Sales Administration mit KI-Affinität (m/w/d)

SelectLine Group; United States; Remote; USD 47,000 - 72,000; Full time

Benefits offered by this job

100% Remote-Arbeit

Flexible Arbeitszeiten

30 Tage Urlaub

Weiterbildungsangebote

JobRad

Deutschlandticket

Job summary

SelectLine Group sucht eine Sales Administration, die den kaufmännischen Vertriebsprozess von Angebotserstellung bis Rechnungsstellung steuert. Du setzt KI-Tools im Vertriebsalltag ein, optimierst Abläufe und bringst Struktur in Prozesse rund um Angebote, Aufträge und Lizenzen.

Du arbeitest remote, mit flexiblen Arbeitszeiten und modernem Equipment. Es erwartet dich ein unbefristeter Arbeitsplatz in einer zukunftsorientierten Unternehmensgruppe, 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsangebote und ein

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung abgeschlossen, 3–5 Jahre Berufserfahrung im Vertriebsinnendienst oder Auftragsabwicklung.
• Sicherer Umgang mit CRM- und ERP-Systemen, ideal Lizenz- und Wartungsmodelle.
• KI-affin: Bereits Einsatz von KI-Tools im Arbeitsalltag wünschenswert.

Responsibilities

• Leitung des Vertriebsprozesses von Angebot bis Rechnung.
• Unterstützung des Account Executives und des Vertriebsteams.
• Pflege von Kunden-, Vertrags- und Lizenzdaten im CRM/ERP.
• Erstellung von Wartungs- und Vertragsrechnungen, Überwachung von Laufzeiten.
• Telefonischer und schriftlicher Kunden- und Partner-Support.
• Erstellung von Vertriebsreports und Kennzahlenanalyse.
• Einsatz von KI-Tools für Angebotstexte, Zusammenfassungen und Data-Pflege

Skills

Kundenbetreuung

Vertriebsinnendienst

Projekt- und Prozessorientierung

Eigeninitiative

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

CRM-ERP-Systeme

Excel

Job description

Du sorgst dafür, dass aus einem Angebot reibungslos ein Auftrag wird, und denkst dabei immer einen Schritt weiter: Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben mit KI schlanker, schneller und besser machen? Zur Unterstützung unseres Vertriebs bei SelectLine und DATALINE, unseren Marken für ERP-Software und Lohnabrechnung, suchen wir eine Sales Administration, die Struktur in Prozesse bringt und neue Technologien im Arbeitsalltag selbstverständlich nutzt.

Dein Verantwortungsbereich

• Du steuerst den kaufmännischen Vertriebsprozess von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung und Lizenzverwaltung.

• Du unterstützt unsere Account Executives und das Vertriebsteam operativ und nimmst ihnen administrative Arbeit ab, damit sie mehr Zeit für Kunden haben.

• Du pflegst Kunden-, Vertrags- und Lizenzdaten im CRM- und ERP-System und sorgst für saubere, aktuelle Daten.

• Du erstellst eigenverantwortlich Wartungs- und Vertragsrechnungen und überwachst Vertragslaufzeiten, Verlängerungen und Kündigungsfristen.

• Du betreust Partner und Kunden telefonisch und schriftlich bei administrativen Fragen rund um Angebote, Aufträge und Lizenzen.

• Du erstellst Vertriebsreportings und analysierst Kennzahlen, um Abläufe zu optimieren und Potenziale sichtbar zu machen.

• Du setzt KI-Tools im Vertriebsalltag ein, zum Beispiel für Angebotstexte, Zusammenfassungen, Datenpflege und Reportings, und entwickelst gemeinsam mit uns Automatisierungen und Prozessverbesserungen weiter.

• Du stimmst dich eng mit Vertrieb, Buchhaltung, Support und Produktmanagement ab und hältst die Schnittstellen zusammen.

Dein Profil

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und 3 bis 5 Jahre Berufserfahrung in Vertriebsinnendienst, Sales Administration, Auftragsabwicklung oder einer vergleichbaren Position.

• Du bist sicher im Umgang mit CRM- und ERP-Systemen und bringst idealerweise Erfahrung mit Software-Lizenz- und Wartungsmodellen mit; Grundkenntnisse in Buchhaltung sind von Vorteil.

• Du bist KI-affin: Du nutzt Tools wie Claude, ChatGPT oder Copilot bereits im Arbeitsalltag oder bist neugierig, sie souverän einzusetzen, und hinterfragst Ergebnisse kritisch.

• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick.

• Du bist kommunikationsstark, serviceorientiert und hast Freude am Umgang mit Kunden, Partnern und Kolleg:innen.

• Du ergreifst Eigeninitiative und denkst in Prozessen und Verbesserungen.

• Du sprichst und schreibst sicher Deutsch (mindestens C1); gute Excel-Kenntnisse setzen wir voraus.

Was dich erwartet

• Ein sicherer, unbefristeter Arbeitsplatz in einer zukunftsstarken Unternehmensgruppe

• 100 % Remote-Arbeit mit flexiblen Arbeitszeiten und modernem Equipment

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Raum für Eigeninitiative, eigene Ideen und aktive Mitgestaltung beim Thema KI

• 30 Tage Urlaub, Weiterbildungsangebote, JobRad und Deutschlandticket

• Ein motiviertes Team mit offener Kommunikation und kurzen Entscheidungswegen

Bei der SelectLine Group heißen wir alle Menschen willkommen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter.