Sachbearbeiter(in) Schulsekretariat

Cognita Asia Holdings Pte Ltd; Indiana (PA); Hybrid; USD 55,000 - 86,000; Part time

Job summary

Cognita sucht eine engagierte Sachbearbeiterin/ einen Sachbearbeiter Schulsekretariat für eine unbefristete Teilzeitstelle an einer ihrer Schulen. Sie koordinieren die Kommunikation, verwalten Termine und arbeiten eng mit Familien und Mitarbeitenden zusammen.

Sie bringen kaufmännische Ausbildung, Verwaltungs­erfahrung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit. MS Office beherrschen Sie sicher und arbeiten diskret in einem internationalen Umfeld.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einer administrativen, kundenorientierten Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Organisation des Schulsekretariats und Koordination der täglichen Abläufe.
• Schnittstelle zwischen Eltern, Lehrpersonen und Schulleitung pflegen.
• Unterstützung beim Admissions-Prozess und bei Schulveranstaltungen.
• Sicherstellung vertraulicher Daten und Einhaltung von Kindesschutz- & Sicherheitsprozessen.

Skills

Kommunikation

Organisation

Kundenorientierung

Teamarbeit

Professioneller Umgang

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Job description

Zug Steinhausen, Zug Steinhausen, Switzerland

Über die Schule – Four Forest & LMS Zug:

Four Forest ist eine fürsorgliche, bilinguale Schulgemeinschaft, die die individuellen Stärken jedes Kindes anerkennt und es darin bestärkt, sich zu entfalten – ganz gleich, wohin der Lebensweg führt. Im Zentrum unseres Bildungsauftrags stehen das Wohlbefinden und die persönliche Entwicklung jedes Kindes, gefördert durch Neugier und Freude am Lernen.

Wir sind stolz darauf, zwei Schulen an besonders schönen Standorten zu führen: in Zug mit Blick auf die majestätische Rigi sowie in Luzern direkt am idyllischen Rotsee. Diese inspirierenden Umgebungen bieten den idealen Rahmen für Lernen, Entdecken und persönliches Wachstum.

Als kleine Schulen, in denen sich alle kennen, fördern wir ein starkes Gefühl der Zugehörigkeit und eine familiäre Atmosphäre. Unser fundierter akademischer Lehrplan wird durch ein breites Angebot ausserhalb des Klassenzimmers ergänzt – darunter Clubs, Forest School, Sportprogramme und besondere Veranstaltungen –, die unseren Schülerinnen und Schülern wertvolle Möglichkeiten zur Entwicklung und Entfaltung bieten.

An Four Forest unterrichten wir nach dem Schweizer Lehrplan 21 und kombinieren diesen mit internationalen pädagogischen Ansätzen, um eine ganzheitliche und zukunftsorientierte Bildung zu gewährleisten.

Drei zentrale Werte leiten unser tägliches Handeln: Gemeinschaft, Integrität und Neugier. Diese Prinzipien prägen unseren Unterricht, den Umgang mit Familien und die gesamte Schulführung.

Gemeinsam schaffen wir eine lebendige, wertschätzende Gemeinschaft, in der jedes Kind sein Potenzial entdecken, seine Leidenschaften entfalten und selbstbewusst in die Zukunft gehen kann.

Über Cognita

Cognita ist ein weltweit führender Anbieter unabhängiger Bildung. Gegründet im Jahr 2004, sind wir eine wachsende Gemeinschaft von 90 Schulen in 21 Ländern in Europa, Nordamerika, Lateinamerika, Asien und dem Nahen Osten und begleiten mehr als 100.000 Schülerinnen und Schüler.

Jede unserer Schulen ist einzigartig. Gleichzeitig verbindet uns ein gemeinsames Ziel: ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder in einer sich schnell verändernden Welt erfolgreich wachsen und sich entfalten kann.

Bei Cognita wissen wir, dass jedes Kind einzigartig ist. Wir fördern individuelle Stärken und Persönlichkeiten und unterstützen unsere Schülerinnen und Schüler akademisch, sozial und emotional – unabhängig davon, wo sie sich befinden oder von welchem Ausgangspunkt sie starten.

Wir bewahren, was jede Schule besonders macht, und ermöglichen gleichzeitig den Zugang zu wertvollem Fachwissen, vielfältigen Chancen und bewährten Methoden. Durch unser globales Netzwerk profitieren unsere Schulen von den Erfahrungen und Erkenntnissen von 90 Schulen in 21 Ländern und bieten so eine Bildung von höchster Qualität.

Dieser individuelle Ansatz ermöglicht es jeder Schule, jeder Lehrkraft und jedem Kind, die eigenen Stärken auszubauen und erfolgreich zu sein.

Über die Rolle

Als Sachbearbeiter/in Schulsekretariat bist du die erste Anlaufstelle für Eltern, Schülerinnen und Schüler, Mitarbeitende und Besucher und trägst wesentlich zu einem positiven Schulerlebnis bei. Du übernimmst die selbstständige Organisation des Schulsekretariats, koordinierst die tägliche Kommunikation und sorgst für einen reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse. Mit deiner freundlichen, professionellen und serviceorientierten Art pflegst du vertrauensvolle Beziehungen zu Familien und unterstützt die Kommunikation zwischen Eltern, Lehrpersonen und Schulleitung. Darüber hinaus wirkst du bei Schulveranstaltungen mit, unterstützt potenzielle Familien im Admissions-Prozess und stellst sicher, dass wichtige Kindesschutz- und Sicherheitsprozesse eingehalten werden. In dieser abwechslungsreichen Rolle bist du eine zentrale Schnittstelle innerhalb der Schulgemeinschaft und repräsentierst die Werte unserer Schule mit Professionalität, Organisationstalent und Diskretion.

Dies ist eine unbefristete Teilzeitstelle.

Wen wir suchen

• Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bringst Erfahrung in einer administrativen, kundenorientierten oder dienstleistungsorientierten Funktion mit.
• Du kommunizierst sicher und professionell mit Eltern, Kolleginnen und Kollegen sowie externen Ansprechpartnern.
• Du arbeitest strukturiert, organisiert und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du gehst diskret und verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen um.
• Du arbeitest sicher mit MS Office und administrativen Systemen.
• Du schätzt die Zusammenarbeit in einer internationalen Schulgemeinschaft und trägst aktiv zu einem positiven Schulalltag bei.
• Erfahrung im Bildungsbereich, in einem Schulsekretariat oder zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil.

Die Cognita-Schulen verpflichten sich dem Schutz und Wohlergehen von Kindern und Jugendlichen. Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, Freiwilligen und weiteren Beteiligten, dass sie dieses Engagement teilen. Im Rahmen unserer sicheren Rekrutierungsverfahren werden vor einer Einstellung entsprechende Hintergrund- und Referenzprüfungen durchgeführt.

Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit und setzen uns für Vielfalt, Gleichberechtigung sowie einen respektvollen Umgang mit allen Mitarbeitenden ein, unabhängig von Herkunft oder Hintergrund.

Wir empfehlen eine frühzeitige Bewerbung, da wir uns vorbehalten, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten bereits vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu interviewen und einzustellen.