusammenfassung

Die MedUni Wien sucht ab sofort eine/n Abteilungssekretär:in (m/w/d) für die Abteilung Molekulare Neurowissenschaften, Vollzeit befristet bis 30.11.2029. Hauptaufgaben umfassen Personalangelegenheiten, Budgetplanung, Verwaltung von Forschungsfördermitteln und internationale Reisen.

Sie bringen Matura oder gleichwertige Qualifikation, idealerweise Bachelor, sowie solide Buchhaltungs- und EDV-Kenntnisse, Englischkenntnisse und Erfahrungen im multinationalen Umfeld mit.

Qualifikationen

• Matura oder gleichwertige Qualifikation
• Bachelor-Studium erwünscht
• Buchhaltungs- und EDV-Kenntnisse
• Erfahrung mit der Verwaltung von Fördermitteln
• Erfahrung mit größeren Netzwerken von Mitarbeiter:innen
• Erfahrung im multinationalen Umfeld
• Teamfähigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikation
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination von Personalangelegenheiten für Mitarbeiter:innen (Verträge, Budgetplanung, Organisation internationaler Reisen, Datenverwaltung, Organisation der Mitarbeiter:innengespräche etc.)
• Verwaltung, Kontrolle und Bearbeitung der für die Forschungsgruppen verfügbaren Forschungsmittel (interne Koordination von Rechnungen, Handkassa, Zahlungen etc. in Zusammenarbeit mit dem Finanzmanagement)
• Zusammenarbeit, Kommunikation und Organisatorisches mit internationalen Partnern und Forschungsnetzwerken
• Persönliche Assistenz des Abteilungsleiters in organisatorischen Angelegenheiten

Jobbeschreibung

Abteilungssekretär:in (m/w/d)

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Die Abteilung für Molekulare Neurowissenschaften des Zentrums für Hirnforschung sucht voraussichtlich ab 5. Oktober 2026, in Vollzeit und befristet bis 30. November 2029 (Ersatzkraft) eine:n Abteilungssekretär:in (m/w/d).

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung und Koordination von Personalangelegenheiten für Mitarbeiter:innen (Verträge, Budgetplanung, Organisation internationaler Reisen, Datenverwaltung, Organisation der Mitarbeiter:innengespräche etc.)
• Verwaltung, Kontrolle und Bearbeitung der für die Forschungsgruppen verfügbaren Forschungsmittel (interne Koordination von Rechnungen, Handkassa, Zahlungen etc. in Zusammenarbeit mit dem Finanzmanagement)
• Zusammenarbeit, Kommunikation und Organisatorisches mit internationalen Partnern und Forschungsnetzwerken
• Persönliche Assistenz des Abteilungsleiters in organisatorischen Angelegenheiten
• Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation
• Bachelor-Studium erwünscht
• Buchhaltungs- und EDV-Kenntnisse
• Erfahrung mit der Verwaltung von Fördermitteln
• Erfahrung mit größeren Netzwerken von Mitarbeiter:innen
• Erfahrung im multinationalen Umfeld
• Teamfähigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikation
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIb) beträgt derzeit Euro 3.131,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der MedUni Wien .

Kennzahl: 540/26

Benefits und Angebote

• Betriebliche Altersvorsorge Für die Altersvorsorge aller Mitarbeiter:innen leistet die MedUni Wien als Arbeitgeberin monatliche Beträge zur Pensionskasse.
• Mitarbeiter:innenrabatte Alle Mitarbeiter:innen der MedUni Wien erhalten bei zahlreichen Firmen Sonderkonditionen und Rabatte.
• Sichere Arbeitgeberin Die MedUni Wien bietet ein sicheres Arbeitsumfeld und stabile Arbeitsplätze.
• Kantine In den Betriebsrestaurants erwartet Mitarbeiter:innen ein günstiges und vielfältiges Angebot.
• Work-Life-Balance Durch faire Arbeitsteilung und Teamwork entsteht eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Es wird auf geregelte Arbeitszeiten sowie ausreichende Erholungszeiten und ein gesundes Maß an Workload geachtet.
• Kinderbetreuung Für eine optimale Vereinbarkeit von Beruf und Familie gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Kinderbetreuung, auch in den Schulferien.
• Gleitzeit & Telearbeit Es besteht in vielen Fällen die Möglichkeit der flexiblen Zeiteinteilung durch Gleitzeitmöglichkeiten. Je nach Berufsgruppe sowie individueller Vereinbarung gibt es die Möglichkeit zur Telearbeit bis zu 40%.
• Barrierefreiheit und Bekenntnis zu Diversität & Inklusion Die MedUni Wien hat sich das Ziel gesetzt, Diversität organisatorisch zu verankern und damit zur Chancengleichheit von Mitarbeiter:innen beizutragen.
• Mitarbeiter:innenevents Neben Veranstaltungen zum Vernetzen und Feiern bietet die MedUni Wien regelmäßig spannende Fachvorträge, bei denen aktuelle Themen aus dem Bereich der Medizin vorgestellt werden.
• Gesundheitsmaßnahmen Die Gesundheit aller Mitarbeiter:innen ist ein wichtiges Anliegen, daher gibt es zahlreiche Angebote zur Vorsorge und Gesundheitsförderung.
• Mobilitätsförderung Das Rektorat der MedUni Wien bezuschusst als Beitrag zum Klimaschutz Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, um die Nutzung zum und vom Arbeitsplatz zu fördern.
• Gute Verkehrsanbindung Die Standorte der MedUni Wien sind zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut erreichbar.
• Parkmöglichkeit Mitarbeiter:innen der MedUni Wien haben die Möglichkeit, einen kostengünstigen Parkplatz in Anspruch zu nehmen. Abstellplätze für Fahrräder sind ebenfalls vorhanden und werden laufend ausgebaut.
• Interne Weiterbildungen Dank eines modernen akademischen Lifelong-Learning-Konzepts können Mitarbeiter:innen laufend ihre Fähigkeiten verbessern und weitere Kompetenzen erwerben.
• Beratungsangebote Je nach Bedarf sind Beratungsangebote (z.b. Career&Care), Coaching, Supervision und Mediation verfügbar.