Sachbearbeiter*in (w/m/d) Rechte & Lizenzen

HGV Hanseatische Gesellschaft für Verlagsservice; Köln; Hybrid; USD 34,896 - 46,528; Part time

Benefits offered by this job

Attraktive Sozialleistungen

Dynamisches und kollegiales Team

Offene und diverse Unternehmenskultur

Job summary

HGV Hanseatische Gesellschaft für Verlagsservice sucht eine organisierte und strukturierte Persönlichkeit zur administrativen Unterstützung im operativen Tagesgeschäft. Sie sind verantwortlich für das Vertragsmanagement, die Archivierung und Dokumentation sowie die Logistik.

Ihr Fokus liegt auf präziser Datenerfassung, und Sie sollten sowohl sehr gute Deutsch- als auch Englischkenntnisse mitbringen. Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre und erfordert eine Teilzeitarbeit von 18 Stunden pro Woche, idealerweise an mindestens 3 Tagen die Woche im Büro in Köln.

Qualifications

• Sie arbeiten exakt, gewissenhaft und konzentriert.
• Sie haben Spaß am Umgang mit Datenbanken.
• Kaufmännischer Kontext ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Responsibilities

• Vertragsmanagement und Erfassung aller Verträge im Verlagssystem.
• Sorgfältige Archivierung und Dokumentation der Vertragsunterlagen.
• Organisation des Versands an die Deutsche Nationalbibliothek und Partner.

Skills

Präzision in der Datenerfassung

Umgang mit Datenbanken

Organisationstalent

Verhandlungssichere Englischkenntnisse

Gute Deutschkenntnisse

Education

Kauffmännische Ausbildung oder Berufserfahrung

Tools

Google for Work

Klopotek/PPM

Job description

Über uns

In der Abteilung Rechte & Lizenzen bündeln wir den gesamten Rechteeinkauf sowie den weltweiten Lizenzverkauf (von Hörbuch über Auslandsrechte bis hin zur Dramatisierungen). Im Zuge einer internen Neuordnung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt – idealerweise zum 1. Juli oder 1. August 2026 – befristet auf 2 Jahre eine organisierte und strukturierte Persönlichkeit, die unser Team im operativen Tagesgeschäft administrativ entlastet und so den Erfolg unserer Geschäfte sichert.

Ihre Aufgaben bei uns

In dieser administrativen Schlüsselrolle sorgen Sie mit viel Sorgfalt für reibungslose Abläufe und unterstützen das gesamte Team:

• Vertragsmanagement -systemisch-: Sie sind für die zuverlässige und exakte Erfassung aller Verträge in unserem zentralen Verlagssystem (PPM) verantwortlich.
• Ordnung & Überblick: Sie sorgen für die lückenlose, sorgfältige Archivierung und Dokumentation aller Vertragsunterlagen - digital und physisch.
• Logistik & Versand: Sie organisieren eigenverantwortlich den Belegexemplar- und Vorschauversand an die Deutsche Nationalbibliothek, Urheber, Agenturen und internationale Partner.
• Operative Unterstützung: Sie übernehmen operative Aufgaben wie jährliche Titelmeldungen, Recherche, Listenführung und -auswertung, Abdruckanfragen oder Ähnliches.

Was Sie mitbringen: Ihre Expertise in Organisation und Sorgfalt

• Präzision ist Ihr Prinzip: Sie arbeiten exakt, gewissenhaft und konzentriert, denn fehlerfreie Datenerfassung ist die unverzichtbare Basis für unseren Erfolg. Sie haben eine Affinität für administrative Prozesse.
• Daten und Dokumente: Der Umgang mit Datenbanken macht Ihnen Spaß und Sie haben ein sicheres Verständnis für formale Verträge und Dokumente.
• Hintergrund & Quereinstieg: Ein kaufmännischer Kontext (z. B. eine Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung) ist hilfreich. Eine explizite Verlagsausbildung ist keine Voraussetzung – wir heißen engagierte Quereinsteiger:innen, administrative Organisationstalente oder Werkstudierende herzlich willkommen.
• Sprachen & Tools: Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse. Da wir im internationalen Kontext arbeiten, sind zusätzlich gute Englischkenntnisse Voraussetzung, um Verträge sicher zu verstehen und exakt zu erfassen. Der routinierte Umgang mit PC und Cloud-Systemen (z. B. Google for Work) ist selbstverständlich; Kenntnisse in Branchensoftware (Klopotek/PPM) sind ein Plus, aber kein Muss.
• Struktur & Flexibilität: Sie organisieren sich hocheffizient. Ihre Arbeitszeit von 18 Stunden teilen Sie idealerweise auf mindestens 4 Tage pro Woche auf. Da uns der persönliche Austausch im Team wichtig ist, sind Sie bereit, an mindestens 3 Tagen pro Woche in unserem Büro in Köln zu arbeiten.

Ihr Mehrwert bei Kiepenheuer & Witsch

• Spannendes Umfeld: eine vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe in einem hochmotivierten, dynamischen und kollegialen Team.
• Kultur & Team: Einbindung in einen international agierenden, traditionsreichen Buchverlag im Herzen von Köln sowie eine offene und diverse Unternehmenskultur, in der jede Bewerbung gleichermaßen willkommen ist.
• Konditionen: attraktive Sozialleistungen und ein faires, wertschätzendes Arbeitsumfeld

Bereit für diese Schlüsselrolle?

Wirfreuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen mit Lebenslauf, Anschreiben und relevanten Zeugnissen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittsdatums über das Online-Portal.