Business Operations Coordinator

Werfnet; Pretoria; On-site; ZAR 180,000 - 260,000; Full time

Job summary

Werfnet se kliënt soek ’n ervare Business Operations Coordinator wat operasionele en administratiewe funksies ondersteun. Die rol behels kantoor- en fasiliteitsadministrasie, asset- en fleet- administrasie, onboarding en compliance- administrasie.

Die ideale kandidaat het 3–5 jaar relevante ervaring, sterk MS Office-vaardighede en uitstekende dokumentbeheer en kommunikasievaardighede. Behoefte aan off-site beperkende eis? Nee. Geslag, geen uitsluitsel nie.

Qualifications

• 3–5 jaar relevante ervaring in business administration, operations support, finansiële dienste-administrasie of compliance administratie.
• Sterk kennis van Microsoft Word, Excel, Outlook en Teams.
• Uitstekende dokumentbeheer-, liassering- en version-control vaardighede.
• Goeie skriftelike en verbale kommunikasievaardighede.
• Die vermoë om verskeie persone en take te koördineer sonder formele gesag.
• Uitstekende aandag aan detail en ’n hoë vlak van vertroulikheid.
• Sterk opvolg- en organisatoriese vaardighede.
• Geldige bestuurslisensie en eie vervoer.
• Blootstelling aan finansiële dienste, FSP, FICA of representative administration sal voordelig wees.

Responsibilities

• Kantoor- en fasiliteitsadministrasie: bestuur van algemene kantoorbenodigdhede, koördineer aankope en log en opvolg van IT- versoeke.
• Asset- en fleet-administrasie: voertuigtoetse, lisensiëring en rekordhouding van wertes en toerusting.
• Werknemer-onboarding en offboarding: onboarding-dokumentpakkette, opvolg van dokumentasie en induksie.
• Compliance-administrasie: opdatering van compliance-Registers en CPD-opleiding.
• Dokumentbeheer en rekordbestuur: dokumentekontrole, sentrale vouers en signature trackers.
• Algemene operasionele koördinering: e-posse, skedulering en verslag van uitstaande items.

Skills

MS Word

MS Excel

MS Outlook

MS Teams

Dokumentbeheer

Koördinasie

Kommunikasie

Aandag aan detail

Vertroulikheid

Bestuurslisensie

Job description

Besigheidsbedryfskoördineerder (Business Operations Coordinator)

Ligging: Monument Park, Pretoria

Oor die geleentheid

Ons kliënt is op soek na ’n ervare, georganiseerde en uiters detailgerigte Business Operations Coordinator om hul operasionele en administratiewe funksies te ondersteunen. Hierdie is ’n ideale geleentheid vir iemand met ’n sterk agtergrond in besigheidsadministrasie, operations support, finansiële dienste-administrasie of compliance administration, wat daarvan hou om take op te volg, dokumentasie korrek te bestuur en seker te maak dat niks deur die krake val nie. Die suksesvolle kandidaat sal verantwoordelik wees vir die voorbereiding, koördinering, opvolg en rekordhouding van verskeie operasionele en compliance-verwante aktiwiteite.

Sleutelverantwoordelikhede

Kantoor- en fasiliteitsadministrasie

• Bestuur van algemene kantoorbenodigdhede soos kruideniersware, water en skryfbehoeftes.
• Koördinering van aankope van meubels, toerusting, toestelle en ander kantoorbenodigdhede.
• Verkryging van kwotasies en koördinering van goedgekeurde aankope.
• Log en opvolg van onderhouds- en IT-versoeke.
• Onderhoud van verskafferinligting en gereelde bestelroetines.

Asset- en fleet-administrasie

• Onderhoud van voertuig- en asset trackers.
• Koördinering van voertuigtoetse, lisensiëring en verwante dokumentasie.
• Rekordhouding van laptops, skerms, kabels, meubels en ander toegewysde bates.
• Koördinering van toerusting se uitreiking en teruggawe wanneer werknemers aansluit of die organisasie verlaat.

Werknemer-onboarding en offboarding

• Uitreiking en bestuur van onboarding-dokumentpakkette.
• Opvolg van uitstaande indiensnemings-, compliance- en opleidingsdokumentasie.
• Koördinering van induksie en verpligte opleiding.
• Voorbereiding van vorms vir die byvoeging of verwydering van stelseltoegang.
• Insameling, kontrolering en liassering van voltooide dokumentasie.
• Onderhoud van onboarding- en offboarding-checklists.

Compliance-administrasie

• Voltooiing van feitelike administratiewe afdelings van verteenwoordiger- en supervisiedokumentasie.
• Opdatering van compliance registers en trackers.
• Koördinering van CPD-opleiding, sertifikate en ondersteunende bewyse.
• Opvolg van uitstaande compliance-vereistes.
• Formatering en administratiewe wysigings aan goedgekeurde, lae-risiko beleidsdokumente.
• Voorbereiding van dokumentasie vir bestuur- of Compliance-goedkeuring.
• Beheer en veilige liassering van finale ondertekende dokumente.

Dokumentbeheer en rekordbestuur

• Skandering, korrekte benaming en liassering van dokumente.
• Onderhoud van sentrale dokumentvouers.
• Beheer van konsep-, goedgekeurde en ondertekende dokumentweergawes.
• Onderhoud van signature trackers.
• Verseker dat finale dokumente in die korrekte maatskappyvouer gestoor word.
• Monitering van rekordbehoud- en vernietigingsdatums waar van toepassing.

Algemene operasionele koördinering

• Opstel van eenvoudige en professionele administratiewe e-posse.
• Opvolg tussen werknemers, Compliance, IT en eksterne verskaffers.
• Eskalering van agterstallige, sensitiewe of hoër-risiko aangeleenthede.
• Skedulering en bestuur van vergaderings in kalenders.
• Opstel van ’n kort weeklikse verslag van uitstaande items.

Vereistes

• 3–5 jaar relevante ervaring in business administration, operations support, financial services administration of compliance administration.
• Sterk kennis van Microsoft Word, Excel, Outlook en Teams.
• Uitstekende dokumentbeheer-, liassering- en version-control vaardighede.
• Goeie skriftelike en verbale kommunikasievaardighede.
• Die vermoë om verskeie persone en take te koördineer sonder formele gesag.
• Uitstekende aandag aan detail en ’n hoë vlak van vertroulikheid.
• Sterk opvolg- en organisatoriese vaardighede.
• Geldige bestuurslisensie en eie vervoer.
• Blootstelling aan finansiële dienste, FSP, FICA, CPD of representative administration sal voordelig wees.