Notarieel Business Assistant

Houthoff group; New York (NY); On-site; USD 47,466 - 71,199; Full time

Benefits offered by this job

Vaste dertiende maand

8% vakantiegeld

Volledige reiskostenvergoeding

Gezond ontbijt en lunch

Opleidingsmogelijkheden

Job summary

Een toonaangevend notariskantoor in New York zoekt een Notarieel Business Assistant. In deze rol ondersteun je notarissen met administratieve taken, zoals dossierbeheer en agendabeheer. Je hebt relevante ervaring in de zakelijke dienstverlening, uitzonderlijke communicatieve vaardigheden, en een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal. Het kantoor biedt een collegiale werkomgeving, professionele ontwikkeling en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.

Qualifications

• Minimaal mbo- of hbo-werk- en -denkniveau.
• Relevante werkervaring in de zakelijke dienstverlening.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Responsibilities

• Ondersteunen van (kandidaat) notarissen.
• Beheren van digitale en hard copy dossiers.
• Agendabeheer en contact onderhouden met cliënten.

Skills

Relevante ondersteunende werkervaring

Kennis van administratieve werkzaamheden

Communicatieve vaardigheden

MS Office kennis

Proactieve houding

Education

Minimaal mbo- of hbo-werk- en -denkniveau

Job description

Als Notarieel Business Assistant ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze (kandidaat) notarissen in de volle breedte. Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten en je zorgt dat in deze dynamische omgeving alles goed verloopt. Kortom, je draagt bij aan de service die ons kantoor verleent aan onze cliënten.

Wat ga je doen als Notarieel Business Assistant?

Samen met jouw collega’s ben je verantwoordelijk voor:

Het passeer klaar maken en afhandelen van de notariële akten. Daarvoor verzamel en controleer je zelfstandig de benodigde gegevens.

Het aanmaken en beheren van digitale en hard copy dossiers door inkomende en uitgaande stukken te verwerken en filen.

Zorg dragen voor een goed verloop van het maandelijkse declaratieproces.

Agendabeheer voor de (kandidaat-)notarissen.

Persoonlijke organisatorische ondersteuning van de (kandidaat-)notarissen, zoals administratie van opleidingen en onkostendeclaraties.

Het onderhouden van contact met cliënten.

Dit maakt jou de ideale kandidaat

Natuurlijk heb je als Notarial Business Assistant relevante ondersteunende werkervaring in een zakelijke omgeving. Je hebt kennis van en ervaring met diverse voorkomende dossier of project gerelateerde administratieve werkzaamheden maar hebt daarnaast een open blik voor nieuwe processen, systemen en werkwijzen, bij voorkeur binnen Ondernemingsrecht. Daarnaast ben je in staat zelfstandig, proactief en pragmatisch op effectieve wijze vragen en opdrachten te verwerken. Onder druk kun jij een grote hoeveelheid werkzaamheden verwerken. Jouw communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.

Je beschikt daarbij over:

Minimaal mbo- of hbo-werk- en -denkniveau.

Relevante werkervaring in de zakelijke dienstverlening.

Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.

Uitstekende MS Office kennis en vaardigheden.

Twijfel je of je wel helemaal voldoet aan alle eisen? Solliciteer toch! We kijken graag verder dan alleen werkervaring; persoonlijkheid vinden we erg belangrijk. Hier komen we graag in een (telefoon)gesprek achter.

Wat je van ons kunt verwachten?

Naast het maandelijkse salaris ontvang je:

Vaste dertiende maand, 8% vakantiegeld en pensioenregeling.

26,5 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.

Volledige reiskostenvergoeding met het OV. Kom je lopend of met de fiets? Dan ontvang je ook reiskostenvergoeding.

Gezond ontbijt en lunch tegen een kleine vergoeding.

Medewerkers kunnen in overleg verlof op een officiële feestdag ruilen voor een andere feestdag die voor hen van persoonlijk belang is.

Regelmatig leuke events. Denk aan kantoorevenementen en sportactiviteiten (zoals padel, voetbal, yoga, hockey of hardloopevenementen).

Onze mensen bepalen ons succes en wij vinden het belangrijk om te investeren in de professionele en persoonlijke ontplooiing van iedereen die bij Houthoff werkt. Bij Houthoff geef je zelf kleur aan je carrière. Wij staan regelmatig stil bij jouw doelen, groei en ontwikkeling en bieden verschillende opleidingsmogelijkheden aan.

Wie zijn wij?

In totaal werken er ongeveer 90 Assistants ((Notarial) Business Assistants en Personal Assistants) bij Houthoff. Hoewel je op de werkvloer inhoudelijk wordt aangestuurd door de Partner/Counsel van een praktijkgroep, vindt de overall begeleiding plaats door een teamlead Practice Group Support. Iedere teamlead geeft leiding aan een team van ongeveer 30 Assistants. Samen met jou kijken we hoe jij je verder kunt ontwikkelen en kunt groeien, zowel op persoonlijk als op zakelijk vlak.

Als Notarieel Business Assistant versterk je ons ervaren ondernemingsrechtteam en werk je dagelijks nauw samen met twee directe collega’s.

Een organisatie waar je door groeit

Met ruim 600 medewerkers, waaronder 300 advocaten, notarissen en belastingadviseurs, is Houthoff één van de grootste Nederlandse advocatenkantoren. Wij zijn onafhankelijk en hebben een sterke internationale focus met vestigingen in Brussel, Londen en New York. Tot onze cliënten behoren beursgenoteerde bedrijven, grote financiële instellingen, private equity huizen en overheden, die stuk voor stuk hoge eisen stellen en inventieve oplossingen wensen.

Ben jij enthousiast geworden na het lezen van bovenstaande tekst? Solliciteer dan direct!

Wil je graag meer weten over de vacature of over het team? Laat ons het weten! Onze RecruiterWietske de Hart neemt binnen enkele werkdagen contact met je op.

Twijfel je nog? Je kunt middels een virtueel kopje koffie met iemand van onze Team Leads Practice Group Support Krista Schouten of Kia Brouwers op informele wijze kennismaken, jouw vragen stellen en de sfeer proeven van ons kantoor en onze collega’s.

Een pre-employment screening maakt deel uit van het sollicitatie- en selectieproces. DISA voert namens Houthoff de screening uit.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Zodra wij je sollicitatie hebben ontvangen en een positieve indruk hebben van je cv en motivatiebrief, nodigt onze recruiter je uit voor een telefonisch interview.

Stap 2 Sollicitatiegesprek

Je bespreekt de functie en jouw motivatie met twee collega's van practice group support op ons kantoor.

Als het sollicitatiegesprek voor beide partijen positief is verlopen, bespreken wij tijdens het selectiegesprek de laatste onderwerpen en resterende vragen.

Bij een aanbod vindt er een pre-employment screening plaats.