Assistant(e) Coordination Projets Google Workspace & Gemini

NUMERICOACH; United States; Remote; USD 55,000 - 75,000; Full time

Job summary

Numericoach recherche une personne organisée et proactive pour soutenir la Manager - Cheffe de projet Change Management dans le pilotage opérationnel et administratif des projets (Google Workspace, Gemini, LumApps, ChromeOS). Vous contribuerez à la fluidité des projets en assurant la coordination logistique, le suivi administratif et les relances clients.

Vous animez et suivez le réseau de formateurs et consultants freelances, entretenez les relations avec les intervenants et assurez la mise à

Qualifications

• Expérience en coordination de projets et gestion de prestataires.
• Maîtrise des outils Google Workspace, ClickUp, HubSpot et Dendreo.
• Bonne rédaction et suivi administratif.
• Connaissance du cadre de la formation professionnelle et des exigences Qualiopi.

Responsibilities

• Préparer les plannings et supports de réunion; mettre à jour les plans d'action et les tableaux de suivi des projets.
• Relancer les contributeurs et faciliter la circulation des informations entre les équipes.
• Organiser les réunions de suivi (logistique, invitations, ordres du jour); rédiger les comptes rendus et suivre les décisions.
• Relancer les clients sur leurs actions attendues et assurer le suivi des échéances et des engagements.
• Mettre à jour les tableaux de bord et documents de la BU Change Management; proposer des améliorations et des automatisations.

Skills

Organisation

Proactivité

Rigueur

Réactivité

Esprit d'équipe

Discrétion

Relation client

Rédaction

Tools

Google Workspace

ClickUp

HubSpot

Dendreo

Job description

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Rôle : Soutenir la Manager - Cheffe de projet dans le pilotage opérationnel et administratif des projets de Change Management (Google Workspace, Gemini, LumApps, ChromeOS). Contribuer à la fluidité des projets en assurant la coordination logistique, le suivi administratif, la conformité des dossiers et les relances clients en lien avec la coordinatrice de prestations

Animer et suivre le réseau de formateurs et consultants freelances, en partenariat avec la manager - cheffe de projet Change Management : entretenir les relations avec les intervenants, tenir à jour le vivier et rechercher ponctuellement de nouveaux profils selon les besoins.

Ce rôle permet à la manager - cheffe de projet Change Management de se concentrer sur le management de la BU, le pilotage stratégique des projets et la relation client, tout en apportant un soutien opérationnel à la coordinatrice des prestations.

À quoi ressemble un A-player pour ce rôle :

Une personne organisée, réactive et fiable, qui aime faire avancer les projets et entretenir des relations de confiance. Attentive aux détails, elle sait suivre plusieurs dossiers, prioriser les demandes, relancer les bons interlocuteurs et signaler rapidement les difficultés. À l'aise avec les outils digitaux (ClickUp, HubSpot, Dendreo, Google Workspace), elle est proactive et curieuse. Elle apprécie le travail en équipe et apporte un soutien à la manager - cheffe de projet Change Management comme à la coordinatrice de prestations. Dotée d’un bon relationnel, elle prend plaisir à animer le réseau de freelances, à rester en contact avec ses membres et à rechercher ponctuellement de nouveaux profils.

KPI pour le rôle :

• Taux de conformité des dossiers de formation (Qualiopi : conventions, émargements, enquêtes)


• Respect des échéances des tâches projet confiées


• Délai de traitement des relances clients (validation supports, dates, engagement)


• Fiabilité et mise à jour des outils de suivi (ClickUp, HubSpot, Dendreo)


• Suivi du réseau de freelances (informations à jour, fréquence des échanges)


• Satisfaction des interlocuteurs internes et externes sur la fluidité opérationnelle

Missions (par ordre de priorité)

1

SUPPORT AU PILOTAGE DES PROJETS DE CHANGE MANAGEMENT

Préparer les plannings et supports de réunion • Mettre à jour les plans d'action et les tableaux de suivi des projets • Suivre les livrables, les échéances et les risques, et alerter la Manager - Cheffe de projet en cas de difficulté • Organiser les réunions de suivi (invitations, ordres du jour, logistique)• Rédiger les comptes rendus et suivre les décisions et actions • Relancer les contributeurs et faciliter la circulation des informations entre les équipes.

2

ANIMATION ET GESTION DU RÉSEAU DE FORMATEURS ET CONSULTANTS FREELANCES

Maintenir un contact régulier avec les intervenants et contribuer à leur fidélisation • Tenir à jour le vivier : compétences, domaines d’intervention, langues, zones géographiques et disponibilités • Accueillir les nouveaux intervenants et faciliter leur intégration • Recueillir leurs retours et leurs besoins, puis les transmettre aux interlocuteurs concernés • Organiser des temps d’échange en partenariat avec la manager - cheffe de projet Change Management • Rechercher et qualifier ponctuellement de nouveaux profils lorsque le réseau existant ne couvre pas les besoins.

2

COORDINATION DE LA PLANIFICATION ET DES RESSOURCES

Assurer le lien avec la coordinatrice de prestations concernant les disponibilités des formateurs (formations, webinaires, ateliers, coachings) • Vérifier la cohérence entre plannings, devis et affectations • Transmettre les briefs et éléments nécessaires aux intervenants•Identifier des intervenants susceptibles de répondre aux besoins.

3

CONFORMITÉ ET QUALITÉ DES DOSSIERS

Constituer et vérifier les dossiers de formation (Qualiopi : conventions, feuilles d'émargement, enquêtes de satisfaction) en lien avec la référente Qualité • Saisir et fiabiliser les données dans Dendreo, ClickUp et HubSpot • Préparer les éléments de facturation des projets pour transmission à l'ADV.

4

RELANCES ET SUIVI CLIENTS

Relancer les clients sur leurs actions attendues (validation de supports, choix des périodes, engagement des collaborateurs) • Trier et classer les messages de la boîte planification en lien avec la coordinatrice de prestations • Assurer un premier niveau de réponse aux demandes clients courantes

5

REPORTING ET AMÉLIORATION CONTINUE

Mettre à jour les tableaux de bord et la documentation de la BU Change Management • Contribuer à la documentation et à l'optimisation des process de la BU Change Management • Proposer des automatisations ou simplifications (avec l'IA notamment) pour faciliter le suivi des projets, des demandes et du réseau freelance.

Savoir-être / Qualités :

• Rigueur et attention aux détails


• Organisation


• Proactivité


• Réactivité et capacité à alerter en cas de difficulté


• Fiabilité et respect des échéances


• Discrétion et respect de la confidentialité


• Sens du service auprès des équipes, des clients et des intervenants


• Esprit d'équipe


• Goût pour l’animation et l’entretien d’un réseau professionnel

Compétences :

• Maîtrise de Google Workspace dont Gmail, Agenda, Google Sheets


• Outils de gestion : ClickUp, HubSpot, Dendreo (ou capacité à les prendre en main rapidement)


• Connaissance du cadre de la formation professionnelle et des exigences Qualiopi


• Excellentes capacités rédactionnelles (comptes rendus, e-mails clients et échanges avec intervenants)


• Capacité à entretenir et animer un réseau de freelances : suivi des contacts, accueil des nouveaux intervenants et organisation de temps d’échange


• Capacité à rechercher et à qualifier ponctuellement de nouveaux profils selon les besoins


• Utilisation efficace de l'IA au quotidien pour préparer des contenus, synthétiser des informations et simplifier les tâches récurrentes, dans le respect de la confidentialité.


• Bonus : Maîtrise de l’anglais professionnel. (possibilité de temps partiel à 80%, off le mercredi ou vendredi).

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