Facilities Coordinator

JLL; San Lorenzo (CA); On-site; USD 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

JLL busca un coordinador de facilities para apoyar operaciones, mantenimiento y relaciones con proveedores en California. de responsabilidad: generación de órdenes, archivo y cumplimiento de GMP, con enfoque en continuidad de negocio y seguridad.

Se requiere+3 años en facilities, manejo de Microsoft 365 y nivel de inglés intermedio. Se valorará experiencia en auditorías, presentación de informes y coordinación de equipos. Puesto presencial en San Lorenzo, CA.

Qualifications

• Al menos 3 años de experiencia en facilities y gestión de proveedores.
• Dominio intermedio de inglés y manejo de Microsoft 365.
• Conocimiento de GMP y normas de calidad aplicables.

Responsibilities

• Apoyar operaciones de mantenimiento y actividades de facilities.
• Gestionar relaciones con proveedores y coordinar compras (órdenes).
• Mantener archivos y documentación conforme a procedimientos.
• Apoyar en presentaciones y informes de governance.
• Participar en las reuniones y asegurar cumplimiento de KPIs.
• Colaborar en planes de continuidad de negocio y respuestas a emergencias.

Skills

Gestión de proveedores

Microsoft 365

Inglés intermedio

Tools

Reglas GMP

Job description

El coordinador prestará apoyo a las facilidades en las actividades operativas de mantenimiento y operaciones, supervisión de proveedores, equipos y suministros. Mantiene de forma proactiva las relaciones con los clientes, garantizando que se alcancen los niveles de servicio previstos.Responsabilidades:

• Responsable de generar WWID, a empleados nuevos, accesos, currículos y cuentas de correo electrónico.
• Uniformes de tecnicos
• Responsable directo de archivar y mantener el archivo organizado.
• Responsable de enviar a Iron Mountain según periodo de retención de documentos por procedimiento .
• Responsable de la generación de ordenes de compra de cliente (JnJ).
• Responsable del proceso de la documentación requerida para efectuar una actividad dentro de áreas de manufaturas.
• Responsable de apoyar al grupo técnico a preparar presentaciones Success Story (SSB)
• Responsable de preparar presentacion de governance mensual y enviar pre read según contrato
• Dirige reuniones mensuales del SSB Comitee.
• Coordinador principal en el Business Continuty Plan.
• Responsable de mantener y coordinar actividades relacionadas “Business Continuity Plan”.
• Mantiene y propone planes de respuesta a emergencias que incluyan el desalojo, la aplicación de la respuesta a emergencias fuera del horario de trabajo y la salud y seguridad del medio ambiente.
• Responsable de generar y mantener Skill Matrix.
• Responsable de apoyar a operaciones en coordinación de tareas y supervision durante actividades especiales o shutdowns.
• Apoya la coordinación de los mantenimiento preventivos y correctivos.
• Apoya en la generación, revisión y cierre de los work orders, asegurando que se cumpla 100% con las normas GMPs.
• Apoya a robustecer los planes de mantenimiento, activos, localizaciones y/o mantenimientos preventivos.
• Facilitar el proceso de completar las tareas de día a día.
• Apoya el cumplimiento de los KPIs.
• Apoya con el seguimiento a adiestramientos de JLL / cliente.
• Participa activamente en las caminatas de inspección de las facilidades.
• Entrar información de pozo y descargas
• Enviar facturas de PRASA
• Generar y buscar firmas de Manejo de Cambios
• Apoya con recomendaciones operativas, como proyectos de gastos de funcionamiento y mejoras de los procesos.
• Interactuar con los clientes externos e internos con un comportamiento positivo y centrado en la satisfacción del cliente.
• Identificar oportunidades para mejorar el servicio, hace recomendaciones, lleva a cabo inspecciones operacionales y garantiza un lugar de trabajo seguro.
• Proporcionar información y dirección a los proveedores, al personal de las instalaciones y a otros proveedores de servicios, según sea necesario, para garantizar una excelente coordinación y ejecución de los trabajos, con un mínimo de interrupciones.
• Apoya en la supervisión de los “soft services”.
• Apoyar activamente un entorno de trabajo en equipo, cooperación, excelencia en el rendimiento y éxito personal.
• Buscar formas de reducir constantemente los gastos asociados a operaciones.
• Apoya cualquier otra tarea solicitada por su supervisor/gerente
• undefined

Requisitos:

• +3 años de experiencia en el área de facilidades
• Manejo de proveedores de servicios
• Diestro en manejo de programas Microsoft 365
• Conocimiento reglas GMP
• Nivel de ingles intermedio (oral y escrito)