OFFICE MANAGER - H/F

Synetis; Paris (TX); Hybrid; USD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

SYNETIS recherche un Office Manager H/F pour prendre en charge les locaux, le suivi des incidents et la relation avec les prestataires. Vous assurez l’accueil, le secrétariat, et la production documentaire.

Vous piloterez les tableaux de bord logistiques, effectuerez les achats et la gestion de la flotte, tout en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.

Qualifications

• Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs.
• Excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.
• Capacité à prioriser et à résoudre les incidents.

Responsibilities

• Gestion des locaux et des incidents (maintenance, sécurité, prestataires).
• Accueil, secrétariat et production de supports internes et rapports.
• Pilotage via tableaux de bord et suivi des indicateurs logistiques.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Bon relationnel

Tools

Pack Office

Outils collaboratifs

Job description

Chez SYNETIS, nous plaçons l’humain et l’efficacité au cœur de notre développement. Pour accompagner notre croissance et garantir un environnement de travail optimal à nos équipes, nous recherchons notre futur Office Manager H/F.

Intégrez une aventure humaine stimulante où vos initiatives seront valorisées au sein d’un poste polyvalent et stratégique pour la vie de l’entreprise.

Vos missions principales :

1. Pilotage et gestion des locaux

• Environnement de travail : Superviser l’entretien, l’aménagement et l’optimisation constante de nos espaces de travail.

• Gestion des incidents : Être le point de contact unique pour la déclaration, le suivi et la résolution des sinistres (dégâts des eaux, maintenance, etc.).

• Interface assurances et prestataires : Gérer les contrats, monter les dossiers administratifs et piloter les interventions techniques (climatisation, électricité, sécurité incendie) tout en évaluant la qualité des services.

2. Support à la direction et communication

• Accueil et secrétariat : Réceptionner les appels, filtrer les sollicitations et accueillir nos visiteurs.

• Production documentaire : Rédiger les notes internes, comptes rendus, rapports et différents supports de communication internes.

• Pilotage : Concevoir et mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi de l’activité logistique.

3. Services généraux et logistique

• Achats : Gérer les stocks et réaliser les commandes de fournitures et consommables.

• Flotte automobile : Assurer le suivi et la gestion opérationnelle de notre parc de véhicules.

• Gestion du quotidien : Prendre en charge la réception, le tri et l’expédition du courrier et des colis.

Le profil que nous recherchons :Compétences techniques : Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que les outils collaboratifs modernes (messageries, plannings partagés, outils de web-conférence).Qualités rédactionnelles : Les normes administratives, les techniques d’archivage et de numérisation n’ont pas de secret pour vous.Vos soft skills font la différence :Vous faites preuve d’une rigueur et d’une organisation à toute épreuve, vous permettant de prioriser les urgences. On vous reconnaît une aisance relationnelle naturelle pour interagir avec des interlocuteurs variés. Vous avez un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion.Force de proposition et doté d’un bon esprit d’analyse, vous aimez optimiser les procédures internes.