Team Assistant (w/m/d)

Hirschen Group GmbH; Germany (OH); On-site; USD 49,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club

nilo.health Mental Health Support

Betriebliche Altersvorsorge

BusinessBike Zuschuss

Ökostrom-Zuschuss

Job summary

Zum goldenen Hirschen Köln GmbH sucht eine strukturierte Assistenz-/Office-Management-Person zur Unterstützung im Alltag des Büros in Köln. Sie koordinieren Finanzen, Reisen, Veranstaltungen und interne Abläufe und sichern reibungslose Prozesse im Tagesgeschäft.

Sie bringen Erfahrung im Assistenzbereich, Organisationsgeschick und Begeisterung für ein dynamisches Agenturumfeld mit. Hybrides Arbeiten und flache Hierarchien werden geboten, mit Raum für Verantwortung und persönliche Entwicklung.

Qualifications

• Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Office Management.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit.
• Budgetverwaltung, Rechnungsprüfung, Detailorientierung.

Responsibilities

• Verwaltung der Firmenkreditkarten und Unterstützung im Rechnungswesen.
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen; Recherche.
• Unterstützung bei Firmen-Events und Office-Management.
• Sicherheitsbeauftragte Rolle unterstützen; Arbeitsschutz.
• Alltägliche Büroorganisation und Budgetüberblick.

Skills

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Flexibilität

Kommunikationsstärke

Reiseplanung

Budgetverwaltung

Tools

MS Office

Buchungs-Tools

Verwaltungssoftware

Job description

Zum goldenen Hirschen Köln GmbH
Köln, Lichtstraße 43c

Wer wir sind.

Wir sind Zum goldenen Hirschen Köln. Wir machen kreative Kampagnen und strategische Kommunikation für Unternehmen und Marken. Dazu bringen wir Kreation, Strategie, Content, Beratung und Digital zusammen und machen Komplexes einfach. Denn das ist für uns die Essenz von Kommunikation. Seit unserer Gründung verbinden wir den Mut, Dinge anders zu machen, mit dem Anspruch an Exzellenz in unserer Arbeit. Wir arbeiten in integrierten Teams mit flachen Hierarchien und hoher Eigenverantwortung. Und gerade deshalb arbeiten wir gern miteinander, mit Neugier aufeinander und Vertrauen ineinander. Nicht nur in Köln, sondern an insgesamt fünf Standorten in der Zum goldenen Hirschen Familie.

Was zu tun ist.

Bei dir läuft alles zusammen – aber nie aus dem Ruder? Perfekt. Denn genau das macht dich aus: Du behältst den Überblick, organisierst unser tägliches Miteinander zuverlässig und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles rundläuft. Spontane Herausforderungen und langfristige Aufgaben - du rechnest mit allem, behältst einen kühlen Kopf und hältst unserem Rudel den Rücken frei.

• Finanzen & Admin fest im Griff:Du übernimmst die Verwaltung unserer Firmenkreditkarten und unterstützt unser Finance-Team bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Abrechnungen sowie im Bestellwesen.
• Reisen & Recherche:Du übernimmst die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen, führst Rechercheaufgaben durch und bringst dich aktiv in administrative Projekte ein. Dabei behältst du auch bei komplexeren Projekten immer den Überblick.
• Events & Community: Von der Planung bis zur Durchführung – du unterstützt bei der Organisation unserer Firmen-Events und machst unser Office zu einem Ort, an dem man gerne arbeitet.
• Sicherheit & Tagesgeschäft:Du übernimmst vielseitige administrative Aufgaben, supportest unser Office Management im Tagesgeschäft und trägst als Sicherheitsbeauftragte*r dazu bei, dass unsere Arbeitsumgebung sicher und gut organisiert bleibt.
• Erfahrung:Du bringst Berufserfahrung im Assistenzbereich, im Office Management oder einer vergleichbaren Position mit (idealerweise im Agentur- oder Kreativumfeld).
• Organisationsgeschick:Du bist ein echtes Organisationstalent mit einer strukturierten, selbstständigen und vorausschauenden Arbeitsweise.
• Zahlen & Details:Ein gutes Gefühl für Zahlen zeichnet dich aus – Budgetverwaltung, Rechnungsprüfung und die Liebe zum Detail liegen dir im Blut.
• Tools & Kommunikation:Du bist sicher im Umgang mit MS Office, hast idealerweise Erfahrung mit Buchungs- sowie Verwaltungstools und glänzt durch Kommunikationsstärke.
• Sicherheitsbewusstsein:Die Rolle als Sicherheitsbeauftragte*r schreckt dich nicht ab – du hast ein Auge für Arbeitsschutz und Sicherheit im Büro.
• Reisemanagement:Du hast Erfahrung in der Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen und sorgst für reibungslose Reiserouten.

Wen wir suchen.

Du hast eine ehrliche Hands-on-Mentalität und packst Dinge einfach an. Flexibilität ist für dich kein Modewort, sondern Alltag: Wenn der Tag anders läuft als geplant, bleibst du entspannt, priorisierst neu und findest eine Lösung. Mit deinem freundlichen, gewinnenden Auftreten und deinem starken Teamgeist sorgst du für gute Stimmung im Office – auch wenn es mal hektisch wird.

Was wir bieten.

• Hybrides Arbeiten: Mobile Office ist bei uns fester Bestandteil. Du entscheidest, wann du in unser schönes Office in Köln kommst oder aus dem Home Office arbeitest
• Verantwortung & Vertrauen:Wir arbeiten in integrierten Teams mit flachen Hierarchien, hoher Eigenverantwortung und bieten dir Vertrauensurlaub.
• Weiterentwicklung: Mit unserer Brave Academy fördern wir deine persönliche und fachliche Entwicklung.
• Ein starkes Rudel: Du wirst Teil eines deutschlandweiten Netzwerks von über 400 Kolleg*innen an 6 Standorten, mit einer starken Homebase in Köln.

• Hybrides Arbeiten: Mobile Office ist bei uns fester Bestandteil. Du entscheidest, wann du in unser schönes Office in Köln kommst oder aus dem Home Office arbeitest
• Verantwortung & Vertrauen:Wir arbeiten in integrierten Teams mit flachen Hierarchien, hoher Eigenverantwortung und bieten dir Vertrauensurlaub.
• Weiterentwicklung: Mit unserer Brave Academy fördern wir deine persönliche und fachliche Entwicklung.
• Ein starkes Rudel: Du wirst Teil eines deutschlandweiten Netzwerks von über 400 Kolleg*innen an 6 Standorten, mit einer starken Homebase in Köln.

Weitere Benefits:

• Eine Mitgliedschaft imUrban Sports Club
• Mental Health Support vianilo.health
• Betriebliche Altersvorsorge
• Zuschuss zumBusinessBike
• Ökostrom-Zuschuss

Jeder geschlechtlichen und sexuellen Identität. Jeden Alters.
Von Bewerbenden mit Migrationshintergrund, jeglicher Religionszugehörigkeit und People of Colour und / oder Menschen mit Behinderungen. Wiedereinsteiger*innen. Eltern. Quereinsteiger*innen.