Analista de Documentación y Control de Proyectos

Alimentos Kiri; Estado Zulia; Presencial; VES 20.219.000 - 30.329.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Alimentos Kiri busca un responsable de documentación para el departamento de Obras Civiles. Administrar la documentación de los proyectos, mantener la base de datos y establecer un registro de control de documentos para localización rápida en la red.

Deberá alimentar la documental de cada proyecto con planos, especificaciones, memorias, presupuestos y materiales; coordinar con proyectistas y jefatura; validar planos y preparar informes semanales.

Responsabilidades

• Administrar toda la documentación vinculada con los proyectos.
• Generar y mantener base de datos de proyectos generados por el departamento y/o contratados por el mismo.
• Establecer un registro de control de documento que permita la ubicación fácil y rápida de los mismos en la red.
• Administrar, mantener y actualizar la planoteca digital del departamento de Obras Civiles.
• Alimentar la base documental de cada proyecto con planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, cómputos métricos, presupuestos base y lista actualizada de materiales por obra o proyecto.
• Mantener comunicación permanente con proyectistas, calculistas, coordinadores y jefatura de OC en la formalidad de la entrega de documentos.
• Garantizar la perfecta confiabilidad de los documentos o proyectos que maneja el departamento de obras civiles.
• Presentar informe semanal de actividades y avance a la coordinación administrativa
• Validar todos los planos que se generan en el departamento.
• Apoyar a la coordinacion de proyectos con la elaboracion de planos de plantas, instalaciones y estructuras a través de programas asistidos por computador.
• Registrar y resguardar los archivos de información recolectada de cada una de las actividades ejecutadas en los sistemas corporativos.
• Registrar y mantener el resguardo del dossier de minutas y oficios de los contratos.
• Monitorear el avance físico del proyecto con apoyo de la coordinacion administrativa, proyecto y operacional.
• Mantener permanentemente informado al coordinador administrativo del desarrollo de las actividades y logros obtenidos en su gestión, así como cualquier desviación que se observe durante la ejecución del proyecto.
• Consolidar todo tipo de documentos generales de consulta y control
• Hacer seguimiento de las solicitudes emitidas en cada uno de los departamentos correspondientes
• Procesar el pago de las valuaciones de las obras ante el Departamento de Finanzas
• Elaborar reportes de desembolso de los pagos efectuados y los procesos pendientes por pagar
• Canalizar los trámites necesarios para la cancelación de facturas pendientes a las contratistas
• Mantener informado al Analista de Talento Humano sobre las novedades de la nómina de obras civiles (asistencia, faltas, permisos, suspensiones, entre otros).
• Informar las fallas del sistema administrativo o equipos de computación al Gerente de IT para realizar los arreglos pertinentes.
• Las demás funciones o actividades que le asigne la coordinacion administrativa o DIRECTIVA dentro del campo de su competencia.
• Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad, higiene y ambiente en los diferentes departamentos de la organización, así como los deberes que como trabajador debe cumplir según lo establecido en la LOPCYMAT.
• Realizar cualquier otra actividad asignada por el supervisor inmediato, que contribuya con el beneficio de la organización.
• Cumplir con las políticas, normas y procedimientos asociados al cargo.

Descripción del empleo

Alimentos Kiri busca un responsable de documentación para el departamento de Obras Civiles. Administrar la documentación de los proyectos, mantener la base de datos y establecer un registro de control de documentos para localización rápida en la red.

Deberá alimentar la documental de cada proyecto con planos, especificaciones, memorias, presupuestos y materiales; coordinar con proyectistas y jefatura; validar planos y preparar informes semanales.