Assistant Administratif Sénior / Senior Administrative Assistant

Merck; Rahway (NJ); Hybrid; USD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise internationale recherche un Assistant administratif principal pour son département de Politique et Affaires gouvernementales. Ce poste consiste à fournir un soutien administratif complet, gérer les calendriers, organiser des voyages et s'assurer que les initiatives politiques avancent dans un environnement dynamique. Le candidat idéal sera organisé, proactif, avec de solides compétences en communication et un diplôme d'études collégiales.

Qualifications

• Expérience avérée en tant qu’adjoint administratif exécutif ou dans un rôle similaire.
• Proactivité requise.
• Capacité à gérer des informations sensibles avec discrétion.

Responsibilities

• Gérer efficacement le calendrier des Directeurs exécutifs et coordonner des réunions.
• Organiser et coordonner les arrangements de voyage pour les Directeurs exécutifs.
• Préparer les documents de réunion et coordonner la logistique.

Skills

Compétences organisationnelles

Compétences en communication

Attention aux détails

Capacité à travailler de manière autonome

Flexibilité

Education

Diplôme d’études collégiales/DEC

Tools

Microsoft Office

Job description

Job Description

Nous recherchons une personne très organisée et soucieuse du détail pour rejoindre notre équipe en tant qu'Assistant administratif principal pour notre département de Politique et Affaires gouvernementales.

En tant qu'Assistant administratif principal vous fournirez un soutien administratif complet aux Directeurs exécutifs du département, aux équipes de direction et sur le terrain, et contribuerez au bon fonctionnement du département. Ce poste offre l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique et rapide, en soutenant des initiatives importantes en matière de politique et d'affaires gouvernementales.

Responsabilités:

• Gestion du calendrier et des horaires: Gérer efficacement le calendrier des Directeurs exécutifs, planifier des réunions et coordonner des rendez-vous. Coordonner avec les parties prenantes internes et externes pour assurer une planification fluide et minimiser les conflits.

• Organisation des voyages: Organiser et coordonner les arrangements de voyage pour les Directeurs exécutifs, y compris les réservations de vols, les hébergements et les transports. Veiller à ce que tous les plans de voyage soient bien documentés et conformes aux politiques de l'organisation.

• Coordination des réunions: Préparer les documents de réunion tels que les ordres du jour, les présentations et les rapports. Coordonner la logistique des réunions et des conférences, y compris les réservations de salles, la configuration de l'équipement et les services de restauration. Prendre des procès-verbaux de réunion, les distribuer aux participants et suivre les actions à entreprendre.

• Communication et correspondance: Gérer la correspondance entrante et sortante au nom des Directeurs exécutifs, y compris le tri et la priorisation des e-mails, des lettres et des appels téléphoniques. Rédiger et relire des documents, des présentations et des rapports. Maintenir la confidentialité et traiter les informations sensibles avec discrétion.

• Gestion des bases de données et des fichiers: Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés et à jour. Gérer les bases de données, les listes de contacts et autres enregistrements pertinents. Récupérer et fournir des informations précises sur demande.

• Rapport des lobbyistes: Gérer l'enregistrement et le rapport des lobbyistes aux niveaux fédéral et provincial pour l'organisation de notre entreprise.

• Programme de philanthropie de notre entreprise: Gérer le processus de l'organisation pour les subventions, les dons et les contributions caritatives.

• Soutien administratif: Fournir un soutien administratif général au département, y compris la gestion des rapports de dépenses des Directeurs exécutifs, le traitement des factures et le suivi budgétaire. Aider aux projets spéciaux et aux événements selon les directives.

Compétences:

• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de hiérarchiser les demandes concurrentes.

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale, y compris la capacité à rédiger des documents et des correspondances professionnelles.

• Maîtrise des outils de productivité tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion de calendrier.

• Attention exceptionnelle aux détails et précision.

• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision.

• Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations sensibles.

• Solides compétences analytiques.

• Flexibilité pour s'adapter aux priorités changeantes et travailler dans des délais serrés.

Formation et expérience requises :

• Éducation: Diplôme d’études collégiales/DEC.

• La proactivité est requise

• Une expérience avérée en tant qu’adjoint administratif exécutif ou dans un rôle similaire est un atout, ainsi qu’une préférence pour une expérience dans le secteur des politiques ou des affaires gouvernementales.

• Français écrit et parlé si vous résidez au Québec. L’anglais est un atout pour les relations d’affaires avec des intervenants nationaux et internationaux.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

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Secondary Language(s) Job Description:

We are seeking a highly organized and detail-oriented individual to join our team as a Senior Administrative Assistant for our Policy and Government Affairs department.

As the Senior Administrative Assistant, you will provide comprehensive administrative support to the department's Executive Directors, leadership and field teams, and contribute to the efficient functioning of the department. This position offers an opportunity to work in a fast-paced and dynamic environment, supporting important policy and government affairs initiatives.

Responsibilities:

• Calendar and Schedule Management: Efficiently manage the Executive Directors’ calendar, schedule meetings, and coordinate appointments. Coordinate with internal and external stakeholders to ensure smooth scheduling and minimize conflicts.

• Travel Arrangements: Organize and coordinate travel arrangements for the Executive Directors, including flight bookings, hotel accommodations, and transportation. Ensure all travel plans are well-documented and align with organizational policies.

• Meeting Coordination: Prepare meeting materials such as agendas, presentations, and reports. Coordinate logistics for meetings and conferences, including room reservations, equipment setup, and catering. Take meeting minutes, distribute them to participants, and follow up on action items.

• Communication and Correspondence: Manage incoming and outgoing correspondence on behalf of the Executive Directors, including screening and prioritizing emails, letters, and phone calls. Draft and proofread documents, presentations, and reports. Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.

• Database and File Management: Maintain organized and up-to-date electronic and physical filing systems. Manage databases, contact lists, and other relevant records. Retrieve and provide accurate information upon request.

• Lobbyist Reporting: Manage lobbyist registration and reporting at both federal and provincial levels for our company's organization.

• Our company's Philanthropy Program: Manage the organization’s process for grants, donations and charitable contributions.

• Administrative Support: Provide general administrative support to the department, including handling expense reports for the Executive Directors, invoice processing, and budget tracking. Assist with special projects and events as assigned.

Skills:

• Strong organizational skills with the ability to multitask and prioritize competing demands.

• Excellent written and verbal communication skills, including the ability to draft professional documents and correspondences.

• Proficiency in using productivity tools such as Microsoft Office suite (Word, Excel, PowerPoint) and calendar management software.

• Exceptional attention to detail and accuracy.

• Ability to work independently with minimal supervision.

• Discretion and confidentiality in handling sensitive information.

• Strong analytical skills.

• Flexibility to adapt to changing priorities and work under tight deadlines.

Required education and experience:

• Education: College Degree/DEC.

• Proactiveness is required

• Proven experience as an executive administrative assistant or similar role, is an asset, as well as a preference for experience in the policy or government affairs sector.

• French both written and spoken if located in Quebec. English is preferred for business with national and global stakeholders.

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together.The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Regular

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Required Skills:

Adaptability, Adaptability, Catering Management, Communication, Data Accuracy, Data Entry, Detail-Oriented, Document Management, Event Planning, File Management, Financial Budgeting, Leadership, Logistics, Management Process, Microsoft Excel, Microsoft Office, Microsoft PowerPoint, Office Applications, Office Equipment, Planning Process, Prioritization, Process Improvements, Project Management, Scheduling, Software Proficiency {+ 5 more}

Preferred Skills:

Job Posting End Date:

07/7/2025

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFOREthe listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R354032