Senior Administrator

Dubai Customs; Dubai; On-site; AED 90,000 - 150,000; Full time

Job summary

تعلن جمارك دبي عن وظيفة إدارية فئة دعم مكتبي في دبي، تتطلب الالتزام بالمعايير والإجراءات وامتلاك مهارات تنظيمية عالية.

المتقدمون المطلوبون يتمتعون بقدرات على إدارة المراسلات اليومية، وحفظ السجلات بدقة، وتنسيق الجوانب اللوجستية للمكتب، مع الحفاظ على سرية البيانات والالتزام بسياسات الأمن.

Qualifications

• الالتزام بسياسات حماية البيانات والخصوصية.
• القدرة على العمل ضمن فريق وتنسيق المهام اليومية.

Responsibilities

• تقديم الدعم الإداري الأساسي وإدارة المراسلات وجدولة المواعيد.
• المساعدة في حفظ سجلات القسم بدقة وسرية.
• دعم العمليات المكتبية اليومية وإدارة اللوازم وتنظيم المساحة.
• الرد على الاتصالات وتوجيه الاستفسارات للمختصين.
• إعداد وتجميع التقارير والوثائق الخاصة بالقسم.
• التنسيق مع الفريق لضمان سير العمل بكفاءة.
• الالتزام بمعايير أمن المعلومات وسياسات دبي الجمارك.

Skills

إدارة الملفات

تنظيم المراسلات

التعامل مع المراسلات

Education

الثانوية العامة

Job description

المهام الوظيفة

المهام التخصصية

• تقديم الدعم الإداري الأساسي، بما في ذلك التعامل مع المراسلات، وجدولة المواعيد، وإدارة الملفات.
• المساعدة في الحفاظ على سجلات القسم وضمان الدقة والسرية.
• دعم العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك إدارة اللوازم وتنظيم المساحة المكتبية.
• الرد على المكالمات الهاتفية، والإجابة على الاستفسارات، وتوجيه المراسلات إلى الموظفين المعنيين.
• المساعدة في إعداد وتجميع التقارير والمستندات والمواد الأخرى ذات الصلة بالقسم.
• التنسيق مع أعضاء الفريق الآخرين لضمان سير العمل بكفاءة وإتمام المهام.
• المساعدة في الحفاظ على الامتثال للمعايير والبروتوكولات التنظيمية في جميع المهام.
• الالتزام بمعايير وسياسات وتعليمات أمن المعلومات بكافة الخدمات الرقمية وبما يتماشى مع سياسات ولوائح جمارك دبي وحكومة دبي.

المهام العامة

• الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الصحة والسلامة والبيئة لضمان بيئة عمل آمنة، والمشاركة الفعّالة في برامج التدريب على السلامة والإبلاغ الفوري عن أي ظروف أو ممارسات غير آمنة.
• تحديد وتنفيذ مبادرات توفير التكاليف من خلال الاستخدام الأمثل للموارد وتقليل الهدر، مع اقتراح حلول مبتكرة لتبسيط العمليات وتحسين فعالية التكلفة بشكل مستمر.
• الحفاظ على تواصل واضح ومهني مع الزملاء والمشرفين وأصحاب المصلحة، والمشاركة البنّاءة في الاجتماعات وتقديم مداخلات تساهم في تحسين الأداء.
• التعاون الفعّال ضمن فرق العمل لتحقيق الأهداف المشتركة، مع دعم الزملاء من خلال تبادل المعرفة والموارد، والمساهمة في خلق بيئة عمل إيجابية وتعاونية.
• السعي المستمر للابتكار واقتراح تحسينات على سير العمل والعمليات، مع مشاركة الخبرات والمعرفة بهدف بناء القدرات وتعزيز الكفاءات داخل جمارك دبي.
• توجيه الموظفين الجدد وتوثيق العمليات الرئيسية لضمان الاحتفاظ بالمعرفة المؤسسية ونقلها بفعالية.
• ضمان سرية جميع المعلومات الحساسة والمتعلقة بجمارك دبي، والالتزام الصارم بسياسات حماية البيانات والبروتوكولات ذات الصلة.
• الالتزام بالتميز في جميع المهام وتحسين العمليات والنتائج بشكل مستمر، مع الالتزام ووثيقة أخلاقيات العمل الخاصة بجمارك دبي، وتنفيذ الأنشطة بنزاهة وعدالة.
• الإفصاح عن أي تضارب محتمل في المصالح وتجنب المواقف التي قد تؤثر سلبًا على مصالح جمارك دبي، مع الالتزام بقوانين حقوق الطبع والنشر والسياسات المتعلقة باستخدام الملكية الفكرية.

المهام التطويرية

• السعي الدائم لاستكشاف فرص التطوير المهني من خلال المشاركة في الدورات التدريبية وورش العمل والبرامج ذات الصلة بالدور الوظيفي، بما يعزز الكفاءة والمهارات.
• تحديد ومراجعة أهداف التطوير الذاتي بانتظام لتعزيز المهارات والمعرفة بما يتماشى مع احتياجات جمارك دبي ومتطلبات العمل.
• البقاء على اطلاع دائم بأحدث اتجاهات الصناعة والتقنيات وأفضل الممارسات، لضمان التميز والقدرة على المنافسة والفعالية في أداء المهام الوظيفية.
• السعي بفعالية للحصول على ملاحظات من المشرفين والزملاء بشكل دوري لتحديد مجالات التحسين وتطبيق التغييرات المطلوبة لتحسين الأداء.
• تطوير القدرة على التكيف مع التغيرات في بيئة العمل، وتقبل التحديات والمسؤوليات الجديدة بروح إيجابية وإنتاجية.

الثانوية العامة.

5+ سنوات خبرة في المجالات ذات الصلة.