Office Mitarbeiter*in

ivm; Indiana (PA); On-site; USD 30,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

6 Wochen Urlaub/Erholungszeit

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Vielfältiges Weiterbildungsangebot

Betriebliche Benefits

Job summary

WU Executive Academy sucht eine engagierte Kraft zur Unterstützung des Studienmanagements und der Administration. Sie arbeiten an der administration von Studienprogrammen, nutzen moderne Tools wie MS 365, Moodle, Confluence und CRM und agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch.

Sie recherchieren und bestellen Lehrmaterialien, Büromaterial und Fachliteratur und unterstützen das Backoffice, inkl.

Qualifications

• Erste Berufserfahrung im passenden Umfeld
• Sprachkompetenz Deutsch und Englisch
• Eigeninitiative und Teamgeist
• Organisationstalent
• Dienstleistungsorientierung
• Flexibilität bei Routine- und Ad-hoc-Aufgaben
• Technische Affinität zu MS Office und IT-Plattformen
• Abgeschlossene Ausbildung

Responsibilities

• Studienprogramme administrieren und reibungslosen Ablauf unterstützen
• Moodle & Co. einsetzen und Wissen erweitern
• Schnittstelle zwischen internen/externen Ansprechpartnern Deutsch/Englisch
• Materialien recherchieren und bestellen (Lehrmaterialien, Büromaterial, Fachliteratur)
• Backoffice unterstützen, Post/Telefon, Meetingräume, Versand- und Druckaufträge betreuen

Skills

Sprachkompetenz Deutsch/Englisch

Eigeninitiative

Teamgeist

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Flexibles Arbeiten

Technische Affinität

Education

Abgeschlossene Ausbildung

Tools

MS 365

Moodle

Confluence

Studienverwaltungssysteme

CRM

Job description

• Wirtschaftsuniversität Wien
• Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
• Voll/Teilzeit
• Publizierung bis: 09.09.2026

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. In der WU Executive Academy ist der Bereich „berufsbegleitende Weiterbildung und Führungskräfteentwicklung“ gebündelt. Unser Ziel: Individuen und Organisationen auf ihrem Weg zum Erfolg nachhaltig zu unterstützen. Wir suchen Verstärkung in der WU Executive Academy

32-40 Stunden/Woche

Ab 05.10.2026 befristet für die Dauer von 2 Jahren Sie bringen Organisationstalent und arbeiten gerne strukturiert? Ein abwechslungsreiches Aufgabenspektrum reizt Sie – von Büroorganisation und Studienadministration bis hin zur Unterstützung bei Veranstaltungen? In dieser vielseitigen Schnittstellenfunktion können Sie Ihre Begeisterung für Kommunikation und Service in einem internationalen Umfeld einbringen.

Was Sie erwartet

• Studienprogramme administrieren: Sie unterstützen den reibungslosen Ablauf unserer Programme im Bereich Studienmanagement und Administration.
• Moodle & Co: Sie arbeiten mit State-of-the-Art IT-Tools wie MS 365, Moodle, Confluence, Studienverwaltungssystemen und CRM und erweitern kontinuierlich Ihre Kenntnisse.
• Kommunizieren: Sie agieren als Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartner*innen auf Deutsch und Englisch.
• Materialien recherchieren und bestellen: Sie übernehmen die Recherche und Bestellung von Lehrmaterialien, Büromaterial und Fachliteratur.
• Im Backoffice anpacken: Sie unterstützen als Teil des Teams dabei, sich um das Wohl der gesamten Organisation zu kümmern. Zum Tagesgeschäft gehören u.a. das Betreuen der zentralen Post- und Telefonstelle, das Vorbereiten von Meetingräumen sowie die Abwicklung verschiedener Versand- und Druckaufträge.

Was Sie mitbringen

• Erste Berufserfahrung: Idealerweise haben Sie bereits Erfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld gesammelt und möchten diese nun weiter ausbauen.
• Sprachkompetenz: Sie kommunizieren professionell und selbstbewusst in Deutsch und Englisch – sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Eigeninitiative und Teamgeist: Sie packen gerne an, erkennen eigenständig, was zu tun ist und genießen gleichzeitig die Zusammenarbeit mit vielfältigen Persönlichkeiten.
• Organisationstalent: Sie strukturieren Ihre Aufgaben präzise und behalten den Überblick.
• Dienstleistungsorientierung: Ihre hohe Servicebereitschaft und Ihr Blick für die Bedürfnisse anderer bringen Sie gerne in einem starken Team ein.
• Flexibles Arbeiten: Sie mögen Routineaufgaben ebenso wie die Herausforderung spontaner Anfragen und können diese geschickt priorisieren. Gelegentliche Einsätze bei Abendevents sehen Sie als willkommene Abwechslung.
• Technische Affinität: Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und arbeiten gerne mit unterschiedlichen IT-Plattformen.
• Abgeschlossene Ausbildung: Sie haben eine abgeschlossene Schulausbildung.

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.581,20 Euro brutto (bei Vollzeit). Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Die WU schätzt Diversität und Inklusion und bemüht sich aktiv um ein vielfältiges Team. Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Profil unseren Anforderungen entspricht? Bewerben Sie sich trotzdem! Frauen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt aufgenommen. Bewerber*innen mit Behinderungen werden in allen Phasen des Bewerbungsprozesses unterstützt.