Office Manager

Socket.dev; United States; On-site; USD 45,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Офіційне працевлаштування

Медичне страхування

Заняття англійською

Система Ajax у пакетах охорони (бета-т

Участь у проєкті бета-тесту гаджетів

Job summary

Ajax Systems шукає відповідального співробітника для забезпечення офісу та виробничих площ, контролю за чистотою і порядком у всіх приміщеннях, замовлення продовольчих та канцтоварів, а також організації робочих місць та потреб постачальників. Кандидат повинен мати сильні комунікаційні навички, ініціативність, увагу до деталей, вміння працювати в режимі багатозадачності та готовність навчатися.

В офісі передбачено офіційне працевлаштування, медичне страхування та можливість участі у бета-тесті

Qualifications

• Розвинені комунікаційні навички та вміння домовлятися з колегами, постачальниками та підрядниками.
• Проактивність: самостійно включатися в задачі та шукати рішення з оптимальним варіантом.
• Організованість та уважність до деталей: контроль кількох процесів одночасно та дотримання термінів.
• Вміння працювати у режимі багатозадачності та швидко переключатися між завданнями.
• Гнучкість та готовність розглядати нестандартні запити.
• Бажання навчатися та розвиватися.
• Впевнене використання Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці та онлайн-сервіси.
• Досвід роботи з Excel/Google Sheets.
• Досвід роботи з ERP-системами буде перевагою, але не обов’язковим.

Responsibilities

• Забезпечення офісу та виробничих площ.
• Контроль чистоти та порядку у всіх приміщеннях.
• Замовлення продовольчих товарів та канцтоварів.
• Замовлення необхідних товарів (меблі, господарчі товари, медикаменти для аптечок).
• Організація інших замовлень та робочих місць.
• Пошук та підбір підрядників, порівняння цін та характеристик.
• Робота в 1С: заявки на оплати, постачальники, списання, інше.
• Ведення операційних процесів транспорту, хостелу, одягу, клінінгу, харчування.
• Підготовка звітності з витрат.
• Робота з кореспонденцією.

Skills

Комунікація

Проактивність

Організованість

Багатозадачність

Гнучкість

Навчання

Цифрові інструменти

Excel/Google Sheets

ERP/1С

Аналітичний підхід

Tools

1С/ERP

Job description

Ajax Systems — міжнародна технологічна компанія і найбільший у Європі виробник охоронних систем. Продуктам Ajax довіряють уже понад 4,5 мільйони кінцевих користувачів і 330 тисяч PRO-користувачів у більш ніж 180 країнах. Компанія пропонує комплексні рішення для захисту житлових і комерційних об'єктів різного масштабу. Нині портфоліо Ajax налічує 280 пристроїв для захисту від вторгнення, відеоспостереження, пожежної безпеки та комфорту й автоматизації. Кожного року ми демонструємо кратне зростання як у чисельності команди, так і в кількості користувачів у всьому світі.

Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼютоерам по всьому світу.

Обов'язки:

• Забезпечення офісу та виробничих площ — забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.
• Контроль чистоти та порядку — організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.
• Замовлення продовольчих товарів — контроль та замовлення продовольчих товарів.
• Замовлення необхідних товарів — контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.
• Організація інших замовлень — інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).
• Організація робочих місць — організація та переміщення робочих місць для персоналу.
• Пошук та підбір підрядників — пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).
• Робота в 1С — створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.
• Ведення операційних процесів — ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.
• Підготовка звітності — підготовка звітності з витрат.
• Робота з кореспонденцією — відправлення / отримання кореспонденції.

Вимоги до кандидата:

• Розвинені комунікаційні навички — вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.
• Проактивність та активна позиція — готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіант, а не лише працювати за чіткими інструкціями.
• Організованість та уважність до деталей — здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності — здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.
• Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач — не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.
• Бажання навчатися та розвиватися — готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.
• Впевнене користування цифровими інструментами — Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.
• Навички роботи з Excel / Google Sheets — на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.
• Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим — важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.
• Аналітичний підхід — вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.
• Стресостійкість та відповідальність — здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

Буде перевагою:

• досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції;
• досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками;
• досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності;
• досвід роботи з ERP-системами.

Пропонуємо:

• Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем;
• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента;
• Заняття англійською;
• Медичне страхування;
• Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);
• Різносторонні проєкти та професійне зростання;
• Драйвову команду;
• Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;