Front Office Coordinator (m/w/d)

igus GmbH; Germany (OH); On-site; USD 32,000 - 41,000; Full time

Benefits offered by this job

Kostenlose Parkplätze

Urban Sports Club

Firmen-Events und Mitarbeiterrabatte

Kostenfreie Kantinenverpflegung

Job summary

igus SE & Co. KG sucht eine motivierte Empfangs- und Office-Management-Person, die als erste Ansprechperson für Kunden, Besucher und Mitarbeitende agiert.

Zu den Aufgaben gehören Terminmanagement, Telefon-/E-Mail-Bearbeitung in Deutsch und Englisch, sowie Fuhrpark- und Hotelmanagement. Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, arbeiten serviceorientiert, selbstständig und zuverlässig, und bringen gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Serviceorientiertes Auftreten und freundliches Auftreten
• Selbstständige, organisierte und zuverlässige Arbeitsweise

Responsibilities

• Erste Ansprechperson für Kunden, Besucher, Lieferanten und Mitarbeitende – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Unterstützung bei Besucherterminen, Anmeldung, Ausweiserstellung, WLAN-Zugängen und Besprechungsvorbereitung
• Bearbeitung eingehender Telefonate und E-Mails in Deutsch und Englisch
• Verwaltung des Fuhrparks inkl. Fahrzeugübergaben und Führerscheinkontrollen
• Verantwortung für Hotelbuchungen, Preisverhandlungen und Rechnungsprüfung
• Organisation von Taxifahrten, Versendung von Lieferantenerklärungen und Ein- und Ausgangspost
• Sicherstellung eines professionellen Empfangsbereichs und Unterstützung im Tagesgeschäft

Skills

Empfang/Rezeption

Office Management

Kundenservice

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Die igus SE & Co. KG ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Hauptsitz im Großraum Köln. Als „Hidden Champion“ sind wir ein international agierender Hersteller von technischen Produkten aus Hochleistungskunststoffen. Unsere Produkte sind vielseitig und lassen sich in über 50 verschiedenen Branchen wiederfinden, darunter in der Automobilindustrie, der Raumfahrt oder im 3D-Druck. Die Kommunikation zwischen unseren weltweit über 5.215 Mitarbeiter:innen ist persönlich und unkompliziert, denn alle sind per Du. Budgets kennen wir nicht, weil wir schnell und an die jeweilige Situation angepasst entscheiden. Wir schaffen unseren Erfolg über den Erfolg unserer Kunden – nachhaltig und schon bald CO₂-neutral.

Der Empfang ist als dynamisches Team der Dreh- und Angelpunkt bei igus. Egal ob am Telefon, per E-Mail oder vor Ort, der Empfang ist bei jeglichen Anliegen eine der ersten Anlaufstellen für unsere Kund:innen, Lieferanten, Bewerber:innen und igus Mitarbeitenden.

Gestalte gemeinsam mit uns die Zukunft von igus: digital – innovativ – nachhaltig

Werde ein Teil unseres igus-Teams. Wir freuen uns auf Dich!

• Du bist die erste Ansprechperson für Kunden, Besucher, Lieferanten und Mitarbeitende – persönlich, telefonisch und per E-Mail
• Du unterstützt Kollegen bei Besucherterminen, hinsichtlich Besucheranmeldung, Ausweiserstellung, WLAN-Zugängen und Besprechungsvorbereitung
• Du bearbeitest eingehende Telefonate und E-Mails in deutscher und englischer Sprache und stellst eine professionelle sowie zuverlässige Kommunikation sicher
• Du übernimmst die Verwaltung unseres Fuhrparks, einschließlich Fahrzeugübergaben, Führerscheinkontrollen sowie der Organisation von Werkstattterminen
• Du bist für Hotelbuchungen von der Preisverhandlung bis hin zur Rechnungsprüfung zuständig, versendest Messetickets und bearbeitest Messeleads
• Du unterstützt bei administrativen Aufgaben, wie der Organisation von Taxifahrten, dem Versand von Langzeitlieferantenerklärungen sowie der Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Du stellst einen professionellen und serviceorientierten Empfangsbereich sicher und unterstützt bei vielfältigen organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft

• Du hast eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Idealerweise konntest Du bereits erste Erfahrungen im Bereich Empfang, Rezeption oder Office Management sammeln
• Du trittst freundlich und serviceorientiert auf und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du arbeitest selbstständig, organisiert und zuverlässig und bringst ein gepflegtes und souveränes Auftreten mit
• Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Dich selbstverständlich

• Eine langfristige Perspektive in einem dynamisch wachsenden, zukunftsorientierten Industrieunternehmen
• Umfangreiche Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge, kostenlose Parkplätze, Urban Sports Club, Mitarbeiterangebote sowie regelmäßige Firmen- und Teamevents
• Attraktive Rahmenbedingungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, 30 Tage Urlaub und vermögenswirksame Leistungen
• Eine kostenfreie Verpflegung in unseren Kantinen inklusive Obst, Getränken und Eis
• Eine Kombination aus Überstundenvergütung und flexibler Arbeitszeit, auch im Homeoffice
• Weiterentwicklung Deiner fachlichen sowie persönlichen Kompetenzen innerhalb unserer igus Akademie
• Flache Hierarchien sowie eine offene und persönliche Kommunikationskultur in einem familiären Arbeitsumfeld