Facilities Coordinator

Jones Lang LaSalle Incorporated; Buenos Aires; Hybrid; ARS 2,009,000 - 2,678,000; Full time

Job summary

Jones Lang LaSalle Incorporated seeks a Facilities Coordinator to support three Merck sites in Argentina from an on-site role in Munro. You will handle administrative tasks, purchase orders, invoices, and documentation while coordinating soft and hard services with vendors.

Responsibilities include maintenance coordination, calibration of critical systems, and ensuring compliance and traceability of all service records, with a focus on operational continuity.

Qualifications

• Technical or engineering degree required.
• 2 years of experience in facilities or building maintenance.
• Professional registration with COPIME or CACAAV is required.
• Experience coordinating vendors and maintaining documentation.

Responsibilities

• Administrative support and site operations across three Merck sites in Argentina.
• Prepare, issue, track purchase orders, and manage quotations and invoices.
• Coordinate soft services: cleaning, supplies, pest control, and cafeteria operations.
• Coordinate hard services: preventive/corrective maintenance and critical building systems.
• Ensure technical documentation, certificates, and service records are complete.

Skills

Facility coordination

Vendor management

Administrative tasks

OC management

Education

Technical or engineering degree

Tools

Excel

Documentation control

Job description

## Facilities CoordinatorApply: On-site: Munro,ARG: Full time: Posted Today: REQ531437**JLL empowers you to shape a brighter way**.Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.**Acerca de la posición:** **Facility Coordinator – Carlos Spegazzini (Ezeiza), Provincia de Buenos Aires, Argentina** **Propósito del rol**: apoyar la operación integral del sitio, combinando gestión administrativa y coordinación de servicios (soft y hard services) para asegurar continuidad operativa, cumplimiento, control documental y una experiencia adecuada para las personas usuarias. El rol se enmarca dentro de funciones típicas de Facilities Management (gestión y coordinación de mantenimiento, operación y administración de instalaciones).**Ubicación y modalidad**Base: Centro de Distribución Merck, Marconi 877 (1813), Carlos Spegazzini, Partido de Ezeiza, Gran Buenos Aires, Provincia de Buenos Aires, Argentina.Modalidad: presencial en sitio (por la naturaleza operativa y coordinación de proveedores).**Reportabilidad y relacionamiento**Reporta a: Regional Facility Manager/Facility Manager del sitio.Interacción clave: usuarios del sitio, proveedores de servicios, seguridad/recepción, equipos internos de finanzas/compras, y áreas técnicas/HSSE según corresponda.**Responsabilidades principales**1) Gestión administrativa y soporte operativo para los 3 sitios de Merck Argentina: Tronador, Martinez y Spegazzini.* Apoyo en tareas administrativas generales de los sitios, priorizando continuidad operativa.* Elaboración, emisión, seguimiento y control de órdenes de compra (OC) a proveedores, incluyendo control de cotizaciones, alcance y conformidades.* Ingreso, control y seguimiento de facturas (con trazabilidad OC–servicio–factura) y coordinación de pagos de servicios según proceso interno.* Control, envío y seguimiento de documentación legal/compliance de proveedores para habilitación e ingreso al sitio (documentación requerida para acceso a oficinas/instalación).* Mantención de registros operativos (proveedores, vencimientos, evidencias, reportes y documentación de servicios).2) Soporte al Facility Manager en la coordinación de soft services* Coordinación y seguimiento de limpieza (rutinas, refuerzos, inspecciones y gestión de desvíos).* Gestión de insumos (higiene, sanitarios, kitchenette/cafetería u otros definidos por el sitio): control de stock, reposición y pedidos.* Coordinación de máquinas de café (insumos, mantenciones, tickets, renovaciones o cambios con proveedor).* Coordinación de control de plagas: programación, visitas, informes y planes de acción.* Verificación de calidad de servicio, cumplimiento de cronogramas y gestión de reclamos con proveedores.3) Soporte al Facility Manager en la coordinación de hard services y mantenimiento edilicio* Coordinación de mantenimiento edilicio preventivo y correctivo con proveedores y/o equipos técnicos.* Seguimiento de tareas e intervenciones asociadas a sistemas críticos del edificio, incluyendo red de incendios (inspecciones, mantenimientos, reportes y cierre de observaciones).* Coordinación de obras menores: relevamiento, pedido de cotización, planificación, control de ejecución, recepción y cierre.* Aseguramiento del orden documental técnico (reportes, certificados, evidencias de ejecución, actas de servicio, etc.).4) Responsabilidad clave (hard services): cámaras de frío y espacios con temperatura controlada* Coordinación y gestión de calibraciones y calificaciones de cámaras de frío con proveedores especializados.* Programación de intervenciones, coordinación de accesos, verificación de entregables (certificados/reportes) y mantenimiento de trazabilidad documental.* Gestión de no conformidades/desvíos: seguimiento de acciones correctivas y control de cierres.5) Gestión de proveedores, control y mejora* Coordinación diaria con proveedores: alcance, cronogramas, accesos, entregables y cumplimiento.* Apoyo en control básico de presupuesto operativo del sitio mediante seguimiento de OC/facturas y reportabilidad.* Identificación de oportunidades de mejora en procesos (orden documental, tiempos de respuesta, estandarización de controles).**Requisitos y calificaciones**Formación (excluyente)* Título técnico o de ingeniería (preferentemente: electromecánica, eléctrica, mecánica, industrial, refrigeración o afín).Matrícula profesional (excluyente para Argentina, según requerimiento del servicio del sitio)* Matriculación vigente en el consejo profesional correspondiente, por ejemplo COPIME o CACAAV, para respaldar la coordinación/gestión técnica vinculada a calibraciones/calificaciones de cámaras de frío y actividades técnicas asociadas.Experiencia deseable* 2 años de experiencia en Facilities / mantenimiento edilicio / coordinación de proveedores (soft y hard services). Especialmente en trabajos de Calibración y Calificación de Cámaras de Frio.* 2 años de experiencia administrativa: órdenes de compra, control de facturas, seguimiento de pagos y control documental de proveedores.Competencias clave* Alta organización, foco en trazabilidad y orden documental.* Capacidad de coordinación operativa, priorización y seguimiento.* Comunicación clara con usuarios, proveedores y equipos internos.* Manejo de herramientas de registro y seguimiento (planillas, reportes y documentación).**Indicadores de desempeño (ejemplos)*** Cumplimiento del cronograma de calibraciones y calificaciones de cámaras de frío (en tiempo y con documentación completa).* Exactitud y oportunidad en OC/facturas (mínimo reproceso, documentación respaldatoria completa).* Cumplimiento de documentación legal de proveedores (vigencias al día, control de accesos).* Nivel de servicio de proveedores (calidad, tiempos de respuesta, recurrencia de incidencias).* Continuidad operativa del sitio (cierres efectivos de incidentes críticos).**Location:**On-site –Munro,ARGIf this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don’t meet all of the requirements. We’re interested in getting to know you and what you bring to the table!